Der står ingen fastsat frist i forordningen for at forbinde det digitale produktpas til dine egne systemer — det er noget helt tredje end datoen for, hvornår selve forpligtelsen træder i kraft. Varigheden af forbindelsen selv afhænger af, hvor du starter: har du allerede et centralt system med produktdata, eller ligger alt stadig spredt i Excel-filer og e-mails fra leverandører. Virksomheder, som allerede har gennemgået det forløb, rapporterer typisk en periode på nogle få uger til et par måneder, med den bemærkning, at dette er erfaringer fra praksis og ikke en tidsramme foreskrevet af forordningen.
Grunden til, at der er så stor spredning mellem 'nogle få uger' og 'et par måneder', er, at forbindelsen sjældent er den længste del. Teknikken — at generere en QR-kode og forbinde den til en produktside — er som regel hurtigt ordnet. Det, der tager tid, er alt, hvad der skal ske før det: hvilke data du har brug for, hvem der leverer dem, og i hvilket system de allerede står, eller skal komme ind i.
Hvad 'forbinde' betyder i praksis
Med forbinde mener vi det tidspunkt, hvor de data, som er nødvendige for passet, faktisk kommer fra din egen administration i stedet for at stå alene. Det kan være en simpel eksportfunktion fra din webshop eller PIM-system, eller en mere manuel proces, hvor data indtastes pr. artikel. Begge dele kan fungere; forskellen ligger i, hvor ofte du skal opdatere passet, og hvor mange artikler du fører. Med et sortiment, der ændrer sig meget lidt, vejer en tungere forbindelse mindre op mod manuelt arbejde end ved en kollektion, der ændrer sig hver sæson.
For at bestemme, hvilket dataniveau der egentlig er nødvendigt, og hvor du står nu, hjælper det at få præciseret først, hvad der nøjagtigt bliver spurgt af dig. i et par spørgsmål at se, hvor dit firma står nu giver her et første billede uden, at du med det samme skal oprette et helt system.
De faser, der bestemmer gennemløbstiden
Groft sagt er der tre faser. Først inventarisationen: hvilke data har du allerede, hvilke mangler, og hos hvem ligger de. Det er som regel det arbejde, som undervurderes mest, fordi det ikke kun handler om din egen administration, men også om, hvad leverandører og fabrikanter kan levere. Derefter kommer indretningen: et valg af hvordan og hvor dataene registreres, og hvordan QR-koden kommer på produktet. Til sidst udrulningen: test, kontrol af, om linket fungerer på niveauet for den enkelte artikel, og gøre processen gentagen for nye kollektioner.
Den første fase er typisk den længste, og det er også hvor fleste forsinkelser opstår. En anden leverandør, der reagerer måneder senere, en fabrikant, der leverer data i et andet format end forventet, eller en intern diskussion om, hvem der er ansvarlig for at holde det aktuelt — det er ikke tekniske problemer, men de bestemmer alligevel den samlede gennemløbstid.
Hvor det gør stop i praksis
Tre flaskehalse dukker op igen og igen. Den første er uklarhed om, hvem inden for virksomheden der har ledelsen: indkøb, IT eller den person, der er ansvarlig for overholdelse. Uden en klar ejer af forløbet ligger det til dels mellem afdelinger. Den anden er antagelsen om, at softwareleverandøren 'bare ordner det' — mens leverandøren ofte kun leverer teknikken og ikke de indholdsmæssige data om fibersammensætning, herkomst eller pleje. Disse data skal du selv eller gennem dine leverandører levere.
Det tredje knudepunkt er, at omfanget af forpligtelsen endnu ikke er endeligt fastlagt. Den delegerede retsakt, som fastlægger de nøjagtige krav og ikrafttrædelsesdatoen, forventes ifølge den Europæiske Kommissions arbejdsplan i 2027, med beklædning, hvor tekstilandelen er firs procent eller mere, som første kategori. Så længe denne retsakt ikke foreligger, er det vanskeligt med fuld sikkerhed at fastslå, hvilket detaljeringsniveau af data, der præcist vil være krævet senere. Det betyder ikke, at det er klogt at vente — du kan begynde dataindsamlingen selv nu — men det forklarer, hvorfor nogle virksomheder udskyder koblingen, indtil kravene bliver mere præcise.
Det, som gør gennemløbstiden kortere
Virksomheder, som gennemløber processen relativt hurtigt, har normalt to ting til fælles: ét klart kontaktpunkt internt, og et tidligt, konkret spørgsmål til leverandørerne om, hvilke data de kan levere, og i hvilket format. Det forkorter gennemløbstiden ikke at vente, til forpligtelsen officielt træder i kraft — det skubber blot det tidspunkt, hvor knudepunkterne opstår.
Det er også værdifuldt at undersøge, hvilke data du allerede indsamler til andre formål, såsom produktsikkerhed eller intern kvalitetskontrol, og om disse kan genbruges. Et komplet overblik over forpligtelserne og de tilhørende dataspørgsmål, ordnet efter emne, finder du i vidensbanken med forklaring pr. emneDesuden er det nyttigt at forstå, hvor informationen på texpas.eu kommer fra, og hvordan den bliver til, så du ved, hvad du selv skal og ikke skal kontrollere; det kan du læse på siden hvor informationen kommer fra.
Den nøjagtige varighed af din egen proces kan ikke fastlægges i generelle termer — det afhænger af dit sortiment, dine leverandører og din interne organisation. For spørgsmål, som vedrører din specifikke situation, er en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed det rigtige kontaktpunkt.
Ønsker du først at få et indtryk af, hvor din virksomhed står nu, før du afsætter tid til en kobling? Lav den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i hyppigt stillede spørgsmål om textielpasporet for at se, hvilket skridt der ligger mest naturligt for dig.