Колко дълго трябва да остане достъпен цифровият паспорт на продукта?

Какво точно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Член 10 на ESPR (Регламент (EU) 2024/1781) регулира наличието на цифровия продуктен паспорт. В него е предвидено, че информацията в паспорта трябва да остане достъпна дори ако компанията, която е създала паспорта, престане да съществува, обяви фалит или спре дейността, по отношение на която паспортът е издаден. Точният период се определя за всяка група продукти в делегиран акт за тази група — за облекло и текстил този период в момента все още не е публикуван.

Наличие през целия живот на продукта

Продуктен паспорт не е еднократна публикация, която може да изчезне след продажба. Паспортът трябва да остане достъпен докато продуктът се използва — следователно и при продажба на втора ръка, при ремонт или години след първоначалното закупуване. За компания от 10 до 100 служители това означава, че хостингът на данни от паспорта не може да бъде свързан със живота на онлайн магазин, сезонна колекция или IT договор, който изтича след няколко години. Компании, които сами разработват решения за хостинг, трябва да имат предвид дълъг период от време; именно затова платформи, които предлагат този хостинг като услуга, често са по-практични от собствено решение, което се развива заедно с останалата уеб инфраструктура.

Наличие след спиране на компанията

Член 10 изрично предвижда, че достъпът до паспорта не трябва да се загуби, когато икономическият оператор, който го е създал, престане да съществува. Това засяга практически проблем: малка или средна компания в облекалната индустрия обикновено хостира своите данни на собствени сървъри или при IT доставчик, избран за периода на провеждане на бизнеса, а не за период, надвишаващ живота на самата компания. Какво ще се случи с данни от паспорта при прекратяване на компанията, преемство или фалит е следователно въпрос, който трябва да има отговор предварително, а не впоследствие. Тази тема е разработена на страницата за какво се случва с productpaspoort, когато дадено предприятие прекрати дейност.

Връзка с регистъра на продуктните паспорти

Член 13 на ESPR налага регистрация на определени данни от паспорта в централен европейски регистър. Тази регистрация е независима от въпроса откъде се хостира самият паспорт, но на практика двете са свързани: регистърът съдържа идентификационни данни и препратки, докато самият паспорт — с полната информация за продукта — остава достъпен другаде. Какво точно трябва да бъде в регистъра и какво остава извън него, е описано на страницата за регистърът на цифровите продуктни паспорти. За дългосрочната наличност е важно, че регистрация в регистъра без работещ паспорт има малка стойност за потребител, който иска да провери продукт.

Наличие като част от техническата организация

Задължението да се пазят данни достъпни за дълъг период не е само правен въпрос, а и технически. Паспорт, който се отключва чрез QR код на дреха, трябва да сочи към адрес, който години по-късно все още съществува и ориентира към правилната информация. Как точно работи тази връзка, е описано на страницата за QR кодът на продукта. Компании, които свързват своите данни от паспорта към собствена ERP или система за запаси, рискуват допълнително: ако тази система бъде заменена, прехвърлена или отменена, връзката към паспорта трябва да остане нетърсена. Тази тема е разгледана на страницата за свързване към собствена система.

Когато нещата не вървят на практика

Първа ситуация възниква, когато марка съхранява своите данни от паспорта жестко кодирани в собствената база данни на онлайн магазин, и този магазин след няколко години бъде заменен с нова платформа. QR кодовете на продукти, които вече са в домовете на потребители, тогава сочат към адрес, който вече не съществува.

Втора ситуация възниква при поемане на компании: поемащото предприятие преминава марката и запасите, но не автоматично сървърната инфраструктура, на която работят данните на паспорта. Без договареност по този въпрос данните на паспорта могат да се окажат между две огни.

Трета ситуация възниква при фалит. Ликвидаторът се фокусира върху уреждането на дългове и активи, не върху поддържането на база данни с информация за продуктите. Без записана договареност относно това кой преминава хостинга, достъпът често изчезва безшумно.

Четвърта ситуация е по-техническа: компания хоства самия паспорт, но домейнът, към който сочи QR кодът, не се подновява навременно. Паспорт, който е содържателно все още правилен, тогава става недостъпен поради административен детайл.

Пета ситуация възниква при сезонни колекции: по-старите колекции се отстраняват от активния асортимент и свързаните с тях паспорти повече не получават поддръжка, докато самите облекла се носят още години. Как это свързано с варианти по размер и цвят се обяснява на страницата за паспорти на продукти за сезонни колекции и варианти.

Какво можете да документирате

• Договор с хостинг партньора, в който е определено какво се случва при прекратяване на договора, поемане или преустановяване на бизнес дейностите.
• Вътрешен списък на това кои продукти, колекции и QR кодове са свързани с кои данни на паспорта, така че при смяна на система нищо да не бъде пропуснато.
• Договареност относно управление на домейна: кой отговаря за подновяването и управлението на домейна, към който сочат QR кодовете, и какво се случва с него при прекратяване на бизнес дейностите.
• Документация на регистрацията в европейския регистър, така че при проверка да е ясно кои данни са записани къде.
• Протокол за предаване при поемане или сливане, в който конкретно е посочено какво се случва със съществуващи паспорти на продукти.

За компании, които не искат да разработят сами тези договаренияtextpas.eu предлага шаблони и хостинг услуга, при която наличието на паспорта не зависи от продължителността на собствения ИТ договор на марката.