Quelles sont les obligations d'un distributeur ou d'un commerçant de vêtements et de textiles ?

Ce que vous devez faire concrètement

Ce qu'on attend de vous

Un distributeur ou un commerçant est celui qui propose des vêtements et des textiles dans la chaîne d'approvisionnement sans être un fabricant, un importateur ou un titulaire de marque : pensez à un grossiste, une chaîne de magasins qui achète auprès de tiers, ou un intermédiaire qui revend des produits sans les modifier. Le RPECN (Règlement (UE) 2024/1781) impose à ces parties, aux articles 30 et 31, un certain nombre d'obligations de contrôle et d'information. Il ne s'agit pas de compiler le passeport du produit lui-même — cela incombe au fabricant ou à l'importateur — mais de ce qu'un distributeur ou un commerçant contrôle et transmet avant qu'un produit ne soit mis sur le marché.

Vérifier que le passeport du produit est présent

Avant qu'un produit ne soit mis sur le marché, il convient de vérifier qu'un passeport du produit numérique y est joint et que le porteur de données QR correspondant se trouve sur le produit ou son emballage. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie en pratique une étape de contrôle à la réception des marchandises : quelqu'un dans le processus d'achat ou d'entrepôt scanne le porteur de données et vérifie que le passeport s'ouvre et affiche les bonnes informations. Ce n'est pas un examen juridique du contenu, mais un contrôle de présence.

Vérifier que les informations légalement obligatoires figurent sur le produit

Au-delà du passeport lui-même, il s'agit de vérifier que les informations requises par la réglementation sont effectivement visibles ou accessibles — pensez à ce qui figure sur l'étiquette par rapport à ce qui figure dans le passeport. Pour une entreprise de taille moyenne, cela signifie que le contrôle de la qualité ou l'achat ajoute une vérification fixe en plus du contrôle existant sur les dimensions, la couleur et la qualité du lot.

Ne pas proposer en l'absence de passeport ou de porteur de données

Si un produit n'est pas accompagné du passeport requis ou du porteur de données, le principe de base est qu'il ne soit pas proposé sur le marché. Cela affecte la planification : un lot qui est logistiquement prêt pour la livraison mais dont le passeport n'est pas en ordre reste en pratique bloqué jusqu'à ce qu'il le soit. Pour les entreprises qui travaillent avec des délais de livraison courts, cela peut avoir un effet réel sur les délais d'exécution.

Transmission des informations à la partie suivante dans la chaîne

Un distributeur ou un commerçant qui est conscient d'une non-conformité — par exemple un passeport manquant ou incorrect — est censé ne pas laisser passer cela silencieusement au maillon suivant. Cela nécessite un accord interne sur qui signale cela et à qui il est signalé : son propre acheteur, le fournisseur, ou les deux.

Coopération avec les autorités de surveillance

À la demande d'une autorité de surveillance, une coopération est attendue pour prendre des mesures afin de remédier à la non-conformité, y compris la fourniture d'informations et de documentation pertinentes. Cela signifie qu'une entreprise doit pouvoir retrouver de qui un lot a été acheté et quelle documentation l'accompagnait — quelque chose qui fait souvent déjà partie d'un dossier d'achat existant, mais qui doit maintenant être en ordre sous cet angle également.

Où cela pose problème en pratique

Un certain nombre de situations se produisent régulièrement en pratique.

Un grossiste achète auprès de différents fournisseurs au sein et en dehors de l'UE, et suppose sans vérification que « le passeport y sera joint » parce que le fournisseur l'a promis verbalement. Lors d'un contrôle par sondage, le porteur de données s'avère manquant ou renvoie à une page vide ou incorrecte.

Une chaîne de magasins met en place le contrôle du passeport comme une action unique lors de la première livraison d'un nouveau fournisseur, mais ne le répète pas lors des livraisons suivantes du même fournisseur — alors que précisément là, des modifications de la composition du produit peuvent survenir sans que le passeport ne soit mis à jour.

Un commerçant remarque qu'un passeport n'est pas matériellement conforme à l'étiquette, mais n'a pas de procédure établie concernant qui évalue cela en interne et si le lot est retenu ou quand même livré.

Une entreprise qui agit elle-même en tant que grossiste pense que les obligations des distributeurs ne concernent que la partie qui vend directement au consommateur, et sous-estime son propre rôle dans la chaîne. Si vous vous reconnaissez dans cette situation, lisez la définition précise ci-après je suis grossiste en vêtements, quelles sont mes obligations concernant le passeport produit.

Enfin, une confusion naît lorsqu'une entreprise achète auprès de tiers et vend aussi sous sa propre marque : le rôle de distributeur pour un assortiment et celui de détenteur de marque pour un autre assortiment exigent un ensemble différent d'obligations, et cette distinction n'est pas toujours établie dans la pratique. Pour ce dernier cas, l'explication se trouve à je vends des vêtements et des textiles sous ma propre marque — quelles obligations dois-je respecter ?

Ce que vous pouvez documenter

Pour un distributeur ou un commerçant, il est pratique de fixer structurellement un certain nombre de points, non comme une action ponctuelle mais comme une partie récurrente du processus d'achat :

• Une étape de contrôle régulière à la réception des marchandises pour vérifier si le passeport du produit et le support de données QR sont présents, et pour consigner qui a effectué ce contrôle.
• Un aperçu par fournisseur de qui est responsable du passeport — le fabricant, l'importateur, ou le fournisseur lui-même en tant que détenteur de marque — afin qu'en cas de défaut, il soit immédiatement clair qui doit être contacté. En cas de doute sur cette répartition des rôles, qui est responsable du passeport du produit pour les vêtements et les textiles ? fournit un point de départ.
• Un accord interne sur ce qui se passe si une marchandise sans passeport valide est reçue : qui décide de la livraison et comment ce point est-il signalé au fournisseur.
• Conservation de la correspondance et de la documentation concernant un écart constaté, afin que celle-ci soit disponible à la demande d'une autorité de surveillance.
• Un dossier par fournisseur contenant les données de base sur l'origine des marchandises, de sorte que la traçabilité dans la chaîne soit démontrable.

Pour les entreprises qui achètent des marchandises auprès d'un fabricant situé en dehors de l'UE, il est en outre important de bien définir qui remplit quel rôle dans ce cas, car la responsabilité du passeport ne revient pas automatiquement au commerçant lui-même. Cette question est traitée dans mon fabricant est situé en dehors de l'UE — qui règle alors le passeport du produit ? Celui qui vend aussi via une place de marché en ligne en parallèle de son propre commerce physique ferait bien d'examiner séparément les obligations qui en découlent, comme développé à que signifie le passeport du produit si je vends des vêtements et des textiles via une place de marché en ligne ?