El error más frecuente al determinar quién es el responsable del producto es que las empresas asignan el papel basándose en quién es más visible para el consumidor —normalmente la marca en la etiqueta— en lugar de basarse en lo que la norma realmente establece. Quién pone el producto en el mercado de la UE, quién lo fabrica, y quién lo vende bajo nombre propio, son tres posiciones distintas que no coinciden automáticamente con quién tiene el nombre más conocido.
La consecuencia de esta confusión es concreta: un pasaporte que nadie elabora porque todos creen que otro es responsable, o precisamente dos partes que ambas creen que son responsables del producto y envían datos de forma independiente. Ninguna de las dos situaciones genera un pasaporte funcional, y ambas se pueden evitar con media hora de consulta previa.
Por qué este error es tan frecuente
En la práctica de las pequeñas y medianas empresas, los papeles se solapan. Un importador encarga la producción de prendas a una fábrica fuera de la UE, vende bajo su propia marca, y suministra a una cadena de tiendas que lo presenta como su propia colección. ¿Cuál de estos tres es entonces responsable del pasaporte del producto? La norma distingue papeles como fabricante, importador, mandatario y distribuidor, y asigna obligaciones a cada uno. Esta clasificación no es la misma que la división de papeles que figura en un contrato comercial, ni tampoco la que determina quién es reconocible como parte vendedora.
En marca de distribuidor esto es aún más explícito. Un solicitante que encarga una colección y la vende bajo su propio nombre a veces asume que el papel se mantiene automáticamente con el fabricante o el importador. Esto es una suposición, no un hecho establecido. Quién desempeña exactamente cada papel depende de la situación real y está descrito en la propia norma; quién tenga dudas sobre su propia posición, haría bien en consultarlo con un abogado o con la autoridad competente. Una primera orientación sobre los conceptos se encuentra en el banco de conocimientos con los papeles relacionados.
Qué sale mal si no se ha definido el papel
Si dentro de una cadena nadie ha dejado constancia por escrito de quién desempeña el papel de responsable del producto, surgen dos problemas recurrentes. El primero es un pasaporte que falta: cada parte asume que otro proporciona los datos, y nadie lo hace. El segundo es trabajo duplicado: dos partes proporcionan datos de forma independiente, con riesgo de información contradictoria sobre el mismo artículo. Ambas situaciones son más difíciles de resolver después que de prevenir antes.
A ello se añade que la distribución de papeles también tiene consecuencias fuera del pasaporte en sí. La misma pregunta —quién es responsable de lo que llega al mercado— también se plantea en cuanto a la seguridad de los productos, y cuando las autoridades de control realizan una inspección, examinan el papel real, no quién aparece en la factura. Un papel que se ha elegido bien para el pasaporte también ayuda con otras obligaciones que ya existían.
Cómo se define correctamente el papel
El núcleo de la solución es simple de formular, aunque a veces la aplicación sea más difícil: defina quién desempeña cada papel, y hágalo por escrito, por línea de producto o por proveedor si la situación varía según la cooperación. No tiene que ser complicado —un breve párrafo en el contrato de compra que indique quién proporciona los datos para el pasaporte y quién los verifica, ya evita mucha confusión. Para las empresas que venden a través de múltiples canales o en varios países de la UE, es especialmente importante revisar esto por cooperación, porque la situación real puede variar según el socio.
Un buen primer paso es determinar dónde está probablemente su empresa en la cadena, antes de mantener esa conversación con proveedores o clientes. Con un par de preguntas que muestren su situación recibirá una indicación, de forma gratuita y sin compromiso. Las respuestas a las confusiones más frecuentes sobre funciones y responsabilidades se encuentran recopiladas en preguntas que otros empresarios nos formularon.
Una vez que se sabe qué función es aplicable, también se puede evaluar mejor qué datos son necesarios y de quién deben proceder. Esto ahorra tiempo en la compilación del pasaporte en sí, y evita que posteriormente tenga que solicitar datos a una parte que no estaba preparada para ello. Más información sobre cómo esos datos llegan al pasaporte puede leerla en la explicación sobre cómo se genera la información.
Ninguno de lo anterior es una declaración sobre su situación específica: la distribución real de funciones en una cadena puede variar según la colaboración, y la verordening en sí sigue siendo el punto de referencia. En caso de duda, un abogado o la autoridad competente de vigilancia es la parte indicada para evaluarlo.
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