De meestgemaakte fout bij het bepalen wie de aanbieder is, is dat bedrijven de rol toewijzen op basis van wie het meest zichtbaar is voor de consument — meestal het merk op het label — in plaats van op basis van wat de verordening feitelijk vastlegt. Wie het product op de EU-markt brengt, wie het laat maken, en wie het onder eigen naam verkoopt, zijn drie verschillende posities die niet automatisch samenvallen met wie de bekendste naam draagt.
Het gevolg van die verwarring is concreet: een paspoort dat niemand samenstelt omdat iedereen dacht dat een ander daarvoor verantwoordelijk was, of juist twee partijen die allebei denken dat ze aanbieder zijn en los van elkaar gegevens aanleveren. Beide situaties leveren geen werkend paspoort op, en beide zijn met een half uur vooraf overleg te voorkomen.
Waarom deze fout zo vaak voorkomt
In de praktijk van MKB-bedrijven lopen rollen door elkaar. Een importeur laat kleding produceren in een fabriek buiten de EU, verkoopt onder een eigen merknaam, en levert aan een winkelketen die het weer als eigen collectie presenteert. Wie van deze drie is dan verantwoordelijk voor het productpaspoort? De verordening onderscheidt rollen als fabrikant, importeur, gemachtigde en distributeur, en koppelt daar verplichtingen aan. Die indeling is niet hetzelfde als de rolverdeling die in een handelscontract staat, en ook niet hetzelfde als wie het meest herkenbaar is als verkopende partij.
Bij private label speelt dit nog explicieter. Een opdrachtgever die een collectie laat maken en onder eigen naam verkoopt, gaat er soms van uit dat de rol vanzelf bij de fabrikant of de importeur blijft liggen. Dat is een aanname, geen vaststaand feit. Wie precies welke rol vervult, hangt af van de feitelijke situatie en staat beschreven in de verordening zelf; wie twijfelt over de eigen positie, doet er verstandig aan dat na te vragen bij een jurist of de bevoegde toezichthouder. Een eerste oriëntatie op de begrippen vindt u in de kennisbank met de rollen op een rij.
Wat er misgaat als de rol niet is vastgelegd
Als binnen een keten niemand schriftelijk heeft vastgelegd wie de rol van aanbieder vervult, ontstaan er twee terugkerende problemen. Het eerste is een ontbrekend paspoort: iedere partij gaat ervan uit dat een ander de gegevens aanlevert, en niemand doet het. Het tweede is dubbel werk: twee partijen leveren onafhankelijk van elkaar gegevens aan, met kans op tegenstrijdige informatie over hetzelfde artikel. Beide situaties zijn vervelender om achteraf te herstellen dan om vooraf te voorkomen.
Daar komt bij dat de rolverdeling ook gevolgen heeft buiten het paspoort zelf. Dezelfde vraag — wie is verantwoordelijk voor wat op de markt komt — speelt namelijk ook bij productveiligheid, en toezichthouders kijken bij een controle naar de feitelijke rol, niet naar wie op de factuur staat. Een rol die goed is uitgezocht voor het paspoort, helpt dus ook bij andere verplichtingen die al bestonden.
Hoe u de rol wél vastlegt
De kern van de oplossing is simpel te formuleren, ook al is de uitwerking soms lastiger: leg vast wie welke rol vervult, en doe dat schriftelijk, per productlijn of per leverancier als de situatie per samenwerking verschilt. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn — een korte alinea in het inkoopcontract waarin staat wie de gegevens voor het paspoort aanlevert en wie ze controleert, voorkomt al veel onduidelijkheid. Voor bedrijven die via meerdere kanalen of in meerdere EU-landen verkopen, is het extra van belang om dit per samenwerking na te lopen, omdat de feitelijke situatie per partner kan verschillen.
Een goede eerste stap is te bepalen waar uw bedrijf vermoedelijk staat in de keten, voordat u dat gesprek met leveranciers of afnemers voert. Met een paar vragen die uw situatie in beeld brengen krijgt u een indicatie, kosteloos en zonder verplichting. Antwoorden op veelgestelde onduidelijkheden over rollen en verantwoordelijkheden staan verzameld bij de vragen die andere ondernemers ons stelden.
Wie eenmaal weet welke rol van toepassing is, kan ook beter beoordelen welke gegevens nodig zijn en van wie ze moeten komen. Dat scheelt tijd bij het samenstellen van het paspoort zelf, en voorkomt dat u achteraf gegevens moet opvragen bij een partij die daar niet op voorbereid is. Meer over hoe die gegevens hun weg vinden naar het paspoort leest u bij de uitleg over hoe de informatie tot stand komt.
Geen van bovenstaande is een uitspraak over uw specifieke situatie: de feitelijke rolverdeling in een keten kan per samenwerking verschillen, en de verordening zelf blijft daarbij het uitgangspunt. Bij twijfel is een jurist of de bevoegde toezichthouder de aangewezen partij om dat te beoordelen.
Wilt u eerst zelf een indruk krijgen voordat u dat gesprek voert? De gratis quick-scan geeft in een paar minuten een eerste richting, en de kennisbank helpt bij het verder uitpluizen van de begrippen die voor uw bedrijf relevant zijn.