ik ben groothandel in kleding, wat zijn mijn verplichtingen bij het productpaspoort

Wat u concreet moet doen

Een groothandel koopt kleding of textiel in, meestal in grote volumes, en verkoopt dit door aan winkels, andere handelaars of soms rechtstreeks aan grote afnemers. Onder de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) valt die rol doorgaans onder het begrip "distributeur": een partij die producten in de EU-handelsketen brengt zonder de fabrikant of importeur te zijn. Dat is een andere positie dan die van fabrikant of importeur, met andere verplichtingen. Wie twijfelt of de eigen situatie eerder als importeur telt — bijvoorbeeld omdat de goederen rechtstreeks van buiten de EU worden ingekocht — leest dat verder uitgewerkt op Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?.

Wat er van u wordt verwacht

Controleren of het productpaspoort er is

Artikel 30 van de ESPR beschrijft dat een distributeur nagaat of een product waarop de verordening van toepassing is, vergezeld gaat van het vereiste digitale productpaspoort en van de bijbehorende datadrager (zoals een QR-code) en informatie, voordat het product wordt aangeboden. Voor een groothandel met tien tot honderd medewerkers betekent dit in de praktijk dat de inkoopafdeling of kwaliteitscontrole bij elke nieuwe leverancier of collectie checkt of er een paspoort aanwezig is, en niet alleen bij de eerste zending maar structureel, ook bij herbestellingen en seizoenswisselingen.

Niet leveren zonder paspoort waar dat vereist is

Waar het paspoort verplicht is, wordt van een distributeur verwacht dat een product zonder dat paspoort niet wordt aangeboden op de markt. Voor een groothandel betekent dit dat een levering zonder geldig paspoort een reden kan zijn om de zending niet door te verkopen, ook als de commerciële druk om te leveren hoog is. Dit raakt direct de inkoopvoorwaarden met leveranciers: het is verstandig om vooraf vast te leggen dat een paspoort onderdeel is van een complete levering.

Meewerken met markttoezicht

Artikel 30 en 31 beschrijven daarnaast dat een distributeur en handelaar meewerken met bevoegde autoriteiten, onder meer door op verzoek informatie en documentatie te verstrekken die aantoont dat een product aan de eisen voldoet. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat er iemand moet zijn — vaak de kwaliteitsmanager of compliance-verantwoordelijke — die weet waar deze documentatie ligt en die kan reageren als een toezichthouder om inzage vraagt.

Producten die niet voldoen niet verder verspreiden

Wanneer een distributeur redenen heeft om aan te nemen dat een product niet aan de eisen voldoet, wordt van diegene verwacht daar niet aan mee te werken totdat de conformiteit is aangetoond. Voor een groothandel kan dit betekenen dat een partij tijdelijk uit de verkoop wordt gehouden in afwachting van duidelijkheid van de fabrikant of importeur.

Informatie doorgeven in de keten

Artikel 31 beschrijft verplichtingen voor handelaars die deels overlappen met die van distributeurs, met een focus op het doorgeven van correcte informatie aan volgende partijen in de keten, zoals winkels of consumenten. Voor een groothandel die zowel aan winkels als aan andere handelaars levert, betekent dit dat de datadrager en de onderliggende informatie intact en toegankelijk moeten blijven bij het doorverkopen, en niet per ongeluk verloren gaan bij het ompakken of herlabelen van goederen.

Waar het misgaat in de praktijk

Een groothandel neemt een partij over van een leverancier buiten de EU die zelf nooit een paspoort heeft aangemaakt, in de aanname dat "dat wel door iemand anders geregeld is". Niemand in de keten voelt zich verantwoordelijk, en het paspoort ontbreekt bij aflevering aan de winkel.

Een groothandel herverpakt of herlabelt goederen onder een eigen assortimentsnaam, waardoor de oorspronkelijke QR-code op de verpakking verdwijnt of onleesbaar wordt, zonder dat er een vervangende datadrager wordt toegevoegd.

Bij een grote bestelling met meerdere kleuren en maten wordt het paspoort alleen gecontroleerd op één referentieproduct uit de collectie, terwijl elke variant een eigen paspoort met eigen gegevens kan vereisen.

Een groothandel gaat ervan uit dat omdat het merk op het kledingstuk van een bekende partij is, de verantwoordelijkheid voor het paspoort daar ligt — zonder dat is vastgelegd wie in de praktijk het paspoort heeft aangemaakt en of dat daadwerkelijk is gebeurd. Dit speelt sterk bij private label collecties, waar de groothandel soms zelf als merkeigenaar optreedt zonder dat te beseffen.

Bij een verzoek van een toezichthouder blijkt niemand binnen het bedrijf te weten waar de onderliggende documentatie van de fabrikant is opgeslagen, omdat die alleen per e-mail is uitgewisseld en niet centraal is bewaard.

Wat u kunt vastleggen

• Een vaste procedure in het inkoopproces waarbij de aanwezigheid van het productpaspoort wordt gecontroleerd vóórdat een zending wordt geaccepteerd, inclusief wie deze controle uitvoert.
• Afspraken met leveranciers over levering van het paspoort en de datadrager als vast onderdeel van de handelsovereenkomst, met een duidelijke escalatie als dit ontbreekt.
• Een overzicht per collectie of partij van welke varianten (kleur, maat, samenstelling) een eigen paspoort hebben en welke niet.
• Een centrale opslagplaats voor documentatie die aantoont dat een product aan de eisen voldoet, toegankelijk voor de persoon die verantwoordelijk is voor contact met toezichthouders.
• Een interne afspraak over wat er gebeurt bij herverpakken, ompakken of herlabelen, zodat de datadrager niet verloren gaat.
• Duidelijkheid over de eigen rol in de keten: wie optreedt als distributeur blijft daarmee een andere verantwoordelijkheid houden dan een fabrikant of importeur, en dat onderscheid is de basis voor alle andere afspraken. Meer hierover staat op Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van kleding en textiel?.

Wie deze afspraken eenmaal op papier heeft, staat er bij een controle of bij een geschil met een leverancier aanzienlijk sterker voor dan een bedrijf dat op het moment zelf nog moet uitzoeken wie waarvoor verantwoordelijk was.