Om ditt företag redan under längre tid marknadsför kläder eller textilier, har du nästan säkert redan ett dossier som är relaterat till produktsäkerhet. Tänk på en teknisk fil, en försäljningsintyg, testrapporter från ett laboratorium eller säkerhetsdatablad för kemikalier som används. En del av dessa dokument innehåller faktiskt data som även förekommer i textilpasset, till exempel fibersammansättning, ursprung till material eller de färgämnen som används.
Den detalj som spelar störst roll här är att ett produktsäkerhetsdossier och ett textilpass upprättats med olika syften. Det första är gjort för att visa att en produkt är säker vid normal användning. Det andra är gjort för att göra ursprung, sammansättning och cirkularitet för en artikel spårbar. Samma källdata kan förekomma i båda, men ofta på en annan detaljnivå, för en annan enhet, eller kopplad till en annan produktlinje än det specifika artikelnummer som passet frågar om.
Vilka dokument som ofta redan finns
För de flesta företag som redan några år säljer textilier finns det en teknisk fil som byggts upp enligt den allmänna produktsäkerhetförordningen. Den innehåller vanligtvis ett försäljningsintyg, testrapporter från ett laboratorium eller ett anmält organ, och ibland ett säkerhetsdatablad för kemisk finish. Dessutom levererar tillverkare ofta redan certifikat angående fibersammansättning eller ursprungsland, till exempel för tull- eller märkningsändamål. Alla dessa dokument är en bra utgångspunkt för att se vilka data som redan finns någonstans i din organisation eller hos din leverantör.
Där det inte passar ihop
Anpassningen misslyckas ofta på detaljnivå. En testrapport om brandskydd ger ett resultat av godkänd eller inte godkänd, men inget exakt procenttal för fibersammansättning. Ett ursprungscertifikat från leverantören nämner ibland bara landet, medan passet möjligen frågar efter den specifika produktionsplatsen. Och ett säkerhetsdossier är ofta upprättat per produktlinje eller kollektion, medan passet måste stämma per artikel eller till och med per batch. Det är inte fel i de befintliga dokumenten; de är helt enkelt gjorda för något annat. Den som kartlägger den skillnaden tidigt förhindrar att det senare visar sig att ett till synes komplett dossier ändå har luckor.
Vad man gör med den skillnaden
Det är värdefullt att för varje data som förordningen frågar efter kontrollera om ett befintligt dokument innehåller den data, och på rätt detaljnivå. Saknas något är det ofta enklare att få det från leverantören än att senare rekonstruera det. Den som har flera leverantörer märker dessutom att det ena företaget redan levererar denna typ av data strukturerat och det andra ännu inte. En beskrivning av vad en aktör i detta sammanhang faktiskt måste dokumentera finns beskriven i kunskapsbanken med förklaringar per ämne». Där förklaras också hur begreppet aktör förhåller sig till varumärke, importör och tillverkare.
Vem som slutligen bedömer om det stämmer
Om ett befintligt dokument faktiskt är tillräckligt som underlag för passet är det i slutändan upp till den behörig tillsynsmyndighet att bedöma, inte en mjukvarusleverantör eller tjänsteleverantör. För den egna situationen rekommenderas det att klara detta med en jurist eller tillsynsmyndigheten, särskilt när dossier från flera länder kombineras. Det är dock användbart att i förväg veta varifrån förordningen själv härstammar och hur den är uppbyggd; det kan hittas via en förklaring av varifrån informationen kommer.
Den som vill se vilka dokument som sannolikt redan finns för sitt eget sortiment och vilka som saknas kan snabbast fråga sina egna leverantörer, eller först få en indikation på sin egen situation i ett par frågor. För företag som är osäkra på om ett specifikt dokument redan uppfyller kraven finns en översikt över vanliga frågor på sidan med vanliga frågor. Den kostnadsfria snabbsökningen ger en första vägledning på några minuter, utan att ett konto krävs för det.