L'erreur la plus courante lors de la détermination de l'identité du responsable de la mise sur le marché est que les entreprises attribuent le rôle en fonction de qui est le plus visible auprès du consommateur — généralement la marque sur l'étiquette — plutôt que sur la base de ce que le règlement établit réellement. Celui qui met le produit sur le marché de l'UE, celui qui le fait fabriquer, et celui qui le vend sous son propre nom sont trois positions différentes qui ne correspondent pas automatiquement à celui qui porte le nom le plus connu.
La conséquence de cette confusion est concrète : un passeport qu'aucun ne prépare parce que chacun pensait qu'un autre en était responsable, ou au contraire deux parties qui pensent toutes les deux être le responsable de la mise sur le marché et qui fournissent des données indépendamment l'une de l'autre. Ces deux situations ne produisent pas de passeport fonctionnel, et toutes deux peuvent être évitées en ayant une conversation préalable d'une demi-heure.
Pourquoi cette erreur est si fréquente
Dans la pratique des PME, les rôles se chevauchent. Un importateur fait produire des vêtements dans une usine en dehors de l'UE, vend sous sa propre marque, et livre à une chaîne de magasins qui le présente à nouveau comme sa propre collection. Lequel de ces trois est alors responsable du passeport produit? Le règlement distingue des rôles tels que fabricant, importateur, mandataire et distributeur, et y associe des obligations. Cette classification n'est pas identique à la répartition des rôles figurant dans un contrat commercial, et n'est pas non plus la même que celle de la partie vendeuse la plus reconnaissable.
Pour la marque de distributeur, cela se joue de manière encore plus explicite. Un donneur d'ordre qui fait fabriquer une collection et la vend sous son propre nom suppose parfois que le rôle reste naturellement chez le fabricant ou l'importateur. Il s'agit d'une hypothèse, pas d'un fait établi. Qui remplit exactement quel rôle dépend de la situation réelle et est décrit dans le règlement lui-même; quiconque doute de sa propre position ferait bien de le vérifier auprès d'un juriste ou de l'autorité de contrôle compétente. Une première orientation sur les notions se trouve dans la base de connaissances avec les rôles énumérés.
Ce qui se passe mal si le rôle n'a pas été établi
Si au sein d'une chaîne personne n'a établi par écrit qui remplit le rôle de responsable de la mise sur le marché, deux problèmes récurrents se posent. Le premier est un passeport manquant : chaque partie suppose qu'une autre fournit les données, et personne ne le fait. Le second est le travail en double : deux parties fournissent indépendamment l'une de l'autre des données, avec le risque d'informations contradictoires sur le même article. Ces deux situations sont plus ennuyeuses à corriger après coup qu'à prévenir d'avance.
De plus, la répartition des rôles a également des conséquences en dehors du passeport lui-même. La même question — qui est responsable de ce qui est mis sur le marché — se pose également en matière de sécurité des produits, et les autorités de contrôle regardent le rôle réel lors d'une inspection, pas qui figure sur la facture. Un rôle qui a été bien choisi pour le passeport aide donc aussi pour les autres obligations qui existaient déjà.
Comment vous établissez bien le rôle
Le cœur de la solution est simple à formuler, même si la mise en œuvre est parfois plus difficile : établissez qui remplit quel rôle, et faites-le par écrit, par gamme de produits ou par fournisseur si la situation diffère selon la collaboration. Cela n'a pas besoin d'être compliqué — un court paragraphe dans le contrat d'achat indiquant qui fournit les données du passeport et qui les vérifie, évite déjà beaucoup de confusion. Pour les entreprises qui vendent via plusieurs canaux ou dans plusieurs pays de l'UE, il est particulièrement important de vérifier cela pour chaque collaboration, car la situation réelle peut différer selon le partenaire.
Une bonne première étape est de déterminer où votre entreprise se situe probablement dans la chaîne, avant d'avoir cette conversation avec les fournisseurs ou les clients. Avec quelques questions qui vous permettront de voir votre situation plus clair vous recevrez une indication, gratuitement et sans engagement. Les réponses aux malentendus les plus courants concernant les rôles et les responsabilités sont rassemblées dans la rubrique les questions que d'autres entrepreneurs nous ont posées.
Une fois qu'on sait quel rôle s'applique, on peut mieux évaluer quelles données sont nécessaires et de qui elles doivent provenir. Cela fait gagner du temps lors de l'assemblage du passeport lui-même, et évite que vous ayez à demander des données après coup à une partie qui n'y était pas préparée. Pour en savoir plus sur la manière dont ces données parviennent au passeport, consultez la rubrique l'explication sur la manière dont l'information est élaborée.
Aucune de ce qui précède n'est un jugement sur votre situation spécifique : la répartition réelle des rôles dans une chaîne peut varier selon la collaboration, et le règlement lui-même reste le point de départ. En cas de doute, un juriste ou l'autorité compétente est la partie indiquée pour en juger.
Vous souhaitez d'abord vous faire une idée avant d'engager cette conversation ? Le diagnostic rapide gratuit vous donne une première orientation en quelques minutes, et la base de connaissances vous aide à mieux comprendre les concepts pertinents pour votre entreprise.