Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Bekleidung und Textilien?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Distributor oder Händler ist jemand, der Kleidung und Textilien in der Lieferkette anbietet, ohne Hersteller, Importeur oder Markeninhaber zu sein: denken Sie an einen Großhandel, eine Einzelhandelskette, die von Dritten einkauft, oder einen Zwischenhändler, der Waren ohne Veränderungen weiterverkauft. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) verpflichtet diese Parteien in den Artikeln 30 und 31 zu einer Reihe von Kontroll- und Informationsverpflichtungen. Es geht dabei nicht um die Zusammenstellung des Produktpasses selbst — das liegt bei dem Hersteller oder Importeur — sondern darum, was ein Distributor oder Händler kontrolliert und weitergeben muss, bevor ein Produkt auf den Markt gebracht wird.

Überprüfen, ob der Produktpass vorhanden ist

Bevor ein Produkt auf den Markt gebracht wird, sollte überprüft werden, ob ein digitaler Produktpass vorhanden ist und ob der entsprechende QR-Datenträger auf dem Produkt oder der Verpackung angebracht ist. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in der Praxis einen Kontrollschritt bei der Wareneingangsprüfung: jemand im Einkaufs- oder Lagerprozess scannt den Datenträger und prüft, ob der Pass aufgerufen werden kann und die richtigen Daten anzeigt. Das ist keine rechtliche Überprüfung des Inhalts, sondern eine Anwesenheitskontrolle.

Überprüfen, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen auf dem Produkt stehen

Neben dem Pass selbst geht es um die Frage, ob die Informationen, die die Verordnung vorschreibt, tatsächlich sichtbar oder zugänglich sind — denken Sie an das, was auf dem Etikett steht, im Vergleich zu dem, was im Pass steht. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass die Qualitätskontrolle oder der Einkauf neben der bisherigen Kontrolle von Größe, Farbe und Qualität der Partie eine feste Prüfung hinzufügt.

Nicht anbieten bei fehlender Pass oder Datenträger

Wenn ein Produkt nicht von dem erforderlichen Produktpass oder dem Datenträger begleitet ist, ist der Grundsatz, dass es nicht auf den Markt gebracht wird. Das beeinflusst die Planung: eine Partie, die logistisch zur Auslieferung bereitsteht, aber deren Pass nicht in Ordnung ist, bleibt in der Praxis gesperrt, bis das der Fall ist. Für Unternehmen, die mit kurzen Lieferzeiten arbeiten, kann das eine echte Auswirkung auf die Durchlaufzeiten haben.

Weitergabe von Informationen an die nächste Partei in der Kette

Ein Distributor oder Händler, der von einer Nichtkonformität erfährt — etwa einen fehlenden oder falschen Pass — wird davon ausgegangen, dass er dies nicht stillschweigend an die nächste Stelle weitergeben wird. Das erfordert eine interne Absprache darüber, wer dies signalisiert und an wen es gemeldet wird: der eigene Einkäufer, der Lieferant oder beides.

Zusammenarbeit mit den Überwachungsbehörden

Auf Anfrage einer Überwachungsbehörde wird erwartet, dass bei der Ergreifung von Maßnahmen zur Behebung der Nichtkonformität mitgewirkt wird, einschließlich der Bereitstellung relevanter Informationen und Dokumentation. Das bedeutet, dass ein Unternehmen nachvollziehen können muss, von wem eine Partie eingekauft wurde und welche Dokumentation damit verbunden war — etwas, das oft bereits Teil einer bestehenden Einkaufsdatei ist, aber jetzt auch aus diesem Blickwinkel in Ordnung sein muss.

Wo es in der Praxis schiefgehen kann

Eine Reihe von Situationen kommt in der Praxis immer wieder vor.

