Den mest almindelige fejl ved fastlæggelsen af, hvem der er leverandøren, er, at virksomheder tildeler rollen på basis af, hvem der er mest synlig for forbrugeren — normalt mærket på etiketten — i stedet for på basis af, hvad forordningen faktisk fastlægger. Hvem der bringer produktet på EU-markedet, hvem der lader det fremstille, og hvem der sælger det under eget navn, er tre forskellige positioner, som ikke automatisk falder sammen med, hvem der har det mest kendte navn.
Konsekvensen af denne forvirring er konkret: et paspoort, som ingen samler, fordi alle troede, at en anden var ansvarlig for det, eller omvendt to parter, som begge tror, de er leverandøren, og som uafhængigt af hinanden leverer oplysninger. Begge situationer resulterer i et paspoort, der ikke fungerer, og begge kan undgås med en halv times forudgående drøftelse.
Hvorfor denne fejl forekommer så ofte
I praksis med små og mellemstore virksomheder blandes roller. En importør lader tøj fremstille i en fabrik uden for EU, sælger under eget mærkenavn og leverer til en forhandlerkæde, som præsenterer det som egen kollektion. Hvilken af disse tre er så ansvarlig for produktpasssportet? Forordningen skelner mellem roller som fabrikant, importør, bemyndiget repræsentant og distributør og knytter forpligtelser til disse. Denne inddeling er ikke den samme som de roller, der står i en handelskontrakt, og heller ikke den samme som, hvem der er mest genkendeligt som sælgende part.
Ved private label spiller dette endnu mere eksplicit. En ordregiver, som lader en kollektion fremstille og sælger den under eget navn, går nogle gange ud fra, at rollen automatisk bliver hos fabrikanten eller importøren. Det er en antagelse, ikke en fastslået kendsgerning. Hvem der præcist udfylder hvilken rolle, afhænger af den faktiske situation og er beskrevet i forordningen selv; hvis man er i tvivl om sin egen position, gør man klogt i at spørge en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed. En første orientering om begreberne finder du i videnbanken med rollerne på række.
Hvad der går galt, hvis rollen ikke er fastlagt
Hvis ingen inden for en kæde skriftligt har fastlagt, hvem der udfylder rollen som leverandør, opstår der to tilbagevendende problemer. Det første er et manglende paspoort: hver part går ud fra, at en anden leverer oplysningerne, og ingen gør det. Det andet er dobbelt arbejde: to parter leverer uafhængigt af hinanden oplysninger, med risiko for modstridende informationer om samme artikel. Begge situationer er mere besværlige at rette efterfølgende end at undgå på forhånd.
Derudover har rollefordelingen også konsekvenser uden for selve passet. Det samme spørgsmål — hvem er ansvarlig for, hvad der kommer på markedet — spiller nemlig også ind på produktsikkerhed, og tilsynsmyndigheder ser ved en kontrol på den faktiske rolle, ikke på, hvem der står på fakturaen. En rolle, der er velovervejet for passet, hjælper også med andre forpligtelser, der allerede fandtes.
Sådan fastlægger du rollen korrekt
Essensen af løsningen kan formuleres enkelt, selvom gennemførelsen nogle gange er sværere: fastlæg, hvem der udfylder hvilken rolle, og gør det skriftligt, pr. produktlinje eller pr. leverandør, hvis situationen varierer pr. samarbejde. Det skal ikke være kompliceret — et kort afsnit i indkøbskontrakten, der fastlægger, hvem der leverer oplysningerne til passet, og hvem der kontrollerer dem, undgår allerede meget uklarhed. For virksomheder, der sælger gennem flere kanaler eller i flere EU-lande, er det særlig vigtigt at gå gennem dette pr. samarbejde, fordi den faktiske situation kan variere pr. partner.
Et godt første skridt er at fastlægge, hvor din virksomhed formodenlig befinder sig i kæden, før du fører den samtale med leverandører eller kunder. Med et par spørgsmål, der belyser din situation får du en indikation, gratis og uden forpligtelse. Svar på hyppigt stillede uklarheder om roller og ansvar er samlet på spørgsmål som andre virksomhedsledere stillede til os.
Når man først ved, hvilken rolle der gælder, kan man også bedre vurdere, hvilke data der er nødvendige, og hvem de skal komme fra. Det sparer tid ved samlingen af passet selv og forhindrer, at du efterfølgende må anmode om data hos en part, der ikke er forberedt på det. Læs mere om, hvordan disse data finder vej til passet, under forklaringen på, hvordan oplysningerne skabes.
Intet af ovenstående er en udtalelse om din specifikke situation: den faktiske rollefordeling i en kæde kan variere fra samarbejde til samarbejde, og forordningen selv forbliver udgangspunktet. I tilfælde af tvivl er en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed den rigtige part til at vurdere det.
Vil du først få et indtryk selv, før du fører den samtale? Quick-scanen gratis giver retning på få minutter, og videnbanken hjælper med at udrede de begreber, der er relevante for din virksomhed.