jeg er grossist i tøj, hvad er mine forpligtelser vedrørende produktpasset

Hvad du konkret skal gøre

En grossist køber tøj eller tekstiler ind, normalt i store mængder, og videresælger det til butikker, andre handlende eller nogle gange direkte til store kunder. Under ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) falder denne rolle typisk under begrebet "distributør": en part, som bringer produkter ind i EU-handelskæden uden at være producent eller importør. Det er en anden position end producent eller importør, med andre forpligtelser. Den, som tvivler på, om dens egen situation snarere tæller som importør — for eksempel fordi varerne købes direkte udenfor EU — læser det nærmere udarbejdet på Er jeg importør eller producent efter ESPR?.

Hvad der forventes af dig

Kontrollere, om produktpasset findes

Artikel 30 i ESPR beskriver, at en distributør kontrollerer, om et produkt, som forordningen gælder for, ledsages af det påkrævede digitale produktpas og det tilhørende dataformat (såsom en QR-kode) og oplysninger, før produktet tilbydes. For en grossist med ti til hundrede medarbejdere betyder dette i praksis, at indkøbsafdelingen eller kvalitetskontrol ved hver nye leverandør eller kollektion kontrollerer, om der findes et pas, og ikke kun ved første forsendelse, men strukturelt, også ved genforsendelser og sæsonskift.

Ikke levere uden pas, hvor det er påkrævet

Hvor paset er obligatorisk, forventes det af en distributør, at et produkt uden paset ikke tilbydes på markedet. For en grossist betyder dette, at en leverance uden gyldigt pas kan være grund til ikke at videresælge forsendelsen, selv om det kommercielle pres for at levere er højt. Dette vedrører direkte indkøbsbetingelserne hos leverandørerne: det er fornuftigt at fastsætte på forhånd, at et pas er del af en fuldstændig leverance.

Samarbejde med markedstilsyn

Artikel 30 og 31 beskriver desuden, at en distributør og en handelsmand samarbejder med de kompetente myndigheder, blandt andet ved på anmodning at give information og dokumentation, som viser, at et produkt opfylder kravene. For en mellemstor virksomhed betyder dette, at der skal være nogen — ofte kvalitetsleder eller compliance-ansvarlig — som ved, hvor denne dokumentation ligger, og som kan reagere, når en tilsynsmyndighed anmoder om adgang.

Produkter, som ikke opfylder kravene, må ikke spredes videre

Når en distributør har grund til at antage, at et produkt ikke opfylder kravene, forventes det af vedkommende ikke at medvirke herudfra, indtil konformiteten er påvist. For en grossist kan dette betyde, at et parti holdes midlertidigt tilbage fra salget i påvente af klarhed fra producenten eller importøren.

Videregive information i værdikæden

Artikel 31 beskriver forpligtelser for forhandlere, der delvis overlapper med distributørernes forpligtelser, med fokus på at videregive korrekt information til næste led i kæden, såsom butikker eller forbrugere. For en grossist, der leverer både til butikker og til andre forhandlere, betyder det, at databæreren og de underliggende oplysninger skal forblive intakte og tilgængelige ved videresalg og ikke må gå tabt ved ompakning eller ommærkning af varer.

Hvor det går galt i praksis

En grossist overtager en partie fra en leverandør uden for EU, som selv aldrig har oprettet et paspoort, under antagelsen af, at "det nok er ordnet af nogen anden". Ingen i kæden føler sig ansvarlig, og pasportet mangler ved levering til butikken.

En grossist ompakning eller ommærker varer under et eget sortimentsnavn, hvorved den oprindelige QR-kode på emballagen forsvinder eller bliver ulæselig, uden at der tilføjes en erstatningsdatabærer.

Ved en stor ordre med flere farver og størrelser bliver pasportet kun kontrolleret på ét referenceprodukt fra kollektionen, mens hver variant kan kræve sit eget paspoort med egne oplysninger.

En grossist går ud fra, at fordi mærket på klædningsstykket er fra en kendt part, ligger ansvaret for pasportet der — uden at det er fastlagt, hvem der i praksis har oprettet pasportet, og om det faktisk er sket. Dette er særlig relevant for private label-kollektioner, hvor grossisten nogle gange selv optræder som mærkeejere uden at være bevidst om det.

Ved en anmodning fra en tilsynsmyndighed viser det sig, at ingen inden for virksomheden ved, hvor fabrikantens underliggende dokumentation er gemt, fordi den kun er blevet udvekslet pr. e-mail og ikke er blevet opbevaret centralt.

Det du kan dokumentere

• En fast procedure i indkøbsprocessen, hvor tilstedeværelsen af produktpassaportet kontrolleres, før en forsendelse accepteres, herunder hvem der udfører denne kontrol.
• Aftaler med leverandører om levering af pasportet og databæreren som en fast del af handelskontrakten, med en klar eskalering, hvis dette mangler.
• En oversigt pr. kollektion eller partie over, hvilke varianter (farve, størrelse, sammensætning), der har deres eget paspoort, og hvilke der ikke har.
• Et centralt opbevaringssted for dokumentation, der viser, at et produkt opfylder kravene, tilgængeligt for den person, der er ansvarlig for kontakt med tilsynsmyndigheder.
• En intern aftale om, hvad der sker ved ompakning, ompakking eller ommærkning, således at databæreren ikke går tabt.
• Klarhed over egen rolle i kæden: hvem der optræder som distributør, bibeholder dermed et andet ansvar end en fabrikant eller importør, og denne sondring er grundlaget for alle øvrige aftaler. Mere herom findes på Hvilke forpligtelser har en distributør eller forhandler af klæde og tekstil?.

Hvis nogen første gang har opskrevet disse aftaler, står virksomheden betydeligt stærkere ved en kontrol eller i en tvist med en leverandør end en virksomhed, der på kontroltidspunktet stadig skal finde ud af, hvem der var ansvarlig for hvad.