Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van kleding en textiel?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een distributeur of handelaar is degene die kleding en textiel in de handelsketen aanbiedt zonder fabrikant, importeur of merkhouder te zijn: denk aan een groothandel, een winkelketen die van derden inkoopt, of een tussenpartij die goederen doorverkoopt zonder daar iets aan te veranderen. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt deze partijen in de artikelen 30 en 31 een aantal controle- en informatieverplichtingen op. Het gaat daarbij niet om het samenstellen van het paspoort zelf — dat ligt bij de fabrikant of importeur — maar om wat een distributeur of handelaar controleert en doorgeeft voordat een product wordt aangeboden.

Controleren of het productpaspoort aanwezig is

Voordat een product op de markt wordt aangeboden, hoort gecontroleerd te worden of er een digitaal productpaspoort aan hangt en of de bijbehorende QR-datadrager op het product of de verpakking zit. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk een controlestap bij binnenkomst van goederen: iemand in het inkoop- of warehouseproces scant de datadrager en kijkt of het paspoort opent en de juiste gegevens toont. Dat is geen juridische toetsing van de inhoud, maar een aanwezigheidscontrole.

Nagaan of de wettelijk verplichte informatie op het product staat

Naast het paspoort zelf gaat het om de vraag of de informatie die de regelgeving vereist ook daadwerkelijk zichtbaar of ontsloten is — denk aan wat er op het etiket staat versus wat er in het paspoort staat. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat kwaliteitscontrole of inkoop een vaste check toevoegt naast de bestaande controle op maatvoering, kleur en kwaliteit van de partij.

Niet aanbieden bij gebrek aan paspoort of datadrager

Als een product niet vergezeld is van het vereiste paspoort of de datadrager, is het uitgangspunt dat het niet wordt aangeboden op de markt. Dat raakt de planning: een partij die logistiek klaarstaat voor uitlevering maar waarvan het paspoort niet in orde is, blijft in de praktijk geblokkeerd staan tot dat wel het geval is. Voor bedrijven die op korte levertermijnen werken kan dat een reëel effect hebben op doorlooptijden.

Doorgeven van informatie aan de volgende partij in de keten

Een distributeur of handelaar die op de hoogte is van non-conformiteit — bijvoorbeeld een ontbrekend of onjuist paspoort — wordt verondersteld dit niet stilzwijgend door te laten lopen naar de volgende schakel. Dat vraagt een interne afspraak over wie dit signaleert en aan wie het wordt teruggemeld: de eigen inkoper, de leverancier, of beide.

Samenwerken met toezichthoudende autoriteiten

Op verzoek van een toezichthoudende autoriteit wordt medewerking verwacht bij het nemen van maatregelen om non-conformiteit te verhelpen, inclusief het verstrekken van relevante informatie en documentatie. Dat betekent dat een bedrijf moet kunnen terugvinden van wie een partij is ingekocht en welke documentatie daarbij hoorde — iets dat vaak al onderdeel is van een bestaand inkoopdossier, maar dat nu ook vanuit deze invalshoek op orde moet zijn.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk telkens terug.

Een groothandel koopt in bij verschillende leveranciers binnen en buiten de EU, en gaat er zonder verificatie van uit dat "het paspoort er wel bij zal zitten" omdat de leverancier dat mondeling heeft toegezegd. Bij een steekproef blijkt de datadrager te ontbreken of te verwijzen naar een lege of foutieve pagina.

Een winkelketen richt de controle op het paspoort in als eenmalige actie bij de eerste levering van een nieuwe leverancier, maar herhaalt dit niet bij volgende leveringen van dezelfde leverancier — terwijl juist daar wijzigingen in de productsamenstelling kunnen optreden zonder dat het paspoort is bijgewerkt.

Een handelaar merkt op dat een paspoort inhoudelijk niet klopt met het etiket, maar heeft geen vastgelegde procedure over wie dit intern beoordeelt en of de partij wordt teruggehouden of toch wordt uitgeleverd.

Een bedrijf dat zelf als groothandel optreedt, denkt dat de verplichtingen van distributeurs alleen relevant zijn voor de partij die rechtstreeks aan de consument verkoopt, en onderschat de eigen rol in de keten. Wie zich hierin herkent, leest voor de precieze afbakening ik ben groothandel in kleding, wat zijn mijn verplichtingen bij het productpaspoort.

Ten slotte ontstaat verwarring wanneer een bedrijf zowel inkoopt bij derden als onder eigen merk verkoopt: de rol als distributeur voor het ene assortiment en als merkhouder voor het andere assortiment vraagt om een andere set verplichtingen, en dat onderscheid wordt in de praktijk niet altijd gemaakt. Voor dat laatste is de uitleg te vinden bij ik verkoop kleding en textiel onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?

Wat u kunt vastleggen

Voor een distributeur of handelaar is het praktisch om een aantal zaken structureel vast te leggen, niet als eenmalige actie maar als terugkerend onderdeel van het inkoopproces:

• Een vaste controlestap bij goederenontvangst waarin wordt vastgelegd of het productpaspoort en de QR-datadrager aanwezig zijn, en door wie deze controle is uitgevoerd.
• Een overzicht per leverancier van wie verantwoordelijk is voor het paspoort — de fabrikant, de importeur, of de leverancier zelf als merkhouder — zodat bij een gebrek direct duidelijk is wie wordt aangesproken. Bij twijfel over deze rolverdeling geeft wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van kleding en textiel? een uitgangspunt.
• Een interne afspraak over wat er gebeurt als een partij zonder geldig paspoort binnenkomt: wie beslist over uitlevering, en hoe dit wordt teruggemeld aan de leverancier.
• Bewaren van de correspondentie en documentatie rond een geconstateerde afwijking, zodat deze op verzoek van een toezichthoudende autoriteit beschikbaar is.
• Een dossier per leverancier met basisgegevens over de herkomst van de goederen, zodat traceerbaarheid in de keten aantoonbaar is.

Voor bedrijven die goederen inkopen bij een fabrikant buiten de EU is het bovendien van belang scherp te hebben wie in dat geval welke rol vervult, omdat de verantwoordelijkheid voor het paspoort dan niet automatisch bij de handelaar zelf komt te liggen. Dat vraagstuk wordt behandeld in mijn fabrikant zit buiten de EU — wie regelt het productpaspoort dan? Ook wie via een online marktplaats verkoopt naast de eigen fysieke handel doet er goed aan de verplichtingen daarvan afzonderlijk te bekijken, zoals uitgewerkt bij wat betekent het productpaspoort als ik kleding en textiel via een online marktplaats verkoop?