W rozporządzeniu nie ma stałego okresu na powiązanie cyfrowego paszportu produktu z własnymi systemami — jest to coś innego niż data wejścia w życie samego obowiązku. Czas trwania samego powiązania zależy od punktu wyjścia: czy masz już centralny system z danymi produktowymi, czy wszystko jest rozproszone w plikach Excela i e-mailach od dostawców. Firmy, które już przeszły przez ten proces, najczęściej zgłaszają okres kilku tygodni do kilku miesięcy, z zastrzeżeniem, że jest to doświadczenie z praktyki, a nie okres przewidziany w rozporządzeniu.
Powodem, dla którego istnieje taki rozrzut między "kilka tygodni" a "kilka miesięcy", jest fakt, że powiązanie rzadko stanowi najdłuższą część. Technika — generowanie kodu QR i powiązanie go ze stroną produktu — zwykle szybko się rozwiązuje. Co zajmuje czas, to wszystko, co musi się stać wcześniej: jakie dane są potrzebne, kto je dostarcza i w jakim systemie już się znajdują, lub gdzie muszą się znaleźć.
Co oznacza 'powiązanie' w praktyce
Przez powiązanie rozumiemy moment, w którym dane niezbędne do utworzenia paszportu pochodzą faktycznie z Waszej własnej administracji zamiast być oddzielone. Może to być prosta funkcja eksportu z Waszego sklepu internetowego lub systemu PIM, lub bardziej ręczny proces, w którym dane są wprowadzane dla każdego artykułu. Oba podejścia mogą działać; różnica tkwi w tym, jak często trzeba aktualizować paszport i ile artykułów prowadzicie. W przypadku asortymentu, który zmienia się rzadko, bardziej skomplikowane powiązanie stanowi mniejsze obciążenie w porównaniu z pracą ręczną niż w przypadku kolekcji, która zmienia się co sezon.
Aby określić, jaki poziom danych jest właściwie potrzebny i gdzie się już znajdujecie, warto najpierw jasno określić, co dokładnie od was się wymaga. w kilku pytaniach zobaczyć, gdzie stoi teraz Twoja firma daje to pierwszy obraz, bez konieczności natychmiastowego wdrażania pełnego systemu.
Fazy, które określają czas przepływu
Mówiąc ogólnie, są trzy fazy. Najpierw inwentaryzacja: jakie dane już masz, jakie brakują i u kogo się znajdują. To zwykle praca, która jest najczęściej niedoceniana, ponieważ chodzi nie tylko o Twoją własną dokumentację, ale także o to, co dostawcy i producenci mogą dostarczyć. Następnie przychodzi wdrożenie: wybór sposobu i miejsca, gdzie dane będą rejestrowane, i jak kod QR dostanie się na produkt. Na koniec wdrażanie: testowanie, sprawdzenie, czy link działa na poziomie poszczególnego artykułu, i uczynienie procesu powtarzalnym dla nowych kolekcji.
Pierwsza faza zwykle trwa najdłużej i tam też powstaje większość opóźnień. Drugi dostawca, który odpowiada miesiące później, producent, który dostarcza dane w innym formacie niż oczekiwany, lub wewnętrzna dyskusja o tym, kto jest odpowiedzialny za utrzymywanie aktualności — to nie są problemy techniczne, ale one określają całkowity czas przepływu.
Gdzie w praktyce się zacina
Trzy wąskie gardła pojawiają się nieustannie. Pierwszy to brak jasności co do tego, kto w firmie kieruje procesem: zakupy, IT czy osoba odpowiadająca za zgodność. Bez wyraźnego właściciela projektu pozostaje on pomiędzy działami. Drugi to założenie, że dostawca oprogramowania 'po prostu to załatwi' — podczas gdy dostawca często dostarcza tylko technologię, a nie dane merytoryczne na temat składu włóknistego, pochodzenia lub konserwacji. Te dane musisz dostarczyć sam lub za pośrednictwem swoich dostawców.
Trzecią przeszkodą jest to, że zakres obowiązku nie jest jeszcze ostatecznie ustalony. Akt delegowany, który określa dokładne wymogi i datę wejścia w życie, zgodnie z planem pracy Komisji Europejskiej, oczekiwany jest w 2027 r., przy czym odzież, której udział włókien tekstylnych wynosi osiemdziesiąt procent lub więcej, stanowi pierwszą kategorię. Dopóki tego aktu nie będzie, trudno jest z całą pewnością określić, jaki dokładnie poziom szczegółowości danych będzie wymagany. Nie oznacza to, że czekanie byłoby rozsądne — zbieranie danych można rozpocząć już teraz — ale wyjaśnia to, dlaczego niektóre przedsiębiorstwa odraczają powiązanie do momentu, gdy wymogi będą jaśniejsze.
Co skraca czas przejścia
Przedsiębiorstwa, które przebiegają ten proces stosunkowo szybko, mają zwykle dwa wspólne elementy: jeden jasny punkt kontaktowy wewnątrz organizacji i wczesne, konkretne zapytanie do dostawców o to, jakie dane mogą dostarczyć i w jakim formacie. Czekanie do momentu, gdy obowiązek wejdzie oficjalnie w życie, nie skraca czasu przejścia — jedynie przesuwa moment, w którym pojawią się przeszkody.
Warto również sprawdzić, jakie dane już zbieracie na inne cele, takie jak bezpieczeństwo produktu lub wewnętrzna kontrola jakości, i czy mogą one być ponownie wykorzystane. Kompletny przegląd obowiązków i powiązanych pytań dotyczących danych, posortowanych według tematu, znajduje się w bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu. Warto również zrozumieć, skąd pochodzą informacje na texpas.eu i jak powstają, abyście wiedzieli, co musicie sami sprawdzić; przeczytacie to na stronie gdzie pochodzą informacje.
Dokładny czas trwania Waszego własnego procesu nie może być ustalony w kategoriach ogólnych — zależy to od Waszego asortymentu, Waszych dostawców i Waszej wewnętrznej organizacji. W przypadku pytań dotyczących Waszej konkretnej sytuacji, prawnik lub właściwy organ nadzoru to właściwy punkt kontaktowy.
Chcecie najpierw uzyskać wrażenie na temat obecnej sytuacji Waszego przedsiębiorstwa, zanim poświęcimy czas na powiązanie? Wykonajcie bezpłatną szybką ocenę lub przejrzyjcie tematy w najczęściej zadawane pytania dotyczące paszportu tekstylnego aby zobaczyć, który krok jest dla Was najbardziej stosowny.