¿Qué obligaciones tiene un distribuidor o comerciante de ropa y textiles?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Un distribuidor o comerciante es quien ofrece ropa y textil en la cadena comercial sin ser fabricante, importador o titular de marca: piénsese en un mayorista, una cadena de tiendas que compra a terceros, o un intermediario que revende mercancías sin modificarlas. El ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) impone a estas partes en los artículos 30 y 31 una serie de obligaciones de control e información. No se trata del ensamblaje del pasaporte en sí mismo — que corresponde al fabricante o importador — sino de lo que un distribuidor o comerciante controla y comunica antes de que un producto sea puesto en el mercado.

Verificar que el pasaporte de producto está presente

Antes de que un producto sea puesto en el mercado, debe verificarse que cuenta con un pasaporte de producto digital y que el correspondiente portador de datos QR se encuentra en el producto o el embalaje. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica una etapa de control en la recepción de mercancías: alguien en el proceso de compras o almacén escanea el portador de datos y comprueba que el pasaporte se abre y muestra los datos correctos. No se trata de una evaluación jurídica del contenido, sino de una verificación de presencia.

Comprobar que la información legalmente requerida figura en el producto

Además del pasaporte en sí, se trata de verificar si la información que exige la regulación está realmente visible o accesible — por ejemplo, lo que aparece en la etiqueta frente a lo que aparece en el pasaporte. Para una empresa de tamaño medio, esto significa que el control de calidad o las compras añaden una verificación fija junto al control existente sobre talla, color y calidad del lote.

No ofrecer en caso de falta de pasaporte o portador de datos

Si un producto no va acompañado del pasaporte requerido o del portador de datos, el principio es que no sea puesto en el mercado. Esto afecta a la planificación: un lote que está logísticamente listo para entrega pero cuyo pasaporte no es conforme permanece en la práctica bloqueado hasta que lo sea. Para empresas que trabajan con plazos de entrega cortos, esto puede tener un efecto real en los tiempos de ciclo.

Comunicación de información a la siguiente parte en la cadena

Se presume que un distribuidor o comerciante que tiene conocimiento de no conformidad — por ejemplo, un pasaporte faltante o incorrecto — no lo deja pasar silenciosamente al siguiente eslabón. Esto requiere un acuerdo interno sobre quién lo señala y a quién se le notifica: el propio comprador, el proveedor, o ambos.

Cooperación con las autoridades de vigilancia

A solicitud de una autoridad de vigilancia, se espera cooperación en la adopción de medidas para remediar la no conformidad, incluido el suministro de información y documentación pertinente. Esto significa que una empresa debe poder identificar de quién compró un lote y qué documentación lo acompañaba — algo que a menudo ya forma parte de un expediente de compras existente, pero que ahora también debe estar en orden desde esta perspectiva.

Dónde falla en la práctica

Una serie de situaciones se presentan repetidamente en la práctica.

Un mayorista compra de varios proveedores dentro y fuera de la UE, y asume sin verificación que "el pasaporte vendrá incluido" porque el proveedor así lo ha prometido verbalmente. En un control aleatorio resulta que el portador de datos falta o remite a una página vacía o incorrecta.

Una cadena de tiendas establece el control del pasaporte como una acción única en la primera entrega de un nuevo proveedor, pero no lo repite en entregas posteriores del mismo proveedor — mientras que precisamente allí pueden ocurrir cambios en la composición del producto sin que el pasaporte se actualice.

Un comerciante observa que un pasaporte no coincide en el fondo con la etiqueta, pero no tiene un procedimiento establecido sobre quién lo evalúa internamente y si el lote se retiene o se entrega de todas formas.

Una empresa que actúa ella misma como mayorista cree que las obligaciones de los distribuidores solo son relevantes para la parte que vende directamente al consumidor, y subestima su propio papel en la cadena. Si se reconoce en esto, lea para la delimitación precisa soy mayorista de ropa, ¿cuáles son mis obligaciones en relación con el pasaporte de producto.

Finalmente, surge confusión cuando una empresa tanto compra a terceros como vende bajo su propia marca: el papel como distribuidor para un surtido y como titular de la marca para otro surtido requiere un conjunto diferente de obligaciones, y en la práctica no siempre se hace esa distinción. Para esto último, la explicación se encuentra en vendo ropa y textiles bajo mi propia marca — ¿qué obligaciones tengo?

Qué puede registrar

Para un distribuidor o comerciante es práctico establecer una serie de cosas estructuralmente, no como una acción única sino como parte recurrente del proceso de compra:

• Un paso de control fijo en la recepción de mercancías en el que se registra si el pasaporte del producto y el portador de datos QR están presentes, y por quién se realizó este control.
• Un resumen por proveedor de quién es responsable del pasaporte — el fabricante, el importador, o el proveedor mismo como titular de la marca — para que en caso de un defecto quede claro inmediatamente quién es responsable. En caso de duda sobre esta distribución de funciones, ¿quién es responsable del pasaporte del producto de ropa y textiles? proporciona un punto de partida.
• Un acuerdo interno sobre qué sucede si una partida llega sin un pasaporte válido: quién decide sobre la entrega, y cómo se comunica esto al proveedor.
• Conservación de la correspondencia y documentación en torno a una desviación constatada, para que esté disponible si lo solicita una autoridad supervisora.
• Un expediente por proveedor con datos básicos sobre el origen de las mercancías, para que la trazabilidad en la cadena sea demostrable.

Para empresas que compran mercancías de un fabricante fuera de la UE, también es importante tener claro quién desempeña qué papel en ese caso, porque la responsabilidad del pasaporte no recae automáticamente en el comerciante. Esta cuestión se trata en mi fabricante está fuera de la UE — ¿quién se encarga del pasaporte del producto entonces? También quien vende a través de un mercado en línea además del comercio físico propio haría bien en examinar separadamente las obligaciones de esto, como se detalla en ¿qué significa el pasaporte del producto si vendo ropa y textiles a través de un mercado en línea?