ich bin Großhandel in Kleidung, was sind meine Verpflichtungen beim Produktpass

Was Sie konkret tun müssen

Ein Großhandel kauft Kleidung oder Textilien ein, in der Regel in großen Mengen, und verkauft diese an Geschäfte, andere Händler oder manchmal direkt an große Abnehmer weiter. Nach der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) fällt diese Rolle normalerweise unter den Begriff "Distributor": eine Partei, die Produkte in die EU-Lieferkette bringt, ohne Hersteller oder Einführer zu sein. Das ist eine andere Position als die eines Herstellers oder Einführers, mit anderen Verpflichtungen. Wer unsicher ist, ob die eigene Situation eher als Einführer gilt — etwa weil die Waren direkt von außerhalb der EU eingekauft werden — liest dies weiter ausgeführt auf Bin ich Importeur oder Hersteller nach der ESPR?.

Was von Ihnen erwartet wird

Überprüfung, ob das Produktpass vorhanden ist

Artikel 30 der ESPR beschreibt, dass ein Distributor prüft, ob ein Produkt, auf das die Verordnung anwendbar ist, von dem erforderlichen digitalen Produktpass und dem zugehörigen Datenträger (wie einen QR-Code) und Informationen begleitet wird, bevor das Produkt angeboten wird. Für einen Großhandel mit zehn bis hundert Mitarbeitern bedeutet dies in der Praxis, dass die Einkaufsabteilung oder Qualitätskontrolle bei jedem neuen Lieferanten oder jeder neuen Kollektion prüft, ob ein Pass vorhanden ist, und dies nicht nur bei der ersten Sendung, sondern strukturell, auch bei Wiederbestellungen und Saisonwechseln.

Keine Lieferung ohne Pass, wenn dieser erforderlich ist

Wo der Pass vorgeschrieben ist, wird von einem Distributor erwartet, dass ein Produkt ohne diesen Pass nicht auf dem Markt angeboten wird. Für einen Großhandel bedeutet dies, dass eine Lieferung ohne gültigen Pass ein Grund sein kann, die Sendung nicht weiterzuverkaufen, auch wenn der kommerzielle Druck zu liefern hoch ist. Dies berührt direkt die Einkaufsbedingungen mit Lieferanten: Es ist ratsam, vorher festzuhalten, dass ein Pass Teil einer vollständigen Lieferung ist.

Zusammenarbeit mit der Marktüberwachung

Artikel 30 und 31 beschreiben darüber hinaus, dass ein Distributor und Händler mit zuständigen Behörden zusammenarbeiten, unter anderem durch Bereitstellung von Informationen und Dokumenten auf Anfrage, die belegen, dass ein Produkt den Anforderungen entspricht. Für ein mittelgroßes Unternehmen bedeutet dies, dass es jemanden geben muss — oft den Qualitätsmanager oder Compliance-Verantwortlichen —, der weiß, wo sich diese Dokumentation befindet und der reagieren kann, wenn eine Überwachungsbehörde um Einsicht bittet.

Produkte, die nicht konform sind, nicht weiter verbreiten

Wenn ein Distributor Grund hat anzunehmen, dass ein Produkt nicht den Anforderungen entspricht, wird von ihm erwartet, dass er nicht daran mitwirkt, bis die Konformität nachgewiesen ist. Für einen Großhandel kann dies bedeuten, dass eine Partie vorübergehend aus dem Verkauf genommen wird, bis der Hersteller oder Einführer Klarheit verschafft.

Informationen in der Lieferkette weitergeben

Artikel 31 beschreibt Verpflichtungen für Händler, die sich teilweise mit denen von Distributoren überschneiden, mit einem Fokus auf die Weitergabe korrekter Informationen an nachfolgende Parteien in der Lieferkette, wie Einzelhandelgeschäfte oder Verbraucher. Für einen Großhandel, der sowohl an Einzelhandelgeschäfte als auch an andere Händler liefert, bedeutet dies, dass der Datenträger und die zugrunde liegenden Informationen beim Weiterverkauf intakt und zugänglich bleiben müssen und nicht versehentlich beim Umpacken oder Neukennzeichnen von Waren verloren gehen dürfen.

Wo es in der Praxis schiefgehen kann

Ein Großhandel übernimmt eine Charge von einem Lieferanten außerhalb der EU, der selbst nie ein Passierschein erstellt hat, in der Annahme, dass "das von jemandem anderem geregelt werden wird". Niemand in der Kette fühlt sich verantwortlich, und das Passierschein fehlt bei der Lieferung an das Einzelhandelgeschäft.

Ein Großhandel packt Waren neu oder kennzeichnet sie unter einem eigenen Sortimentsnamen neu, wodurch der ursprüngliche QR-Code auf der Verpackung verschwindet oder unlesbar wird, ohne dass ein ersetzender Datenträger hinzugefügt wird.

Bei einer großen Bestellung mit mehreren Farben und Größen wird das Passierschein nur an einem Referenzprodukt aus der Kollektion überprüft, während jede Variante ein eigenes Passierschein mit eigenen Daten erfordern kann.

Ein Großhandel geht davon aus, dass die Verantwortung für das Passierschein beim Hersteller der bekannten Partei liegt, weil die Marke auf dem Kleidungsstück von dieser Partei stammt — ohne dass festgelegt ist, wer in der Praxis das Passierschein erstellt hat und ob dies tatsächlich geschehen ist. Dies spielt stark bei Private-Label-Kollektionenmit, wo der Großhandel manchmal selbst als Eigentümer der Marke auftritt, ohne sich dessen bewusst zu sein.

Bei einer Anfrage eines Aufsichtsbehörde stellt sich heraus, dass niemand innerhalb des Unternehmens weiß, wo die zugrunde liegende Dokumentation des Herstellers gespeichert ist, weil diese nur per E-Mail ausgetauscht wurde und nicht zentral aufbewahrt wurde.

Was Sie dokumentieren können

• Ein festes Verfahren im Einkaufsprozess, bei dem die Anwesenheit des Produktpassierscheins überprüft wird, bevor eine Sendung akzeptiert wird, einschließlich wer diese Überprüfung durchführt.
• Vereinbarungen mit Lieferanten über die Lieferung des Passierscheins und des Datenträgers als fester Bestandteil des Handelsvertrages, mit einer klaren Eskalation, falls dies fehlt.
• Eine Übersicht pro Kollektion oder Charge darüber, welche Varianten (Farbe, Größe, Zusammensetzung) ein eigenes Passierschein haben und welche nicht.
• Eine zentrale Ablage für Dokumentation, die nachweist, dass ein Produkt den Anforderungen entspricht, zugänglich für die Person, die für den Kontakt mit Aufsichtsbehörden verantwortlich ist.
• Eine interne Vereinbarung darüber, was beim Umpacken, Umpakken oder Neukennzeichnen geschieht, damit der Datenträger nicht verloren geht.
• Klarheit über die eigene Rolle in der Lieferkette: wer als Distributor auftritt, behält damit eine andere Verantwortung als ein Hersteller oder Importeur, und dieser Unterschied ist die Grundlage für alle anderen Vereinbarungen. Mehr dazu befindet sich auf Welche Verpflichtungen hat ein Distributor oder Händler von Bekleidung und Textilien?.

Wer diese Vereinbarungen einmal schriftlich festgehalten hat, steht bei einer Kontrolle oder bei einem Rechtsstreit mit einem Lieferanten erheblich besser da als ein Unternehmen, das in der Situation selbst noch herausfinden muss, wer wofür verantwortlich war.