Vad frågar en tillsynsmyndighet vid en kontroll av kläder och textilier?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

En marknadsövervakar som besöker ett klädesmärke eller en importör kontrollerar i första hand om företaget kan visa vad det hävdar. Förordning (EU) 2019/1020 ger övervakaterna befogenhet att begära dokumentation och kontrollera om en produkt uppfyller gällande krav. När det digitala produktpasset träder i kraft kommer kravet att läggas till att uppgifterna i passet är korrekta och åtkomliga. Artikel 27 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) beskriver vad tillverkare förväntas göra på denna punkt.

Verifierbar produktidentifiering

En övervakar brukar först fråga om grunderna: vilken produkt är detta exakt, vem har tillverkat eller importerat den, och hur kan det härledas. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta att produktkoder, batchnummer och tillverknings- eller importörupplysningar måste vara konsekventa mellan etiketten, administrationen och — när det är tillämpligt — produktpasset. Om dessa tre inte stämmer överens uppstår det osäkerhet om riktigheten av resten av informationen, långt innan innehållet angående sammansättning eller ursprung har granskats.

Tillgänglighet till teknisk och materialinformation

Den andra förväntningen är att underliggande uppgifter som ligger till grund för passet kan begäras: fibersammansättning, ursprung, använda ämnen och underbyggnaden för dessa från tillverkaren eller leverantören. Detta är inte något som ett företag kan rekonstruera i efterhand inom några dagar om leveransen från leverantörskedjan inte har dokumenterats. Företag som arbetar med flera leverantörer gör praktiskt taget klokt i att kontrollera vad ska jag tänka på när jag väljer leverantör för produktpasset, just eftersom kvaliteten på dessa underliggande uppgifter beror på vad leverantören tillhandahåller och hur det dokumenteras.

Funktionell tillgång till databäraren

En tredje förväntning gäller QR-koden eller annan databärare på produkten: fungerar denna och leder den faktiskt till korrekta, aktuella uppgifter. En övervakar kan testa detta på plats. För ett företag innebär detta att det måste finnas en tekniskt fungerande länk förutom innehållet, under tio år, även om produkten byter ägare efter försäljning. Den som låter detta byggas eller hostat måste räkna med att en icke-fungerande länk eller en sida som inte längre underhålls väcker lika många frågor som ett helt saknande produktpass.

Korrekt språk och tillgänglighet för uppgifterna

En fjärde punkt som övervakningen kan fokusera på är huruvida uppgifterna presenteras på ett språk och i en form som slutanvändaren eller övervakatten i försäljningslandet kan förstå. Detta spelar en större roll för företag som säljer i flera EU-länder. Frågan om företaget själv är ansvarigt för översättning av dessa uppgifter, eller om detta hanteras någon annanstans i kedjan, är något som många märken kämpar med; se härom måste jag själv se till att min produktpassdata översätts.

Responsiv hantering vid förfrågan

Slutligen förväntar sig en övervakar att ett företag kan svara på frågor inom en rimlig tid, utan att detta först kräver en intern utredning om vem som någonsin tillhandahöll uppgifterna. Detta kräver en intern ansvarig eller process, även i mindre organisationer där detta ofta "görs vid sidan av" andra uppgifter.

Där det går fel i praktiken

I praktiken uppstår problem sällan från ett stort fel, utan från en ansamling av små felaktigheter. Några situationer som ofta återkommer:

En produkt säljs via flera kanaler — egen webshop, marknadsplats, fysisk butik — och uppgifterna på etiketten avviker något från vad som finns i det underliggande systemet, till exempel på grund av en gammal tryckpartition som fortfarande säljs tillsammans med en ny.

QR-koden på klädesplagget pekar på en sida som har flyttats eller inte längre underhålls, eftersom den part som förvaltade webbplatsen inte längre är aktiv eller hostingen har ändrats utan att koden har uppdaterats.

Data om fibersammansättning har övertagits från leverantören utan ytterligare kontroll, och visar sig vid ett test ligga något annorlunda än angivet — där det är oklart vem i kedjan som gjort misstaget.

Lager som redan har legat på hyllan en längre tid är inte försett med samma information som nyare partier, vilket gör att två olika informationsnivåer finns sida vid sida inom en och samma butik eller webbutik. Detta är särskilt relevant för företag som ännu inte har fördjupat sig i vad gör jag med befintligt lager av kläder och textilier när reglerna träder i kraft.

Returnerade produkter eller begagnade artiklar sätts tillbaka till försäljning utan närmare kontroll, medan det inte har verifierats om ursprungliga data fortfarande stämmer eller ännu kan kopplas till produkten — en fråga som aktualiseras vid gäller produktpasset även för begagnade kläder och returer.

Vad du kan dokumentera

För att vara förbered på en kontroll är det praktiskt att ha följande i ordning, oberoende av frågan om en kontroll någonsin faktiskt äger rum:

• En översikt per produktlinje över vilka data som har lämnats av vilken leverantör eller tillverkare, med datum och version.
• Bevis för databaärens funktion: en periodisk kontroll av att QR-koder fortfarande leder till rätt, aktuell sida.
• Ett fastställt avtal med leverantörer om vem som levererar och uppdaterar vilka data, inklusive vad som händer vid ändringar i sammansättningen.
• En intern kontaktperson eller process för frågor från en tillsynsmyndighet, så att det inte måste utredas på nytt vid varje fråga vem som var ansvarig för vad.
• Dokumentation om hur befintligt lager och returer hanteras, särskilt när dessa fortsätter att säljas vid sidan av nyare partier.

För företag som ännu måste bestämma hur dessa steg praktiskt ska organiseras, ger hur hanterar jag produktpasset för kläder och textilier steg för steg en överblick över den ordning i vilken detta vanligtvis tacklas, och erbjuder vad kan jag redan göra medan reglerna ännu inte är definitiva utgångspunkter för den som redan nu vill börja med detta, även medan det exakta datumet för skyldigheten ännu inte är fastställt.