Quali obblighi ha un distributore o un commerciante di abbigliamento e tessuti?

Ciò che dovete fare concretamente

Cosa ci si aspetta da voi

Un distributore o commerciante è colui che offre abbigliamento e tessili nella catena commerciale senza essere un fabbricante, un importatore o un titolare del marchio: si pensi a un grossista, una catena di negozi che acquista da terzi, o un intermediario che rivende beni senza apportarvi modifiche. L'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) impone a queste parti negli articoli 30 e 31 una serie di obblighi di controllo e informazione. Non si tratta di redigere il passaporto stesso — ciò rimane in capo al fabbricante o all'importatore — bensì di ciò che un distributore o commerciante controlla e comunica prima che un prodotto sia immesso sul mercato.

Controllare che il passaporto digitale dei prodotti sia presente

Prima che un prodotto sia immesso sul mercato, deve essere verificato che sia allegato un passaporto digitale dei prodotti e che il corrispondente datacarrier QR sia presente sul prodotto o sull'imballaggio. Per un'azienda di 10-100 dipendenti, ciò significa in pratica un passaggio di controllo al ricevimento della merce: qualcuno nel processo di acquisto o di magazzino scansiona il datacarrier e verifica che il passaporto si apra e visualizzi i dati corretti. Non si tratta di una valutazione legale del contenuto, ma di un controllo di presenza.

Verificare che le informazioni obbligatorie per legge figurino sul prodotto

Oltre al passaporto stesso, si tratta di verificare che le informazioni richieste dalla normativa siano effettivamente visibili o accessibili — si pensi a ciò che appare sull'etichetta rispetto a ciò che figura nel passaporto. Per un'azienda di medie dimensioni, ciò significa che il controllo di qualità o l'acquisto aggiunge un controllo fisso oltre al controllo esistente su dimensioni, colore e qualità del lotto.

Non offrire nel caso di assenza di passaporto o datacarrier

Se un prodotto non è accompagnato dal passaporto richiesto o dal datacarrier, il presupposto è che non sia immesso sul mercato. Ciò incide sulla programmazione: un lotto che è logisticamente pronto per la spedizione ma il cui passaporto non è in ordine rimane di fatto bloccato fino a quando non lo sia. Per le aziende che operano su tempi di consegna brevi, ciò può avere un effetto reale sui tempi di ciclo.

Comunicazione delle informazioni alla parte successiva della catena

Un distributore o commerciante che è consapevole della non conformità — ad esempio un passaporto mancante o non corretto — si presume che non lo comunichi silenziosamente alla catena successiva. Ciò richiede un accordo interno su chi lo segnala e a chi lo comunica: l'acquirente interno, il fornitore, o entrambi.

Cooperazione con le autorità di vigilanza

Su richiesta di un'autorità di vigilanza, è prevista la cooperazione nell'adozione di misure per correggere la non conformità, inclusa la fornitura di informazioni e documentazione pertinenti. Ciò significa che un'azienda deve essere in grado di rintracciare da chi è stato acquistato un lotto e quale documentazione lo accompagnava — qualcosa che spesso fa già parte di un fascicolo di acquisto esistente, ma che ora deve essere in ordine anche da questo punto di vista.

Dove le cose vanno storte nella pratica

Una serie di situazioni si presentano regolarmente nella pratica.

Un grossista acquista da vari fornitori all'interno e all'esterno dell'UE, e presume senza verifica che "il passaporto sarà allegato" perché il fornitore l'ha assicurato verbalmente. Da un controllo a campione risulta che il datacarrier è assente o rimanda a una pagina vuota o non corretta.

Una catena di negozi impostare il controllo del passaporto come un'azione una tantum al primo ordine di un nuovo fornitore, ma non la ripete per gli ordini successivi dello stesso fornitore — mentre proprio lì possono verificarsi modifiche nella composizione del prodotto senza che il passaporto sia aggiornato.

Un commerciante nota che un passaporto è sostanzialmente incoerente con l'etichetta, ma non ha una procedura documentata su chi lo valuta internamente e se il lotto viene trattenuto o comunque spedito.

Un'impresa che agisce come grossista pensa che gli obblighi dei distributori siano rilevanti solo per la parte che vende direttamente al consumatore, e sottovaluta il proprio ruolo nella catena. Se vi riconoscete, leggete la delimitazione precisa sono un grossista di abbigliamento, quali sono i miei obblighi relativi al passaporto del prodotto.

Infine, nasce confusione quando un'impresa sia acquista da terzi che vende con il proprio marchio: il ruolo di distributore per un assortimento e di titolare del marchio per un altro assortimento richiede un diverso insieme di obblighi, e nella pratica questa distinzione non è sempre fatta. Per quest'ultimo, la spiegazione si trova in vendo abbigliamento e tessile con il mio marchio — quali obblighi ho?

Cosa potete documentare

Per un distributore o commerciante è pratico fissare strutturalmente un certo numero di cose, non come azione unica ma come parte ricorrente del processo di acquisto:

• Una fase di controllo fisso alla ricezione delle merci in cui si registra se il passaporto del prodotto e il data carrier QR sono presenti, e da chi è stato eseguito questo controllo.
• Una panoramica per fornitore di chi è responsabile del passaporto — il fabbricante, l'importatore, o il fornitore stesso come titolare del marchio — in modo che in caso di difetto sia immediatamente chiaro chi contattare. In caso di dubbio sulla distribuzione dei ruoli, chi è responsabile del passaporto del prodotto di abbigliamento e tessile? un principio.
• Un accordo interno su cosa succede quando arriva una partita senza un passaporto valido: chi decide sulla consegna, e come viene comunicato al fornitore.
• Conservazione della corrispondenza e della documentazione relativa a una discrepanza riscontrata, in modo che sia disponibile su richiesta di un'autorità di vigilanza.
• Un fascicolo per fornitore con i dati di base sulla provenienza delle merci, in modo che la tracciabilità nella catena sia dimostrabile.

Per le imprese che acquistano merci da un fabbricante al di fuori dell'UE è inoltre importante chiarire chi in questo caso svolge quale ruolo, perché la responsabilità del passaporto non ricade automaticamente sul commerciante stesso. Questa questione è affrontata in il mio fabbricante si trova fuori dall'UE — chi regola il passaporto del prodotto allora? Anche chi vende tramite un marketplace online accanto al proprio commercio fisico farebbe bene a considerare separatamente gli obblighi che ne derivano, come illustrato in cosa significa il passaporto del prodotto se vendo abbigliamento e tessile tramite un marketplace online?