Ein Großhandel kauft bei verschiedenen Lieferanten innerhalb und außerhalb der EU ein und geht stillschweigend davon aus, dass "der Pass mitgeliefert werden wird", weil der Lieferant dies mündlich zugesagt hat. Bei einer Stichprobe fehlt der Datenträger oder verweist auf eine leere oder fehlerhafte Seite.

Eine Einzelhandelskette richtet die Kontrolle des Passes als einmalige Maßnahme bei der ersten Lieferung eines neuen Lieferanten ein, wiederholt dies aber nicht bei darauffolgenden Lieferungen desselben Lieferanten — obwohl gerade dort Änderungen in der Produktzusammensetzung auftreten können, ohne dass der Pass aktualisiert wurde.

Ein Händler stellt fest, dass ein Pass inhaltlich nicht mit dem Etikett übereinstimmt, hat aber kein festgelegtes Verfahren dafür, wer dies intern bewertet und ob die Partie zurückgehalten oder trotzdem ausgeliefert wird.

Ein Unternehmen, das selbst als Großhändler auftritt, denkt, dass die Pflichten von Distributoren nur für die Partei relevant sind, die direkt an den Verbraucher verkauft, und unterschätzt die eigene Rolle in der Kette. Wer sich hierin wiedererkennt, liest für die genaue Abgrenzung ich bin Großhandel in Kleidung, was sind meine Verpflichtungen beim Produktpass.

Schließlich entsteht Verwirrung, wenn ein Unternehmen sowohl bei Dritten einkauft als auch unter eigener Marke verkauft: die Rolle als Distributor für das eine Sortiment und als Markeninhaber für das andere Sortiment erfordert einen anderen Satz von Pflichten, und dieser Unterschied wird in der Praxis nicht immer gemacht. Für letzteres ist die Erläuterung zu finden bei ich verkaufe Kleidung und Textilien unter meiner eigenen Marke — welche Pflichten bekomme ich?

Was Sie dokumentieren können

Für einen Distributor oder Händler ist es praktisch, eine Reihe von Dingen strukturell festzuhalten, nicht als einmalige Aktion, sondern als wiederkehrender Bestandteil des Einkaufsprozesses:

• Ein fester Kontrollschritt bei Warenempfang, in dem festgehalten wird, ob das Produktpass und der QR-Datenträger vorhanden sind, und von wem diese Kontrolle durchgeführt wurde.
• Eine Übersicht pro Lieferant darüber, wer für das Produktpass verantwortlich ist — der Hersteller, der Importeur oder der Lieferant selbst als Markeninhaber — damit bei einem Mangel sofort klar ist, wer angesprochen wird. Bei Zweifeln über diese Rollenverteilung gibt wer ist verantwortlich für das Produktpass von Kleidung und Textilien? einen Ausgangspunkt.
• Eine interne Absprache darüber, was geschieht, wenn eine Partei ohne gültiges Produktpass hereinkommt: wer entscheidet über die Freigabe, und wie wird dies dem Lieferanten rückgemeldet.
• Aufbewahrung der Korrespondenz und Dokumentation zu einer festgestellten Abweichung, damit diese auf Anfrage einer Aufsichtsbehörde verfügbar ist.
• Eine Akte pro Lieferant mit Basisdaten über die Herkunft der Waren, damit Rückverfolgbarkeit in der Kette nachweisbar ist.

Für Unternehmen, die Waren bei einem Hersteller außerhalb der EU einkaufen, ist es außerdem wichtig, sich klar zu machen, wer in diesem Fall welche Rolle erfüllt, da die Verantwortung für das Produktpass dann nicht automatisch beim Händler selbst liegt. Dieses Problem wird behandelt in mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt das Produktpass dann? Auch wer über einen Online-Marktplatz neben dem eigenen physischen Handel verkauft, tut gut daran, die Pflichten davon separat zu betrachten, wie ausgearbeitet bei was bedeutet das Produktpass, wenn ich Kleidung und Textilien über einen Online-Marktplatz verkaufe?