L'errore più comune nel determinare chi è l'operatore economico è che le aziende assegnano il ruolo sulla base di chi è più visibile al consumatore — solitamente il marchio sull'etichetta — invece di basarsi su ciò che il regolamento effettivamente stabilisce. Chi immette il prodotto sul mercato dell'UE, chi lo fa produrre, e chi lo vende con il proprio nome sono tre posizioni diverse che non coincidono automaticamente con chi ha il nome più noto.
La conseguenza di questa confusione è concreta: un passaporto che nessuno redige perché tutti pensavano che fosse responsabilità di un altro, oppure due parti che pensano entrambe di essere operatori economici e forniscono dati indipendentemente l'una dall'altra. Entrambe le situazioni non producono un passaporto funzionante, ed entrambe possono essere evitate con una consultazione preliminare di mezz'ora.
Perché questo errore si verifica così spesso
Nella pratica delle PMI i ruoli si sovrappongono. Un importatore fa produrre abbigliamento in una fabbrica al di fuori dell'UE, vende con il proprio marchio, e fornisce a una catena di negozi che a sua volta lo presenta come propria collezione. Chi di questi tre è responsabile del passaporto del prodotto? Il regolamento distingue ruoli come fabbricante, importatore, mandatario e distributore, e vi associa obblighi. Questa classificazione non è la stessa della ripartizione dei ruoli contenuta in un contratto commerciale, e nemmeno la stessa di chi è più riconoscibile come parte venditrice.
Nel private label questo si verifica ancora più esplicitamente. Un committente che fa produrre una collezione e la vende con il proprio nome a volte presume che il ruolo rimanga automaticamente presso il fabbricante o l'importatore. Questa è un'ipotesi, non un fatto accertato. Chi esattamente ricopre quale ruolo dipende dalla situazione di fatto ed è descritto nel regolamento stesso; chi ha dubbi sulla propria posizione, farebbe bene a verificarlo presso un avvocato o l'autorità di vigilanza competente. Un primo orientamento sui concetti si trova nella knowledge base con i ruoli elencati.
Cosa succede se il ruolo non è stato definito
Se all'interno di una catena nessuno ha documentato per scritto chi ricopre il ruolo di operatore economico, sorgono due problemi ricorrenti. Il primo è un passaporto mancante: ogni parte presume che un'altra fornisca i dati, e nessuno lo fa. Il secondo è un lavoro duplicato: due parti forniscono dati indipendentemente l'una dall'altra, con il rischio di informazioni contraddittorie sullo stesso articolo. Entrambe le situazioni sono più sgradevoli da correggere posteriormente che da prevenire in anticipo.
A questo si aggiunge il fatto che la ripartizione dei ruoli ha conseguenze anche al di là del passaporto stesso. La stessa domanda — chi è responsabile di ciò che viene immesso sul mercato — si pone infatti anche in merito alla sicurezza dei prodotti, e le autorità di vigilanza in un'ispezione guardano al ruolo effettivo, non a chi figura sulla fattura. Un ruolo ben identificato per il passaporto aiuta quindi anche per altri obblighi che già esistevano.
Come definire correttamente il ruolo
Il nucleo della soluzione è semplice da formulare, anche se talvolta l'attuazione è più complessa: definite chi ricopre quale ruolo, e fatelo per scritto, per linea di prodotto o per fornitore se la situazione varia a seconda della collaborazione. Non deve essere complicato — un breve paragrafo nel contratto di acquisto in cui si specifica chi fornisce i dati per il passaporto e chi li verifica, previene già molti malintesi. Per le aziende che vendono attraverso più canali o in più paesi dell'UE, è particolarmente importante verificare questo per ogni collaborazione, perché la situazione di fatto può variare da un partner all'altro.
Un buon primo passo è determinare dove la vostra azienda probabilmente si colloca nella catena, prima di avviare quella conversazione con fornitori o clienti. Con alcune domande che chiariscono la vostra situazione ricevete un'indicazione, gratuitamente e senza impegno. Le risposte a frequenti perplessità su ruoli e responsabilità sono raccolte in domande che altri imprenditori ci hanno posto.
Chi una volta sa quale ruolo si applica, può anche valutare meglio quali dati sono necessari e da chi devono provenire. Questo fa risparmiare tempo nella compilazione del passaporto stesso, e impedisce che in seguito dobbiate richiedere i dati a una parte che non è preparata a questo. Potete leggere di più su come questi dati trovano la loro strada verso il passaporto in la spiegazione su come vengono prodotte le informazioni.
Nessuno dei precedenti è una dichiarazione sulla vostra situazione specifica: la reale distribuzione dei ruoli in una catena può variare a seconda della collaborazione, e il regolamento stesso rimane il punto di partenza. In caso di dubbi, un avvocato o l'autorità di controllo competente sono la parte appropriata per valutarlo.
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