Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Elk product krijgt een eigen unieke identificatiecode

Artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) schrijft voor dat een product waarvoor een digitaal productpaspoort verplicht is, een unieke identificatiecode krijgt. Die code onderscheidt het product van alle andere producten en legt de link met de juiste productpaspoortgegevens. Voor een kledingbedrijf betekent dit dat een unieke code niet iets is dat achteraf wordt toegevoegd, maar onderdeel wordt van hoe een product wordt aangemaakt: op het moment dat een artikel in het systeem komt, ontstaat ook de code die dat artikel gedurende de hele levensduur identificeert.

De code moet aansluiten op erkende systemen

Artikel 12 verwijst naar identificatiesystemen die al internationaal worden gebruikt of erkend, zodat de code niet een eigen verzinsel van een merk is maar aansluit op een structuur die leesbaar en herkenbaar is voor anderen in de keten — douane, marktoezicht, handelspartners. In de praktijk is dit voor veel kledingbedrijven het moment waarop de vraag opkomt of een bestaand GS1-nummer daarvoor volstaat of dat er iets aanvullends nodig is. Wie zich hierin wil verdiepen leest meer over wat GS1 Digital Link is en of dat nodig is voor het productpaspoort.

De code moet het product en het paspoort samen identificeren

De identificatiecode staat niet los van het paspoort zelf. Artikel 11 van de ESPR beschrijft de technische werking van het digitale productpaspoort, en de unieke code is het scharnier tussen het fysieke product en de digitale gegevens die erover bestaan. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de code op minstens twee plekken moet kloppen: in het eigen systeem waarin het artikel is aangemaakt, en in de datadrager die op het kledingstuk zelf verschijnt. Hoe die datadrager op het kledingstuk terechtkomt, staat beschreven op de pagina over de QR-code op het product.

De code moet uniek blijven, ook bij varianten

Een kledingcollectie bestaat zelden uit één simpel artikel: er zijn maten, kleuren, seizoenen en soms materiaalvarianten binnen wat commercieel als "één product" wordt verkocht. De verplichting tot een unieke code raakt direct aan de vraag of elke variant een eigen code — en daarmee een eigen paspoort — nodig heeft. Dat is precies waar veel bedrijven op vastlopen, en de manier waarop dat wordt opgelost bepaalt hoeveel administratie er ontstaat. Meer hierover staat op de pagina die behandelt of elke maat en kleur een eigen productpaspoort krijgt.

De code moet gekoppeld blijven aan het paspoort zolang het nodig is

Een unieke code die vandaag klopt maar over drie jaar niet meer terug te vinden is, voldoet niet aan het doel van artikel 12. De code moet gedurende de relevante periode herleidbaar blijven naar het bijbehorende paspoort. Dat raakt aan vragen over hoe lang een paspoort beschikbaar blijft en wat daarmee gebeurt bij bedrijfswijzigingen — onderwerpen die apart worden behandeld, maar die in de praktijk beginnen bij een consistente code die niet halverwege verandert van vorm of systeem.

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is dat een bedrijf een intern artikelnummer gebruikt dat prima werkt voor de eigen voorraadadministratie, maar dat niet aansluit op een systeem dat extern herkenbaar is. Het interne nummer wordt dan door twee verschillende afdelingen op een net iets andere manier ingevuld, en de code verliest zijn functie als unieke identificatie zodra er twijfel bestaat over welke versie de juiste is.

Een tweede situatie ontstaat bij private label: een importeur laat dezelfde kledinglijn bij meerdere fabrikanten produceren en elke fabrikant genereert zijn eigen nummering. Zonder afspraak over wie de code toekent en hoe die wordt doorgegeven, krijgt hetzelfde product twee verschillende codes, of erger, krijgen twee verschillende producten dezelfde code.

Een derde situatie speelt bij seizoenscollecties: een kledingstuk dat vorig jaar "model A, kleur blauw" heette, komt dit jaar terug met een kleine aanpassing en krijgt intern hetzelfde artikelnummer omdat het "in de basis hetzelfde product" is. Voor de eigen catalogus is dat logisch, maar voor de identificatiecode ontstaat dan onduidelijkheid over welk paspoort bij welke fysieke uitvoering hoort.

Een vierde situatie is dat de code wel correct wordt aangemaakt, maar nergens buiten het ERP-systeem wordt vastgelegd hoe die tot stand komt. Als de persoon die de nummering beheerde het bedrijf verlaat, verdwijnt de kennis over de logica achter de code, en wordt het moeilijk om nieuwe producten consistent te blijven nummeren.

Een vijfde situatie ontstaat bij koppeling met bestaande systemen: een bedrijf wil de identificatiecode automatisch laten genereren vanuit het ERP-systeem, maar heeft niet vooraf bepaald welk veld daarvoor de bron is, met als gevolg dat de code bij een systeemupdate verandert terwijl het paspoort al gepubliceerd is. Hoe een koppeling met een bestaand systeem daarop kan worden ingericht, staat beschreven op de pagina over het koppelen van het productpaspoort aan een ERP- of voorraadsysteem.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welk identificatiesysteem wordt gebruikt voor de unieke code (bijvoorbeeld een GS1-structuur) en waarom voor dat systeem is gekozen.
• Een interne afspraak over wie binnen het bedrijf bevoegd is om nieuwe codes toe te kennen, en op welk moment in het productieproces dat gebeurt.
• Een document dat vastlegt hoe wordt omgegaan met varianten: welke verschillen tussen maat, kleur of seizoen leiden tot een nieuwe code en welke niet.
• Bij samenwerking met externe fabrikanten of private label-partners: een schriftelijke afspraak over wie de code toekent en hoe die wordt doorgegeven aan de importeur of het merk.
• Een technische beschrijving van hoe de code wordt gegenereerd vanuit het eigen ERP- of voorraadsysteem, inclusief het bronveld en eventuele validatieregels.
• Een logboek van uitgegeven codes, zodat bij twijfel kan worden nagegaan welke code aan welk product en welke productieperiode is toegekend.