Najczęstszym błędem przy ustalaniu tożsamości dostawcy jest przypisanie roli przez przedsiębiorstwa na podstawie tego, kto jest najbardziej widoczny dla konsumenta — zwykle marka na etykiecie — zamiast na podstawie tego, co rzeczywiście określa rozporządzenie. Osoba, która wprowadza produkt na rynek UE, osoba, która zleca jego wytworzenie, oraz osoba, która sprzedaje go pod własną nazwą, to trzy różne pozycje, które niekoniecznie zbiegają się z posiadaczem najsłynniejszej nazwy.
Skutkiem tego zamieszania jest fakt: paszport, którego nikt nie sporządza, ponieważ wszyscy uważali, że inny za to odpowiada, albo dokładnie dwie strony, które obie uważają się za dostawcę i niezależnie od siebie dostarczają dane. Obie sytuacje nie dają działającego paszportu, a obie można uniknąć poprzez pół godziny wcześniejszych konsultacji.
Dlaczego ten błąd występuje tak często
W praktyce małych i średnich przedsiębiorstw role się przenikają. Importer zleca produkcję odzieży w fabryce spoza UE, sprzedaje pod własną nazwą marki i dostarcza sieć handlową, która prezentuje ją jako własną kolekcję. Która z tych trzech stron jest odpowiedzialna za paszport produktu? Rozporządzenie rozróżnia role takie jak producent, importer, upoważniony przedstawiciel i dystrybutor, i wiąże z nimi zobowiązania. Ten podział nie jest taki sam jak podział ról określony w umowie handlowej, i też nie jest taki sam jak posiadanie najbardziej rozpoznawalnej pozycji jako strona sprzedająca.
W przypadku private label jest to jeszcze bardziej wyraźne. Zamawiający, który zleca wytworzenie kolekcji i sprzedaje ją pod własną nazwą, czasami założy, że rola automatycznie pozostaje u producenta lub importera. Jest to założenie, nie ustalony fakt. To, kto dokładnie pełni jaką rolę, zależy od rzeczywistej sytuacji i jest opisane w samym rozporządzeniu; kto wątpi w swoją pozycję, robi dobrze, pytając o to prawnika lub właściwego organu nadzoru. Pierwsze zaznajomienie się z pojęciami znajdziesz w bazie wiedzy z ułożonymi rolami.
Co się psuje, gdy rola nie została ustalona
Jeśli w ramach łańcucha nikt na piśmie nie ustalił, kto pełni rolę dostawcy, pojawiają się dwa powtarzające się problemy. Pierwszy to brakujący paszport: każda strona założy, że inna dostarcza dane, i nikt tego nie robi. Drugi to zduplikowana praca: dwie strony niezależnie od siebie dostarczają dane, z możliwością sprzecznych informacji o tym samym artykule. Obie sytuacje są bardziej kłopotliwe do naprawy na etapie późniejszym niż do uniknięcia na etapie wcześniejszym.
Ponadto podział ról ma również konsekwencje poza samym paszportem. To samo pytanie — kto odpowiada za to, co trafia na rynek — pojawia się bowiem również w kwestii bezpieczeństwa produktu, a organy nadzoru w trakcie kontroli patrzą na rzeczywistą rolę, a nie na to, kto jest na fakturze. Rola, która została dobrze wybrana dla paszportu, pomaga zatem również w przypadku innych zobowiązań, które już istniały.
Jak prawidłowo ustalić rolę
Istota rozwiązania można sformułować w prosty sposób, choć wdrożenie czasami jest trudniejsze: ustal, kto pełni jaką rolę, i zrób to na piśmie, dla każdej linii produktów lub dla każdego dostawcy, jeśli sytuacja różni się w zależności od współpracy. Nie musi to być skomplikowane — krótki akapit w umowie zakupu, w którym określisz, kto dostarcza dane dla paszportu i kto je sprawdza, już zapobiega dużemu zamieszaniu. W przypadku przedsiębiorstw sprzedających przez wiele kanałów lub w wielu krajach UE, warto dodatkową uwagę poświęcić temu, aby przeglądnąć to dla każdej współpracy, ponieważ rzeczywista sytuacja może się różnić w zależności od partnera.
Dobrym pierwszym krokiem jest ustalenie, gdzie Twoje przedsiębiorstwo prawdopodobnie znajduje się w łańcuchu, zanim przeprowadzisz tę rozmowę z dostawcami lub odbiorcami. Z kilka pytań, które naświetlą Waszą sytuację otrzymają Państwo wskazanie, bezpłatnie i bez zobowiązań. Odpowiedzi na częste niejasności dotyczące ról i odpowiedzialności zostały zebrane na stronie pytania, które inni przedsiębiorcy nam zadawali.
Gdy przedsiębiorca raz już wie, która rola ma zastosowanie, może lepiej ocenić, jakie dane są potrzebne i od kogo muszą pochodzić. To oszczędza czas przy samym opracowaniu paszportu i zapobiega temu, że będzie Państwo musiał prosić o dane od strony, która na to nie jest przygotowana. Więcej informacji na temat tego, jak dane trafiają do paszportu, można znaleźć na stronie wyjaśnienie, jak powstaje informacja.
Żadne z powyższych nie stanowi opinii na temat Waszej konkretnej sytuacji: faktyczny podział ról w łańcuchu może się różnić w zależności od współpracy, a sama rozporządzenie pozostaje punktem odniesienia. W razie wątpliwości właściwą stroną do oceny tego są prawnik lub właściwy organ nadzoru.
Chcielibyście najpierw sami zorientować się, zanim odbędziecie tę rozmowę? Bezpłatne szybkie skanowanie daje w kilka minut pierwsze wskazanie, a baza wiedzy pomaga w dalszym wyjaśnianiu pojęć istotnych dla Waszego przedsiębiorstwa.