Hvilke forpligtelser har en distributør eller forhandler af klæde og tekstil?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

En distributør eller forhandler er den, der tilbyder beklædning og tekstiler i handelskanalen uden at være producent, importør eller varemærkeholder: tænk på en grossist, en detailhandelskæde, der køber fra tredjepart, eller en mellemled, der videresælger varer uden at ændre dem. ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) pålægger disse parter i artiklerne 30 og 31 en række kontrol- og informationspligter. Det drejer sig ikke om at sammensætte passet selv — det påhviler producenten eller importøren — men om, hvad en distributør eller forhandler kontrollerer og videregiver, før et produkt tilbydes.

Kontrollere, om produktpasset er til stede

Før et produkt markedsføres, skal der kontrolleres, om der er et digitalt produktpas til produktet, og om den tilhørende QR-datadrager befinder sig på produktet eller emballagen. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder dette i praksis et kontroltrin ved modtagelsen af varer: en person i indkøbs- eller lagerstyringen scanner datadrageren og kontrollerer, om passet åbnes, og om de korrekte oplysninger vises. Dette er ikke en juridisk gennemgang af indholdet, men en kontrolkontrol af tilstedeværelse.

Kontrollere, om de lovpligtige oplysninger fremgår af produktet

Ud over passet selv drejer det sig om, hvorvidt de oplysninger, som reglerne kræver, faktisk er synlige eller tilgængeliggjort — tænk på, hvad der fremgår af etiketten, i forhold til hvad der fremgår af passet. For en mellemstørrelse virksomhed betyder det, at kvalitetskontrol eller indkøb tilføjer en fast kontrol ved siden af den eksisterende kontrol af størrelse, farve og varens kvalitet.

Ikke tilbyde ved mangel på pas eller datadrager

Hvis et produkt ikke ledsages af det krævede pas eller datadrager, er udgangspunktet, at det ikke tilbydes på markedet. Det berører planlægningen: et parti, der logistisk er klar til levering, men hvis pas ikke er i orden, forbliver det i praksis blokeret, indtil det er tilfældet. For virksomheder, der arbejder med korte leveringstider, kan det have en reel effekt på gennemløbstiderne.

Videregive af oplysninger til næste led i kæden

En distributør eller forhandler, der er klar over manglende overensstemmelse — for eksempel et manglende eller forkert pas — forventes ikke at lade det gå videre stilfærdigt til det næste led. Det kræver interne aftaler om, hvem der signalerer det, og hvem det tilmeldes: egen indkøber, leverandøren eller begge.

Samarbejde med tilsynsmyndighederne

Hvis en tilsynsmyndighed anmoder om det, forventes der medearbejdelse ved iværksættelse af foranstaltninger til afhjælpning af manglende overensstemmelse, herunder tilvejebringelse af relevante oplysninger og dokumentation. Det betyder, at en virksomhed skal kunne spore, hvem et parti blev indkøbt fra, og hvilken dokumentation der var knyttet til det — noget, der ofte allerede er en del af en eksisterende indkøbsdossier, men som nu også skal være i orden ud fra dette perspektiv.

Hvor det går galt i praksis

En række situationer dukker op igen og igen i praksis.

En grossist køber fra forskellige leverandører inden for og uden for EU og forudsætter uden verifikation, at "passet vel skal være med", fordi leverandøren har sagt det mundtligt. Ved stikprøvekontrol viser det sig, at datadrageren mangler, eller at den refererer til en tom eller forkert side.

En detailhandelskæde etablerer kontrollen af passet som en engangshandling ved første levering fra en ny leverandør, men gentager den ikke ved følgende leveringer fra samme leverandør — selvom det netop er der, at ændringer i produktsammensætningen kan forekomme uden at passet er blevet opdateret.

En forhandler bemærker, at et pas ikke materielt svarer til etiketten, men har ingen fastlagt procedure for, hvem der internt bedømmer det, og om partiet tilbageholdes eller stadig leveres.

En virksomhed, der selv fungerer som grossist, tror, at distributørernes forpligtelser kun er relevante for den part, som sælger direkte til forbrugeren, og undervurderer sin egen rolle i kæden. Hvis du genkender dig selv i dette, kan du læse den præcise afgrænsning jeg er grossist i tøj, hvad er mine forpligtelser vedrørende produktpasset.

Endelig opstår der forvirring, når en virksomhed både køber hos tredjeparter og sælger under sit eget mærke: rollen som distributør for det ene sortiment og som mærkeindehaver for det andet sortiment kræver forskellige sæt forpligtelser, og denne sondring foretages ikke altid i praksis. For dette sidste findes forklaringen hos Jeg sælger tøj og tekstiler under mit eget mærke — hvilke forpligtelser har jeg?

Det du kan dokumentere

For en distributør eller forhandler er det praktisk at fastsætte en række forhold strukturelt, ikke som en engangshandling, men som en tilbagevendende del af indkøbsprocessen:

• Et fast kontroltrin ved modtagelse af varer, hvor det dokumenteres, om produktpasset og QR-dataholdstykket er til stede, og hvem der har foretaget denne kontrol.
• En oversigt pr. leverandør over, hvem der er ansvarlig for passet — fabrikanten, importøren eller leverandøren selv som mærkeindehaver — således at det ved en mangel straks er klart, hvem der skal kontaktes. Ved tvivl om denne rollefordeling giver hvem er ansvarlig for produktpasset for tøj og tekstiler? et udgangspunkt.
• En intern aftale om, hvad der sker, hvis en part ankommer uden gyldigt pas: hvem beslutter om udsendelse, og hvordan det rapporteres tilbage til leverandøren.
• Opbevaring af korrespondancen og dokumentationen vedrørende en konstateret afvigelse, således at denne kan stilles til rådighed efter anmodning fra en tilsynsmyndighed.
• En dossier pr. leverandør med grundlæggende oplysninger om vareas oprindelse, således at sporbarhed i kæden er påviselig.

For virksomheder, der køber varer hos en fabrikant uden for EU, er det desuden vigtigt at være helt klar over, hvem der i det tilfælde udfylder hvilken rolle, da ansvaret for passet ikke automatisk pålægges handleren selv. Dette spørgsmål behandles i min fabrikant ligger uden for EU — hvem ordner produktpasset så? Det samme gælder for dem, der sælger via en onlinemarkedsplads ved siden af egen fysisk handel, og som gør klogt i at gennemgå disse forpligtelser separat, som vist ved hvad betyder produktpasset, hvis jeg sælger tøj og tekstiler via en onlinemarkedsplads?