Der häufigste Fehler bei der Bestimmung, wer der Anbieter ist, besteht darin, dass Unternehmen die Rolle auf der Grundlage dessen zuweisen, wer für den Verbraucher am sichtbarsten ist — normalerweise die Marke auf dem Etikett — anstatt auf der Grundlage dessen, was die Verordnung tatsächlich vorsieht. Wer das Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr bringt, wer es herstellen lässt und wer es unter eigenem Namen verkauft, sind drei verschiedene Positionen, die nicht automatisch mit dem bekanntesten Namen übereinstimmen.
Die Folge dieser Verwechslung ist konkret: ein Paspoort, das niemand zusammenstellt, weil jeder dachte, dass ein anderer dafür verantwortlich ist, oder genau zwei Parteien, die beide denken, dass sie Anbieter sind und unabhängig voneinander Daten liefern. Beide Situationen führen zu keinem funktionierenden Paspoort, und beide lassen sich durch ein halbstündiges Vorgespräch vermeiden.
Warum dieser Fehler so häufig auftritt
In der Praxis von KMU-Unternehmen vermischen sich die Rollen. Ein Importeur lässt Kleidung in einer Fabrik außerhalb der EU herstellen, verkauft unter eigenem Markennamen und liefert an eine Einzelhandelskette, die diese als eigene Kollektion präsentiert. Welcher dieser drei ist dann für das Produktpaspoort verantwortlich? Die Verordnung unterscheidet Rollen wie Hersteller, Importeur, Bevollmächtigter und Distributor und verbindet damit Verpflichtungen. Diese Einteilung ist nicht dieselbe wie die Rollenverteilung, die in einem Handelsvertrag vorgesehen ist, und auch nicht dieselbe wie wer als verkaufende Partei am erkennbarsten ist.
Bei der Eigenmarke spielt dies noch expliziter eine Rolle. Ein Auftraggeber, der eine Kollektion anfertigen lässt und unter eigenem Namen verkauft, geht manchmal davon aus, dass die Rolle automatisch bei dem Hersteller oder dem Importeur bleibt. Das ist eine Annahme, keine festgestellte Tatsache. Wer genau welche Rolle erfüllt, hängt von der tatsächlichen Situation ab und ist in der Verordnung selbst beschrieben; wer unsicher über die eigene Position ist, tut gut daran, dies bei einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde zu klären. Eine erste Orientierung zu den Begriffen finden Sie in der Wissensdatenbank mit den Rollen im Überblick.
Was schiefgeht, wenn die Rolle nicht festgelegt ist
Wenn innerhalb einer Kette niemand schriftlich festgehalten hat, wer die Rolle des Anbieters erfüllt, entstehen zwei wiederkehrende Probleme. Das erste ist ein fehlendes Paspoort: jede Partei geht davon aus, dass eine andere die Daten liefert, und niemand tut es. Das zweite ist Doppelarbeit: zwei Parteien liefern unabhängig voneinander Daten, mit dem Risiko widersprechender Informationen über denselben Artikel. Beide Situationen sind schwieriger nachträglich zu beheben als vorher zu vermeiden.
Hinzu kommt, dass die Rollenverteilung auch Auswirkungen außerhalb des Paspoorts selbst hat. Dieselbe Frage — wer ist für das, was auf den Markt kommt, verantwortlich — stellt sich nämlich auch bei der Produktsicherheit, und Kontrollbehörden achten bei einer Kontrolle auf die tatsächliche Rolle, nicht darauf, wer auf der Rechnung steht. Eine Rolle, die gut für das Paspoort gewählt ist, hilft also auch bei anderen Verpflichtungen, die bereits bestanden.
Wie Sie die Rolle richtig festlegen
Der Kern der Lösung lässt sich einfach formulieren, auch wenn die Umsetzung manchmal schwieriger ist: legen Sie fest, wer welche Rolle erfüllt, und tun Sie dies schriftlich, pro Produktlinie oder pro Lieferant, wenn sich die Situation pro Zusammenarbeit unterscheidet. Das muss nicht kompliziert sein — ein kurzer Absatz im Einkaufsvertrag, in dem festgehalten ist, wer die Daten für das Paspoort liefert und wer diese überprüft, vermeidet bereits viel Unklarheit. Für Unternehmen, die über mehrere Kanäle oder in mehreren EU-Ländern verkaufen, ist es besonders wichtig, dies pro Zusammenarbeit durchzugehen, da sich die tatsächliche Situation pro Partner unterscheiden kann.
Ein guter erster Schritt ist zu bestimmen, wo Ihr Unternehmen vermutlich in der Kette steht, bevor Sie dieses Gespräch mit Lieferanten oder Abnehmern führen. Mit ein paar Fragen, die Ihre Situation verdeutlichen erhalten Sie eine Orientierung, kostenlos und unverbindlich. Antworten auf häufig gestellte Unklarheiten über Rollen und Verantwortlichkeiten finden Sie unter Fragen, die uns andere Unternehmer gestellt haben.
Wer einmal weiß, welche Rolle zutrifft, kann auch besser beurteilen, welche Daten erforderlich sind und von wem sie stammen müssen. Das spart Zeit bei der Zusammenstellung des Passiports selbst und verhindert, dass Sie später Daten bei einer Partei anfordern müssen, die darauf nicht vorbereitet ist. Mehr darüber, wie diese Daten ihren Weg zum Passiport finden, lesen Sie unter der Erklärung darüber, wie die Informationen zustande kommen.
Keines der oben Genannten ist eine Aussage über Ihre spezifische Situation: die tatsächliche Rollenverteilung in einer Lieferkette kann pro Zusammenarbeit unterschiedlich sein, und die Verordnung selbst bleibt dabei der Ausgangspunkt. Im Zweifelsfall sind ein Jurist oder die zuständige Überwachungsbehörde die richtige Anlaufstelle, um dies zu beurteilen.
Möchten Sie sich zunächst selbst einen Eindruck verschaffen, bevor Sie dieses Gespräch führen? Der kostenlose Quick-Scan gibt in wenigen Minuten eine erste Richtung vor, und die Wissensdatenbank hilft beim weiteren Verständnis der für Ihr Unternehmen relevanten Begriffe.