Det vanligaste misstaget när man fastställer vem som är leverantören är att företag tilldelar rollen baserat på vem som är mest synlig för konsumenten — vanligtvis märket på etiketten — istället för baserat på vad förordningen faktiskt fastställer. Den som för produkten in på EU-marknaden, den som får den tillverkad och den som säljer den under eget namn är tre olika positioner som inte automatiskt sammanfaller med vem som har det mest kända namnet.
Följden av denna förvirring är konkret: ett produktpass som ingen sammanställer eftersom alla trodde att någon annan var ansvarig för det, eller omvänt två parter som båda tror att de är leverantörer och oberoende av varandra levererar uppgifter. Båda situationerna resulterar i ett icke-funktionellt produktpass, och båda kan undvikas med en halvtimmes förberedande samtal.
Varför detta misstag är så vanligt
I praktiken för små och medelstora företag blandas rollerna samman. En importör får klädnader tillverkade i en fabrik utanför EU, säljer under eget märkesnamn och levererar till en butikskedja som presenterar det som sin egen kollektion. Vilken av dessa tre är då ansvarig för produktpasset? Förordningen skiljer mellan roller som tillverkare, importör, bemyndigad representant och distributör, och kopplar förpliktelser till dessa. Denna indelning är inte densamma som rollfördelningen i ett handelskontrakt, och inte heller densamma som vem som är mest igenkännlig som försäljande part.
Vid private label spelar detta än mer explicit in. En beställare som får en kollektion tillverkad och säljer den under eget namn antar ibland att rollen automatiskt stannar hos tillverkaren eller importören. Det är ett antagande, inget etablerat faktum. Vem exakt som fyller vilken roll beror på den faktiska situationen och är beskriven i själva förordningen; den som är osäker om sin egen position gör klokt i att kontrollera det med en jurist eller den behöriga tillsynsmyndigheten. En första orientering om begreppen finns i kunskapsbanken med rollerna samlade.
Vad som går fel när rollen inte är fastställd
Om ingen part i en försörjningskedja skriftligt har fastställt vem som fyller leverantörsrollen uppstår två återkommande problem. Det första är ett saknade produktpass: varje part antar att en annan levererar uppgifterna, och ingen gör det. Det andra är dubbelarbete: två parter levererar oberoende av varandra uppgifter, med risk för motsägande information om samma artikel. Båda situationerna är mer opraktiska att åtgärda i efterhand än att förebygga i förväg.
Dessutom har rollfördelningen även konsekvenser utanför själva produktpasset. Samma fråga — vem är ansvarig för vad som kommer på marknaden — spelar nämligen även en roll vid produktsäkerhet, och tillsynsmyndigheter ser på den faktiska rollen under en inspektion, inte på vem som står på fakturan. En roll som väl är vald för produktpasset hjälper därför även till med andra redan befintliga förpliktelser.
Hur ni fastställer rollen på rätt sätt
Kärnan i lösningen är enkelt formulerad, även om genomförandet ibland är svårare: fastställ vem som fyller vilken roll, och gör det skriftligt, per produktlinje eller per leverantör om situationen skiljer sig åt per samarbete. Det behöver inte vara komplicerat — ett kort stycke i inköpskontraktet som anger vem som levererar uppgifter för produktpasset och vem som kontrollerar dem förebygger redan mycket förvirring. För företag som säljer via flera kanaler eller i flera EU-länder är det extra viktigt att gå igenom detta per samarbete, eftersom den faktiska situationen kan variera per partner.
Ett bra första steg är att avgöra var ditt företag sannolikt står i försörjningskedjan innan du för det samtalet med leverantörer eller köpare. Med ett par frågor som beskriver er situation får ni en indikation, kostnadsfritt och utan bindning. Svar på vanliga oklarheter om roller och ansvar är samlade vid frågor som andra företagare ställde till oss.
När en gång vet vilken roll som gäller kan man också bättre bedöma vilka uppgifter som behövs och från vem de ska komma. Det sparar tid när passet ska sammanställas själv, och förhindrar att ni senare måste begära uppgifter från en part som inte är förberedd på det. Mer om hur dessa uppgifter hittar sin väg till passet läser ni vid förklaringen av hur informationen uppkommer.
Inget av ovanstående är ett uttalande om er specifika situation: den faktiska rollfördelningen i en kedja kan variera per samarbete, och förordningen själv förblir utgångspunkten. Vid osäkerhet är en jurist eller behörig tillsynsmyndighet den lämpliga parten för att bedöma det.
Vill ni först få ett intryck innan ni för det samtalet? Den kostnadsfria snabbscanningen ger i några minuter en första riktning, och kunskapsbanken hjälper till med att ytterligare reda ut de begrepp som är relevanta för er verksamhet.