Che cos'è il registro delle carte dei prodotti digitali e cosa devo inserirvi?

Ciò che dovete fare concretamente

Cosa ci si aspetta da voi

Il registro dei passaporti digitali dei prodotti è un sistema centrale europeo in cui vengono memorizzati determinati dati relativi a ciascun passaporto del prodotto, indipendentemente da dove il passaporto stesso è ospitato. L'articolo 13 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive questo registro, e l'articolo 14 descrive il portale web attraverso il quale le autorità di vigilanza e altre parti possono consultare tali dati. Il passaporto stesso rimane presso l'ospitalità del fabbricante o dell'importatore — o, nel caso di texpas.eu, presso di noi come partner di hosting — ma una parte dei dati identificativi viene inviata anche al registro.

Registrazione dei dati di base per prodotto

Per ciascun prodotto per il quale è obbligatorio un passaporto digitale del prodotto, viene registrata una serie di dati: tra l'altro, il codice di identificazione univoco del prodotto e i riferimenti a dove è possibile trovare il passaporto. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, ciò significa che la registrazione non è separata dal modo in cui i prodotti vengono identificati. Un prodotto privo di codice di identificazione univoco non può essere correttamente registrato nel registro, quindi tale identificazione è un prerequisito che deve essere in ordine prima nel processo.

Assicurare che i dati di registrazione rimangono attuali

Il registro non è un'istantanea al momento del lancio di un prodotto. Finché il passaporto esiste, i dati nel registro devono corrispondere alla realtà: quale passaporto appartiene a quale prodotto e dove è possibile consultare quel passaporto. Per un'azienda, ciò significa che le modifiche — un diverso partner di hosting, una posizione modificata del passaporto o l'interruzione di una linea di prodotti — hanno anche conseguenze per ciò che figura nel registro. Ciò incide direttamente sulla questione quanto a lungo un passaporto del prodotto deve rimanere disponibile, poiché una registrazione che non corrisponde più alla pratica è già di per sé un problema, indipendentemente dalla questione se il passaporto è ancora accessibile.

Assicurare che il passaporto sia reperibile tramite il portale web

L'articolo 14 dell'ESPR descrive un portale web attraverso il quale è possibile consultare i dati dai passaporti dei prodotti. Per un'azienda, ciò significa che il passaporto deve essere accessibile non solo tramite il proprio codice QR sul prodotto, ma che i dati sottostanti devono essere divulgati in modo che corrisponda a ciò che questo portale si aspetta. Questo è un approccio diverso dalla questione come il codice QR finisce sul prodotto: il codice QR è l'accesso per il consumatore in negozio, il registro e il portale sono l'accesso per la vigilanza e per il mercato nel suo complesso.

Coerenza tra registrazione e i dati nel passaporto stesso

Ciò che figura nel registro deve collegarsi logicamente a ciò che si può leggere nel passaporto stesso. Un codice prodotto scritto diversamente nel registro rispetto al passaporto, o un URL del passaporto che non è più corretto, crea una mancata corrispondenza che un'autorità di vigilanza noterà non appena consulterà il portale. Per le aziende che lavorano con più sistemi — un pacchetto ERP per l'inventario, un sistema separato per i dati dei prodotti — questo è un punto in cui è necessario un coordinamento, qualcosa che emerge anche nella questione se il passaporto del prodotto può essere collegato a un sistema ERP o di gestione dell'inventario esistente.

Dove le cose vanno storte nella pratica

Una situazione comune è che un'azienda modifichi il codice di identificazione di un prodotto in un secondo momento — ad esempio durante una pulizia interna dei numeri di articolo — senza che questa modifica venga apportata ai dati di registrazione. Il risultato è che il passaporto nella pratica esiste ancora ed è corretto, ma non può più essere trovato tramite i dati che figurano nel registro.

Una seconda situazione si verifica quando si passa a un diverso partner di hosting per il passaporto del prodotto. Il contenuto del passaporto si trasferisce con esso, ma la posizione in cui si trova cambia. Se i dati di registrazione non vengono adattati di conseguenza, il registro rimanda a un indirizzo che non esiste più.

Una terza situazione si verifica con le varianti all'interno di una collezione. Quando un'azienda presuppone che una sola registrazione sia sufficiente per un'intera linea di prodotti, mentre ogni taglia e colore ha effettivamente bisogno di un proprio passaporto, manca una parte delle registrazioni che avrebbe dovuto esserci.

Una quarta situazione è un errore rilevato solo dopo la pubblicazione — un codice di identificazione inserito erroneamente, o un passaporto accoppiato al prodotto sbagliato. Le aziende allora spesso dubitano se la correzione è ancora possibile e se deve essere effettuata anche nella registrazione; ciò è correlato alla questione se un errore in un passaporto pubblicato può ancora essere corretto.

Una quinta situazione riguarda la cessazione dell'attività o l'acquisizione aziendale. Un passaporto di prodotto e la relativa registrazione non sono automaticamente collegati alla continuità dell'azienda che li ha creati, e l'incertezza al riguardo emerge spesso solo quando la questione si presenta già, mentre questo argomento è collegato a quanto descritto in merito a cosa accade al passaporto del prodotto se un'azienda cessa l'attività.

Cosa potete documentare

• Un elenco di quale codice di identificazione corrisponde a quale prodotto e quale variante, incluso il momento in cui questi codici sono stati creati o modificati.
• Un processo interno che specifica chi è responsabile dell'implementazione delle modifiche ai dati di registrazione, quando un prodotto, una ubicazione di hosting o una struttura aziendale cambiano.
• Un registro delle modifiche ai passaporti pubblicati, con data e motivo della modifica.
• Accordi con il fornitore di hosting del passaporto su chi mantiene i dati di registrazione aggiornati, e secondo quale processo ciò avviene.
• Un elenco di prodotti con più passaporti, per quanto applicabile, in modo che sia chiaro quale registrazione corrisponde a quale passaporto — rilevante quando un prodotto ha bisogno di più passaporti che sono coordinati tra loro.