Cât timp trebuie să rămână disponibil pasaportul digital al produsului?

Ce trebuie să faceți în mod concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Articolul 10 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) reglementează disponibilitatea pașaportului digital al produsului. Acesta precizează că informațiile din pașaport trebuie să rămână disponibile, chiar dacă întreprinderea care a creat pașaportul nu mai există, intră în faliment sau încetează activitatea la care se referă pașaportul. Perioada exactă se stabilește per categorie de produse în actul delegat pentru acea categorie — pentru îmbrăcăminte și textile, termenul respectiv nu a fost publicat încă.

Disponibilitatea pe durata vieții produsului

Un pașaport de produs nu este o publicare unică care poate dispărea după vânzare. Pașaportul trebuie să rămână accesibil atât timp cât produsul este în uz — deci și la vânzarea din mâna a doua, la reparație, sau ani după cumpărarea inițială. Pentru o întreprindere cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă că găzduirea datelor pașaportului nu poate fi legată de durata de viață a unui magazin online, a unei colecții sezoniere sau a unui contract IT care expiră după câțiva ani. Cine construiește singur soluții de găzduire trebuie să țină cont de un orizont lung; acesta este exact motivul pentru care platformele care oferă această găzduire ca serviciu sunt adesea mai practice decât o soluție proprie care crește odată cu restul infrastructurii web.

Disponibilitatea după încetarea activității întreprinderii

Articolul 10 precizează în mod explicit că accesul la pașaport nu trebuie să dispară atunci când operatorul economic care l-a creat încetează să existe. Aceasta pune în evidență o problemă practică: o mică sau medie întreprindere de confecții își găzduiește de obicei propriile date pe servere proprii sau la un furnizor IT ales pentru durata de funcționare a întreprinderii, nu pentru o perioada care depășește durata de viață a întreprinderii în sine. Ceea ce se întâmplă cu datele pașaportului la încetarea, preluarea sau falimentul întreprinderii este deci o întrebare care merită un răspuns în prealabil, nu după. Acest subiect este detaliat pe pagina despre ce se întâmplă cu pașaportul produsului atunci când o companie se oprește.

Legătura cu registrul pașapoartelor digitale ale produselor

Articolul 13 din ESPR impune înregistrarea anumitor date din pașaport într-un registru european central. Această înregistrare este independentă de întrebarea unde este găzduit pașaportul în sine, dar cele două sunt legate în practică: registrul conține datele de identificare și referințele, în timp ce pașaportul propriu-zis — cu informațiile complete despre produs — rămâne disponibil în alt loc. Care informații exact trebuie să fie în registru și care rămân în afara lui, se descrie pe pagina despre registrul pașapoartelor digitale ale produselor. Pentru disponibilitatea pe termen lung, este relevant că o înregistrare în registru fără un pașaport funcțional are puțin folos pentru un consumator care dorește să verifice un produs.

Disponibilitatea ca parte a structurii tehnice

Obligația de a menține datele disponibile pe termen lung nu este doar o chestiune juridică, ci și tehnică. Un pașaport care este deschis prin codul QR de pe articolul de îmbrăcăminte trebuie să trimită la o adresă care există încă după ani și care conduce la informațiile corecte. Cum funcționează exact această legătură, se descrie pe pagina despre codul QR de pe produs. Întreprinderile care cuplează datele pașaportului lor cu propriul sistem ERP sau de inventar se confruntă cu un risc suplimentar: dacă acel sistem este înlocuit, migrat sau dezactivat, legătura cu pașaportul trebuie să rămână intactă. Acest subiect este abordat pe pagina despre cuplarea cu propriul sistem.

Unde merge prost în practică

O primă situație apare atunci când o marcă îți stochează datele pașaportului hardcoded în propria bază de date a magazinului online, iar acel magazin online este înlocuit după câțiva ani cu o nouă platformă. Codurile QR de pe produsele care se află deja la consumatori acasă trimite atunci la o adresă care nu mai există.

O a doua situație apare în cazul preluărilor de companii: compania preluatoare preia marca și stocurile, dar nu neapărat infrastructura de servere pe care rulau datele pasaportului. Fără un acord în acest sens, datele pasaportului pot rămâne în suspensie.

O a treia situație se creează în caz de faliment. Lichidatorul se concentrează pe achitarea datoriilor și lichidarea activelor, nu pe menținerea unei baze de date cu informații despre produse. Fără un acord explicit privind cine preia hosting-ul, accesul dispare adesea în tăcere.

O a patra situație este mai tehnică: o companie găzduiește ea însăși pasaportul, dar domeniul la care se referă codul QR nu este reînnoit la timp. Un pasaport care este încă corect din punct de vedere al conținutului devine inaccesibil din cauza unui detaliu administrativ.

O a cincea situație apare în cazul colecțiilor sezoniere: colecțiile mai vechi sunt retrase din asortimentul activ și pasaporturile aferente nu mai primesc întreținere, în timp ce piesele de îmbrăcăminte în sine sunt purtate încă mulți ani. Modul în care se conectează la variante după mărime și culoare este explicat pe pagina despre pasaporte de produse pentru colecții sezoniere și variante.

Ce puteți documenta

• Un acord cu furnizorul de hosting în care este prevăzut ce se întâmplă la încetarea contractului, la o preluat, sau la oprirea activității comerciale.
• O listă internă cu care produse, colecții și coduri QR sunt asociate cu care date de pasaport, astfel încât în cazul unei schimbări de sistem, nimic nu este trecut cu vederea.
• Un acord privind gestionarea domeniului: cine este responsabil pentru reînnouirea și gestionarea domeniului la care se referă codurile QR, și ce se întâmplă cu acesta la încetarea activității comerciale.
• Documentația înregistrării în registrul european, astfel încât în cazul unei controale să fie clar ce date au fost consemnate unde.
• Un protocol de transfer în cazul preluării sau fuziunii, în care este specific menționat ce se întâmplă cu pasaporturile de produse existente.

Pentru companiile care nu doresc să elaboreze aceste acorduri singure, texpas.eu oferă șabloane și un serviciu de hosting în care disponibilitatea pasaportului nu depinde de durata de viață a propriului contract IT al mărcii.