Wat vraagt een toezichthouder bij een controle op kleding en textiel?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een markttoezichthouder die langskomt bij een kledingmerk of importeur, kijkt in de eerste plaats of het bedrijf kan laten zien wat het beweert. Verordening (EU) 2019/1020 geeft toezichthouders de bevoegdheid om documentatie op te vragen en te controleren of een product aan de geldende eisen voldoet. Zodra het digitaal productpaspoort van toepassing is, komt daar de verplichting bij dat de gegevens in dat paspoort kloppen en bereikbaar zijn. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft wat er van fabrikanten wordt verwacht op dat vlak.

Aantoonbare identificatie van het product

Een toezichthouder vraagt doorgaans eerst naar de basis: welk product is dit precies, wie heeft het gemaakt of geïmporteerd, en hoe is dat te herleiden. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat productcodes, batchnummers en fabrikant- of importeurgegevens consistent moeten zijn tussen het label, de administratie en — zodra van toepassing — het productpaspoort. Als deze drie niet op elkaar aansluiten, ontstaat er twijfel over de juistheid van de rest van de informatie, nog voordat er inhoudelijk naar de samenstelling of herkomst is gekeken.

Beschikbaarheid van de technische en materiaalinformatie

De tweede verwachting is dat de onderliggende gegevens die aan het paspoort ten grondslag liggen, opvraagbaar zijn: vezelsamenstelling, herkomst, gebruikte stoffen, en de onderbouwing daarvan vanuit de fabrikant of leverancier. Dit is niet iets wat een bedrijf achteraf kan reconstrueren binnen een paar dagen als de aanlevering vanuit de toeleveringsketen niet is vastgelegd. Bedrijven die met meerdere leveranciers werken, doen er praktisch goed aan om na te gaan waar moet ik op letten bij het kiezen van een leverancier voor het productpaspoort, juist omdat de kwaliteit van deze onderliggende gegevens afhankelijk is van wat de leverancier aanlevert en hoe dat wordt vastgelegd.

Werkende toegang tot de datadrager

Een derde verwachting betreft de QR-code of andere datadrager op het product: werkt deze, en leidt die daadwerkelijk naar de juiste, actuele gegevens. Een toezichthouder kan dit ter plekke testen. Voor een bedrijf betekent dit dat er behalve inhoud ook een technisch werkende link moet zijn, tien jaar lang, ook als het product na verkoop van eigenaar wisselt. Wie dit zelf laat bouwen of hosten, moet er rekening mee houden dat een niet-functionerende link of een niet meer bijgehouden pagina evenveel vragen oproept als een geheel ontbrekend paspoort.

Correcte taal en toegankelijkheid van de gegevens

Een vierde punt waar toezicht op kan letten, is of de gegevens in een taal en vorm zijn aangeboden die de eindgebruiker of toezichthouder in het land van verkoop kan begrijpen. Dit speelt sterker bij bedrijven die in meerdere EU-landen verkopen. De vraag of het bedrijf zelf verantwoordelijk is voor de vertaling van deze gegevens, of dat dit ergens anders in de keten wordt opgepakt, is iets waar veel merken tegenaan lopen; zie hierover moet ik zelf zorgen voor vertaling van mijn productpaspoort gegevens.

Reactievermogen bij navraag

Tot slot verwacht een toezichthouder dat een bedrijf binnen een redelijke termijn kan reageren op vragen, zonder dat daarvoor eerst een intern onderzoek nodig is naar wie de gegevens ooit heeft aangeleverd. Dit vraagt om een interne verantwoordelijke of proces, ook bij kleinere organisaties waar dit vaak "erbij" wordt gedaan naast andere taken.

Waar het misgaat in de praktijk

In de praktijk ontstaan problemen zelden bij één grote fout, maar bij een stapeling van kleine onnauwkeurigheden. Een paar situaties die vaak terugkomen:

Een product wordt via meerdere kanalen verkocht — eigen webshop, marketplace, fysieke winkel — en de gegevens op het label wijken net iets af van wat in het onderliggende systeem staat, bijvoorbeeld door een oude drukpartij die nog wordt verkocht naast een nieuwe.

De QR-code op het kledingstuk verwijst naar een pagina die is verhuisd of niet meer wordt onderhouden, omdat de partij die de website beheerde niet meer actief is of de hosting is gewijzigd zonder dat de code is bijgewerkt.

Gegevens over vezelsamenstelling zijn overgenomen van de leverancier zonder verdere controle, en blijken bij een test net iets anders te liggen dan opgegeven — waarbij onduidelijk is wie in de keten de fout heeft gemaakt.

Voorraad die al langer op het schap ligt, is niet voorzien van dezelfde informatie als nieuwere partijen, waardoor binnen één winkel of webshop twee verschillende informatieniveaus naast elkaar bestaan. Dit speelt met name bij bedrijven die zich nog niet hebben verdiept in wat doe ik met voorraad kleding en textiel die er al ligt als de regels ingaan.

Retourproducten of tweedehands artikelen worden zonder nadere check opnieuw in de verkoop gezet, terwijl niet is nagegaan of de oorspronkelijke gegevens nog kloppen of nog aan het product zijn te koppelen — een vraag die aan de orde komt bij geldt het productpaspoort ook voor tweedehands kleding en retouren.

Wat u kunt vastleggen

Om op een controle voorbereid te zijn, is het praktisch om onderstaande zaken op orde te hebben, los van de vraag of een controle ooit daadwerkelijk plaatsvindt:

• Een overzicht per productlijn van welke gegevens zijn aangeleverd door welke leverancier of fabrikant, met datum en versie.
• Bewijs van de werking van de datadrager: een periodieke check dat QR-codes nog naar de juiste, actuele pagina leiden.
• Een vastgelegde afspraak met leveranciers over wie welke gegevens aanlevert en actualiseert, inclusief wat er gebeurt bij wijzigingen in samenstelling.
• Een intern aanspreekpunt of proces voor vragen van een toezichthouder, zodat niet bij iedere vraag opnieuw moet worden uitgezocht wie waarvoor verantwoordelijk was.
• Documentatie over hoe met bestaande voorraad en retouren wordt omgegaan, zeker wanneer deze naast nieuwere partijen in de verkoop blijven.

Voor bedrijven die nog moeten bepalen hoe deze stappen praktisch in te richten zijn, geeft hoe pak ik het productpaspoort voor kleding en textiel stap voor stap aan een overzicht van de volgorde waarin dit doorgaans wordt opgepakt, en biedt wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn aanknopingspunten voor wie hier nu al mee wil beginnen, ook zolang de exacte datum van de verplichting nog niet vaststaat.