Was fragt eine Behörde bei einer Kontrolle von Bekleidung und Textilien ab?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Marktüberwachungsbehörde, die ein Bekleidungsunternehmen oder einen Importeur aufsucht, überprüft zunächst, ob das Unternehmen nachweisen kann, was es behauptet. Die Verordnung (EU) 2019/1020 gibt Überwachungsbehörden die Befugnis, Dokumentation anzufordern und zu überprüfen, ob ein Produkt den geltenden Anforderungen entspricht. Sobald das digitale Produktpass anwendbar ist, kommt die Verpflichtung hinzu, dass die Daten in diesem Pass korrekt und abrufbar sind. Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, was in dieser Hinsicht von Herstellern erwartet wird.

Nachweisbarer Produktidentifikation

Eine Überwachungsbehörde fragt normalerweise zunächst nach den Grundlagen: Welches Produkt ist das genau, wer hat es hergestellt oder importiert, und wie kann dies nachverfolgbar gemacht werden. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass Produktcodes, Chargennummern und Hersteller- oder Importeurdaten konsistent zwischen dem Etikett, der Verwaltung und — sobald zutreffend — dem Produktpass sein müssen. Wenn diese drei nicht übereinstimmen, entsteht Zweifel an der Richtigkeit der übrigen Informationen, bevor noch inhaltlich auf die Zusammensetzung oder Herkunft geprüft wurde.

Verfügbarkeit der technischen und Materialinformationen

Die zweite Erwartung ist, dass die zugrunde liegenden Daten, auf denen der Pass basiert, abrufbar sind: Fasergehalt, Herkunft, verwendete Stoffe und deren Begründung vom Hersteller oder Lieferanten. Dies ist nicht etwas, das ein Unternehmen nachträglich innerhalb weniger Tage rekonstruieren kann, wenn die Lieferkette nicht dokumentiert wurde. Unternehmen, die mit mehreren Lieferanten arbeiten, tun gut daran, zu überprüfen worauf muss ich bei der Wahl eines Dienstleisters für den Produktpass achten, gerade weil die Qualität dieser zugrunde liegenden Daten davon abhängt, was der Lieferant liefert und wie dies dokumentiert wird.

Funktionsfähige Zugang zum Datenträger

Eine dritte Erwartung betrifft den QR-Code oder einen anderen Datenträger auf dem Produkt: Funktioniert dieser und führt er tatsächlich zu den richtigen, aktuellen Daten. Eine Überwachungsbehörde kann dies vor Ort testen. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass neben dem Inhalt auch ein technisch funktionierender Link für zehn Jahre erforderlich ist, auch wenn das Produkt nach dem Verkauf den Besitzer wechselt. Wer dies selbst entwickeln oder hosten lässt, muss berücksichtigen, dass ein nicht funktionierender Link oder eine nicht mehr gepflegte Seite genauso viele Fragen aufwirft wie ein völlig fehlender Pass.

Korrekte Sprache und Barrierefreiheit der Daten

Ein vierter Punkt, auf den die Überwachung achten kann, ist, ob die Daten in einer Sprache und Form bereitgestellt werden, die der Endnutzer oder die Überwachungsbehörde im Verkaufsland verstehen kann. Dies spielt eine stärkere Rolle bei Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern verkaufen. Die Frage, ob das Unternehmen selbst für die Übersetzung dieser Daten verantwortlich ist oder ob dies anderswo in der Kette angegangen wird, ist etwas, auf das viele Marken stoßen; siehe hierzu muss ich selbst für die Übersetzung meiner Produktpass-Daten sorgen.

Reaktionsfähigkeit bei Anfragen

Schließlich erwartet eine Überwachungsbehörde, dass ein Unternehmen innerhalb einer angemessenen Frist auf Anfragen reagieren kann, ohne dass zunächst eine interne Untersuchung erforderlich ist, um herauszufinden, wer die Daten jemals geliefert hat. Dies erfordert einen internen Verantwortlichen oder Prozess, auch in kleineren Organisationen, wo dies oft "nebenbei" neben anderen Aufgaben erledigt wird.

Wo es in der Praxis schiefgehen kann

In der Praxis entstehen Probleme selten durch einen großen Fehler, sondern durch eine Häufung kleiner Ungenauigkeiten. Ein paar Situationen, die oft vorkommen:

Ein Produkt wird über mehrere Kanäle verkauft — eigener Webshop, Marktplatz, physisches Geschäft — und die Daten auf dem Etikett weichen leicht ab von dem, was im zugrunde liegenden System steht, beispielsweise durch einen alten Druckauftrag, der noch neben einem neuen verkauft wird.

Der QR-Code auf dem Kleidungsstück verweist auf eine Seite, die umgezogen ist oder nicht mehr gepflegt wird, weil das Unternehmen, das die Website verwaltete, nicht mehr aktiv ist oder das Hosting geändert wurde, ohne dass der Code aktualisiert wurde.

Daten zur Fasersortzusammensetzung wurden vom Lieferanten übernommen, ohne diese weiter zu überprüfen, und stellen sich bei einem Test als leicht abweichend von den angegebenen Werten heraus — wobei unklar ist, wer in der Lieferkette den Fehler gemacht hat.

Bestände, die schon länger im Regal liegen, sind nicht mit denselben Informationen versehen wie neuere Chargen, sodass innerhalb eines einzelnen Geschäfts oder Webshops zwei unterschiedliche Informationsstände nebeneinander bestehen. Dies ist besonders bei Unternehmen der Fall, die sich noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt haben: was tue ich mit Kleidungs- und Textilbestand, der bereits vorhanden ist, wenn die Vorschriften in Kraft treten.

Rückgabeprodukte oder Second-Hand-Artikel werden ohne weitere Überprüfung erneut zum Verkauf angeboten, ohne dass überprüft wurde, ob die ursprünglichen Daten noch korrekt sind oder noch dem Produkt zugeordnet werden können — eine Frage, die sich bei folgender Thematik stellt: gilt das Produktpass auch für Second-Hand-Kleidung und Retouren.

Was Sie dokumentieren können

Um auf eine Kontrolle vorbereitet zu sein, ist es praktisch, die folgenden Punkte unabhängig davon zu klären, ob eine Kontrolle tatsächlich stattfindet:

• Ein Überblick pro Produktlinie darüber, welche Daten von welchem Lieferanten oder Hersteller übermittelt wurden, mit Datum und Version.
• Nachweis der Funktionsfähigkeit des Datenträgers: eine regelmäßige Überprüfung, dass QR-Codes noch auf die richtige, aktuelle Seite führen.
• Eine schriftlich festgehaltene Absprache mit Lieferanten darüber, wer welche Daten liefert und aktualisiert, einschließlich dessen, was bei Änderungen der Zusammensetzung geschieht.
• Ein interner Ansprechpartner oder Prozess für Fragen einer Überwachungsbehörde, damit nicht bei jeder Frage neu ausgeklärt werden muss, wer für was verantwortlich ist.
• Dokumentation über den Umgang mit bestehenden Beständen und Retouren, besonders wenn diese neben neueren Chargen weiterhin im Verkauf bleiben.

Für Unternehmen, die noch festlegen müssen, wie diese Schritte praktisch umzusetzen sind, bietet wie gehe ich das Produktpass für Kleidung und Textilien Schritt für Schritt an einen Überblick über die Reihenfolge, in der dies üblicherweise angegangen wird, und bietet was kann ich jetzt schon tun, während die Vorschriften noch nicht endgültig sind Ansatzpunkte für diejenigen, die bereits jetzt damit beginnen möchten, auch solange das genaue Datum der Verpflichtung noch nicht feststeht.