Nejčastější chybou při určování, kdo je dodavatel, je, že podniky roli přiřazují na základě toho, kdo je pro spotřebitele nejviditelnější — obvykle značka na štítku — místo na základě toho, co nařízení skutečně stanoví. Kdo produkt uvede na trh EU, kdo jej nechat vyrábět a kdo jej prodává pod své jménem, jsou tři různé pozice, které se nemusí automaticky shodovat s tím, kdo má nejznámější jméno.
Důsledek tohoto zmatku je konkrétní: produktový pas, který nikdo nevypracuje, protože si všichni mysleli, že za to odpovídá někdo jiný, nebo právě naopak dvě strany, které si obě myslí, že jsou dodavatelem a nezávisle na sobě poskytují údaje. Obě situace nevytvářejí funkční produktový pas a obě lze předejít půlhodinovou předběžnou diskuzí.
Proč k této chybě tak často dochází
V praxi malých a středních podniků se role prolínají. Dovozce nechá vyrábět oděv v továrně mimo EU, prodává pod vlastní značkou a dodává obchodnímu řetězci, který jej zase prezentuje jako vlastní kolekci. Která z těchto tří stran je tedy odpovědná za produktový pas? Nařízení rozlišuje role jako výrobce, dovozce, zmocněnec a distributor a na ně váže povinnosti. Toto rozdělení se nejedná o stejné rozdělení rolí, jaké je uvedeno v obchodní smlouvě, a také se nejedná o to, kdo je jako prodávající strana nejznámější.
U private label se to projevuje ještě explicitněji. Objednávatel, který nechá kolekci vyrobit a prodává ji pod své jménem, někdy předpokládá, že role zůstane u výrobce nebo dovozce. To je předpoklad, ne faktické skutečnosti. To, kdo přesně jakou roli zastává, závisí na konkrétní situaci a je popsáno v samotném nařízení; kdo si není jistý svou pozicí, byl by moudré si to ověřit u právníka nebo příslušného dozorčího úřadu. Prvotní seznámení se s koncepty najdete v znalostní bázi se shrnutím rolí.
Co se stane, když role není stanovena
Pokud v rámci řetězce nikdo písemně nezapisuje, kdo zastává roli dodavatele, vznikají dva opakující se problémy. Prvním je chybějící produktový pas: každá strana předpokládá, že údaje poskytne někdo jiný, a nikdo to neudělá. Druhým je duplicitní práce: dvě strany nezávisle na sobě poskytují údaje s rizikem rozporu o stejné zboží. Obě situace jsou opravit později obtížnější, než jim předejít předem.
Navíc rozdělení rolí má důsledky i mimo samotný produktový pas. Stejná otázka — kdo je odpovědný za to, co je na trhu — se totiž uplatňuje i při bezpečnosti produktů, a dozorčí úřady při kontrole hledí na faktickou roli, ne na to, kdo je na faktuře. Role, která je dobře zvážena pro produktový pas, tedy pomáhá i v případě dalších povinností, které již existovaly.
Jak správně stanovit roli
Jádro řešení se snadno formuluje, i když je provedení někdy obtížnější: stanovte, kdo jakou roli zastává, a udělejte to písemně, podle produktové řady nebo podle dodavatele, pokud se situace liší v závislosti na součinnosti. Nemusí to být komplikované — krátký odstavec v kupní smlouvě, který uvádí, kdo poskytuje údaje pro produktový pas a kdo je kontroluje, již předejde hodně nejasnostem. Pro podniky, které prodávají více kanály nebo v několika zemích EU, je obzvláště důležité si to ověřit pro každou součinnost, protože faktická situace se může u každého partnera lišit.
Dobrým prvním krokem je zjistit, kde se vaše podnik pravděpodobně nachází v řetězci, než si s dodavateli či odběrateli povídáte. S pár otázek, které vám přiblíží vaši situaci obdržíte indikaci zdarma a bez závazku. Odpovědi na často kladené nejasnosti o rolích a odpovědnostech jsou shromážděny v položce otázky, které nám pokládali jiní podnikatelé.
Jakmile si někdo jednou uvědomí, která role se na něj vztahuje, může lépe posoudit, která data jsou potřebná a od koho musí pocházet. To ušetří čas při samotném sestavování pasportu a zabrání tomu, abyste později museli žádat data od strany, která na to není připravena. Více o tom, jak se data dostanou do pasportu, si přečtete v položce vysvětlení, jak informace vznikají.
Žádné z výše uvedeného není stanoviskem o vaší konkrétní situaci: skutečné rozdělení rolí v řetězci se může v jednotlivých případech spolupráce lišit a nařízení samo zůstává výchozím bodem. Máte-li pochybnosti, je právník nebo příslušný orgán dohledu tou správnou stranou, která to posoudí.
Chcete si nejdříve udělat dojem sami, než tento rozhovor povedete? Bezplatná rychlá kontrola vám v několika minutách poskytne první směr a vědomostní báze vám pomůže dále rozpracovat pojmy, které jsou relevantní pro vaši společnost.