Hoe pak ik het productpaspoort voor kleding en textiel stap voor stap aan?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Het digitaal productpaspoort komt niet in één keer klaar op uw bureau te liggen. Het is een optelsom van kleinere stappen, en die zijn op te delen in een paar verplichtingen die artikel 9 en artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijven. Onder welke voorwaarden dit precies voor een specifiek kledingstuk gaat gelden, staat pas vast zodra de gedelegeerde handeling voor textiel is gepubliceerd — zie Geldt het digitaal productpaspoort voor mijn kleding en textiel?. Wat wel al te overzien is, is welke bewegingen een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers moet maken zodra het zover is.

Gegevens over het product verzamelen en ordenen

Een productpaspoort is zo goed als de gegevens die erin gaan: materiaalsamenstelling, herkomst, onderhoudsinstructies, en afhankelijk van de uiteindelijke vereisten mogelijk meer. Artikel 9 van de ESPR noemt het paspoort als drager van deze productinformatie. Voor een bedrijf van deze omvang betekent dit vaak dat gegevens die nu verspreid staan — bij de leverancier, in een Excel-bestand, in een oude inkooporder — voor het eerst bij elkaar gebracht moeten worden in een vaste structuur. Dat is minder een juridische klus en meer een administratieve: wie heeft welk gegeven, en waar staat het.

Zorgen dat het paspoort technisch aan de eisen voldoet

Artikel 10 van de ESPR stelt eisen aan de vorm van het paspoort: het moet machineleesbaar zijn, gekoppeld aan een unieke identificatie, en via een datadrager (zoals een QR-code) op het product of de verpakking toegankelijk zijn. Dit is doorgaans het onderdeel dat een bedrijf niet zelf bouwt, maar uitbesteedt aan een platform of softwarepartij. De praktische vraag is dan niet "hoe bouw ik dit", maar "aan wie geef ik mijn gegevens mee, en blijft die partij bestaan over tien jaar" — een afweging die uitgebreider aan de orde komt bij waar moet ik op letten bij het kiezen van een leverancier voor het productpaspoort.

Het paspoort koppelen aan het fysieke product

Een paspoort dat alleen in een systeem bestaat, voldoet niet. Er moet een fysieke of digitale drager op het product of de verpakking zitten waarmee een gebruiker of toezichthouder bij de gegevens komt. Dit raakt direct de manier waarop labels en verpakking nu al zijn ingericht, en de vraag of daar nu al iets aan veranderd moet worden is een andere dan de vraag of het paspoort al verplicht is — zie moet ik nu al mijn kledinglabels en verpakking aanpassen voor het productpaspoort.

Gegevens beschikbaar en actueel houden

Het paspoort is geen momentopname bij verkoop, maar iets dat toegankelijk moet blijven zolang het product in omloop is. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit een organisatorische afspraak: wie is verantwoordelijk als een product wordt teruggeroepen, een leverancier wijzigt, of een certificaat verloopt. Dat is minder een kwestie van techniek en meer van wie binnen het bedrijf de eigenaar van die informatie is.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk telkens terug.

Gegevens die bij de leverancier in het buitenland liggen, komen vaak in een taal aan die niet automatisch geschikt is voor de eindgebruiker in de eigen markt. Wie ervan uitgaat dat een paspoort "gewoon" in het Engels of in de brontaal kan blijven staan, loopt tegen een vraag aan die eerder beantwoord moet worden — zie moet ik zelf zorgen voor vertaling van mijn productpaspoort gegevens.

Een andere veelvoorkomende situatie is dat een bedrijf wacht tot de gedelegeerde handeling er is, en dan in korte tijd alles tegelijk moet regelen: gegevens ordenen, een leverancier kiezen, labels aanpassen. Dat leidt tot haastwerk op een moment dat er weinig ruimte meer is om het rustig te doen.

Voorraad die er al ligt op het moment dat de regels ingaan, is een derde bron van verwarring. Een deel van de collectie is dan al geproduceerd, verpakt en soms al bij de detailhandel. De vraag wat daarmee moet gebeuren, is een andere dan de vraag wat er voor nieuwe collecties geldt — dat onderscheid staat uitgewerkt bij Wat doe ik met voorraad kleding en textiel die er al ligt als de regels ingaan?

Ook tweedehands kleding en retouren zorgen voor onduidelijkheid: bedrijven die naast nieuwe collecties ook een tweedehands- of outletlijn voeren, weten vaak niet of daarvoor dezelfde verplichtingen gelden als voor de eerste verkoop.

Ten slotte is er de situatie waarin een bedrijf een softwarepartij kiest zonder goed te kijken naar wat er gebeurt als die partij ophoudt te bestaan, terwijl het paspoort tien jaar toegankelijk moet blijven. Dat is een keuze die op het moment van tekenen weinig aandacht krijgt, maar jaren later een probleem kan zijn.

Wat u kunt vastleggen

Een paar zaken zijn nu al op papier te zetten, ook zonder dat de definitieve eisen bekend zijn:

• Een overzicht van welke productgegevens (materiaal, herkomst, onderhoud, certificaten) per artikel al beschikbaar zijn en bij wie.
• Een afspraak met leveranciers over in welke taal en in welk formaat zij gegevens aanleveren.
• Een aanwijzing binnen het bedrijf van wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van productgegevens na verkoop.
• Een overzicht van de huidige voorraad en productiecycli, zodat straks duidelijk is welke partijen onder oude en welke onder nieuwe regels vallen.
• Een eerste inventarisatie van mogelijke leveranciers voor de technische kant van het paspoort, inclusief vragen over continuïteit en gegevensbeheer.

Wie nu al wil beginnen zonder op de definitieve regels te wachten, vindt een breder overzicht van wat daarin verstandig is bij Wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn? En wie wil weten wat dit ongeveer gaat kosten aan tijd en middelen, voordat er stappen worden gezet, vindt een indicatie bij Wat kost een productpaspoort voor kleding en textiel?