Als uw bedrijf al langer kleding of textiel op de markt brengt, heeft u vrijwel zeker al een dossier liggen dat te maken heeft met productveiligheid. Denk aan een technisch dossier, een verklaring van overeenstemming, testrapporten van een laboratorium, of veiligheidsinformatiebladen voor gebruikte chemische stoffen. Een deel van die stukken bevat inderdaad gegevens die ook in het textielpaspoort terechtkomen, zoals vezelsamenstelling, herkomst van materialen of de gebruikte kleurstoffen.
Het detail dat hier het meest speelt, is dat een productveiligheidsdossier en een textielpaspoort met een ander doel zijn opgesteld. Het eerste is gemaakt om aan te tonen dat een product veilig is bij normaal gebruik. Het tweede is gemaakt om herkomst, samenstelling en circulariteit van een artikel navolgbaar te maken. Dezelfde brondata kan in beide voorkomen, maar vaak op een ander detailniveau, voor een andere eenheid, of gekoppeld aan een andere productlijn dan het specifieke artikelnummer waar het paspoort om vraagt.
Welke documenten vaak al aanwezig zijn
Bij de meeste bedrijven die al enige jaren textiel verkopen, ligt er een technisch dossier dat is opgebouwd rond de Algemene Productveiligheidsverordening. Daarin zitten doorgaans een verklaring van overeenstemming, testrapporten van een laboratorium of aangemelde instantie, en soms een veiligheidsinformatieblad voor chemische afwerkingen. Daarnaast leveren fabrikanten vaak al certificaten aan over vezelsamenstelling of land van herkomst, bijvoorbeeld voor douane- of etiketteringsdoeleinden. Al deze stukken zijn een goed startpunt om te bekijken welke gegevens al ergens in uw organisatie of bij uw leverancier bestaan.
Waar het net niet aansluit
De aansluiting loopt vaak spaak op detailniveau. Een testrapport over brandveiligheid geeft een uitslag van geslaagd of niet geslaagd, maar geen exact percentage vezelsamenstelling. Een herkomstcertificaat van de leverancier noemt soms alleen het land, terwijl het paspoort mogelijk vraagt naar de specifieke productielocatie. En een veiligheidsdossier is dikwijls opgesteld per productlijn of collectie, terwijl het paspoort per artikel of zelfs per batch moet kloppen. Dat zijn geen fouten in de bestaande documenten, ze zijn simpelweg voor iets anders gemaakt. Wie dat verschil vroeg in kaart brengt, voorkomt dat later blijkt dat een schijnbaar compleet dossier toch gaten vertoont.
Wat te doen met dat verschil
Het is zinvol om per gegeven dat de verordening vraagt, na te gaan of een bestaand document dat gegeven bevat, en op het juiste detailniveau. Ontbreekt iets, dan is dat vaak eenvoudiger te achterhalen bij de leverancier dan achteraf te reconstrueren. Wie meerdere leveranciers heeft, merkt bovendien dat het ene bedrijf dit soort gegevens al gestructureerd aanlevert en het andere nog niet. Een overzicht van wat een aanbieder in deze context precies moet vastleggen, staat beschreven in de kennisbank met uitleg per onderwerp. Daar wordt ook toegelicht hoe het begrip aanbieder zich verhoudt tot merk, importeur en fabrikant.
Wie uiteindelijk beoordeelt of het klopt
Of een bestaand document daadwerkelijk voldoet als onderbouwing voor het paspoort, is uiteindelijk aan de bevoegde toezichthouder om te beoordelen, niet aan een softwareleverancier of dienstverlener. Voor de eigen situatie is het raadzaam dit met een jurist of de toezichthouder af te stemmen, zeker wanneer dossiers uit meerdere landen samenkomen. Wel is het nuttig om vooraf te weten uit welke bron de verordening zelf afkomstig is en hoe die is opgebouwd; dat is terug te vinden via een toelichting op waar de informatie vandaan komt.
Wie wil zien welke documenten voor het eigen assortiment waarschijnlijk al aanwezig zijn en welke nog ontbreken, kan dat het snelst navragen bij de eigen leveranciers, of eerst in een paar vragen een indicatie krijgen van de eigen situatie. Voor bedrijven die twijfelen of een specifiek document al voldoet, staat een overzicht van veelgestelde vragen op de pagina met veelgestelde vragen. De gratis quick-scan geeft in enkele minuten een eerste richting, zonder dat daar een account voor nodig is.