je suis grossiste en vêtements, quelles sont mes obligations concernant le passeport produit

Ce que vous devez faire concrètement

Un grossiste achète des vêtements ou des textiles, généralement en grands volumes, et les revend à des magasins, d'autres commerçants ou parfois directement à de gros clients. Selon l'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781), ce rôle relève généralement de la notion de « distributeur » : une partie qui met des produits dans la chaîne commerciale de l'UE sans être le fabricant ou l'importateur. Il s'agit d'une position différente de celle du fabricant ou de l'importateur, avec d'autres obligations. Celui qui doute que sa situation soit plutôt celle d'un importateur — par exemple parce que les marchandises sont achetées directement en dehors de l'UE — trouvera cela développé davantage sur Suis-je un importateur ou un fabricant selon le ESPR ?.

Ce qu'on attend de vous

Vérifier que le passeport produit existe

L'article 30 de l'ESPR décrit qu'un distributeur vérifie qu'un produit auquel le règlement s'applique est accompagné du passeport numérique produit requis et du support de données correspondant (comme un code QR) et des informations, avant que le produit ne soit proposé. Pour un grossiste employant dix à cent salariés, cela signifie en pratique que le département d'approvisionnement ou le contrôle de qualité vérifie auprès de chaque nouveau fournisseur ou collection si un passeport est présent, et non seulement à la première livraison, mais de manière structurelle, aussi lors des recommandes et des changements de saison.

Ne pas livrer sans passeport là où cela est requis

Lorsque le passeport est obligatoire, il est attendu d'un distributeur qu'un produit sans ce passeport ne soit pas proposé sur le marché. Pour un grossiste, cela signifie qu'une livraison sans passeport valide peut être une raison de ne pas revendre l'expédition, même si la pression commerciale pour livrer est forte. Cela touche directement les conditions d'achat avec les fournisseurs : il est judicieux de convenir d'avance qu'un passeport fait partie d'une livraison complète.

Coopérer avec la surveillance du marché

Les articles 30 et 31 décrivent en outre qu'un distributeur et un commerçant coopèrent avec les autorités compétentes, notamment en fournissant sur demande les informations et la documentation démontrant qu'un produit satisfait aux exigences. Pour une entreprise de taille moyenne, cela signifie qu'il doit y avoir quelqu'un — souvent le responsable de la qualité ou le responsable de la conformité — qui sait où se trouvent ces documents et qui peut réagir si une autorité de surveillance demande un accès.

Ne pas distribuer davantage les produits qui ne sont pas conformes

Lorsqu'un distributeur a des raisons de penser qu'un produit ne satisfait pas aux exigences, il est attendu de celui-ci de ne pas y participer tant que la conformité n'a pas été démontrée. Pour un grossiste, cela peut signifier qu'un lot est temporairement retiré de la vente en attente de clarification de la part du fabricant ou de l'importateur.

Transmettre les informations dans la chaîne

L'article 31 décrit les obligations pour les distributeurs qui chevauchent partiellement celles des fournisseurs, en mettant l'accent sur la transmission d'informations correctes aux parties suivantes de la chaîne, telles que les magasins ou les consommateurs. Pour un grossiste qui livre à la fois aux magasins et à d'autres distributeurs, cela signifie que le vecteur de données et les informations sous-jacentes doivent rester intacts et accessibles lors de la revente, et ne doivent pas être accidentellement perdus lors du remballage ou du réétiquetage des marchandises.

Où cela pose problème en pratique

Un grossiste reprend un lot d'un fournisseur situé en dehors de l'UE qui n'a lui-même jamais créé de passeport, en supposant que « quelqu'un d'autre s'en chargera ». Personne dans la chaîne ne se sent responsable, et le passeport est absent à la livraison au magasin.

Un grossiste repackage ou réétiquette des marchandises sous un nom d'assortiment propre, ce qui fait disparaître ou rend illisible le code QR original sur l'emballage, sans qu'un vecteur de données de remplacement ne soit ajouté.

Pour une grande commande avec plusieurs couleurs et tailles, le passeport n'est vérifié que sur un produit de référence de la collection, alors que chaque variante peut exiger son propre passeport avec des données spécifiques.

Un grossiste suppose que, parce que la marque sur le vêtement provient d'une partie connue, la responsabilité du passeport incombe à cette partie — sans qu'il soit établi qui a pratiquement créé le passeport et si cela s'est réellement produit. Cela joue fortement chez collections en marque personnalisée, où le grossiste agit parfois lui-même en tant que propriétaire de la marque sans s'en rendre compte.

Lorsqu'un organisme de contrôle fait une demande, il s'avère que personne au sein de l'entreprise ne sait où la documentation sous-jacente du fabricant est stockée, car elle n'a été échangée que par courrier électronique et n'a pas été conservée de manière centralisée.

Ce que vous pouvez documenter

• Une procédure régulière dans le processus d'approvisionnement vérifiant la présence du passeport du produit avant qu'un envoi ne soit accepté, y compris qui effectue ce contrôle.
• Des accords avec les fournisseurs concernant la livraison du passeport et du vecteur de données comme élément fixe de l'accord commercial, avec une escalade claire en cas d'absence.
• Un aperçu par collection ou lot des variantes (couleur, taille, composition) qui disposent d'un passeport propre et lesquelles ne l'ont pas.
• Un référentiel central pour la documentation démontrant qu'un produit satisfait aux exigences, accessible à la personne responsable du contact avec les autorités de surveillance.
• Un accord interne sur ce qui se passe en cas de réemballage, de remballage ou de réétiquetage, afin que le support de données ne soit pas perdu.
• Clarté sur son propre rôle dans la chaîne : qui agit en tant que distributeur conserve une responsabilité différente de celle d'un fabricant ou d'un importateur, et cette distinction est la base de tous les autres accords. Plus d'informations à ce sujet se trouvent sur Quelles sont les obligations d'un distributeur ou d'un commerçant de vêtements et de textiles ?.

Une fois ces accords mis par écrit, une entreprise est en position beaucoup plus forte lors d'un contrôle ou en cas de différend avec un fournisseur qu'une entreprise qui doit encore clarifier à ce moment qui est responsable de quoi.