Er staat geen vaste termijn in de verordening voor het koppelen van het digitaal productpaspoort aan uw eigen systemen — dat is iets anders dan de datum waarop de verplichting zelf ingaat. De duur van de koppeling zelf hangt af van waar u vandaan start: heeft u al een centraal systeem met productgegevens, of staat alles nog verspreid in Excel-bestanden en e-mails van leveranciers. Bedrijven die dat traject al doorlopen hebben, melden doorgaans een periode van enkele weken tot een paar maanden, met de kanttekening dat dit ervaring uit de praktijk is en geen door de verordening voorgeschreven termijn.
De reden dat er zo'n spreiding zit tussen 'enkele weken' en 'een paar maanden' is dat de koppeling zelden het langste onderdeel is. De techniek — een QR-code genereren en linken aan een productpagina — is meestal snel geregeld. Wat tijd kost, is alles wat daarvóór moet gebeuren: welke gegevens u nodig heeft, wie ze aanlevert, en in welk systeem ze al staan of nog moeten komen.
Wat 'koppelen' in de praktijk inhoudt
Met koppelen bedoelen we het moment waarop de gegevens die voor het paspoort nodig zijn, ook daadwerkelijk uit uw eigen administratie komen in plaats van los te staan. Dat kan een simpele exportfunctie zijn vanuit uw webshop of PIM-systeem, of een handmatiger proces waarbij gegevens per artikel worden ingevoerd. Beide kunnen werken; het verschil zit in hoe vaak u het paspoort moet bijwerken en hoeveel artikelen u voert. Bij een assortiment dat weinig wijzigt, weegt een zwaardere koppeling minder op tegen handmatig werk dan bij een collectie die elk seizoen verandert.
Om te bepalen welk gegevensniveau eigenlijk nodig is, en waar u nu al staat, helpt het om eerst scherp te krijgen wat er precies van u gevraagd wordt. in een paar vragen zien waar uw bedrijf nu staat geeft daar een eerste beeld van, zonder dat u meteen een compleet systeem hoeft in te richten.
De fasen die de doorlooptijd bepalen
Grofweg zijn er drie fasen. Eerst de inventarisatie: welke gegevens heeft u al, welke ontbreken, en bij wie liggen ze. Dat is meestal het werk dat het meest onderschat wordt, omdat het niet alleen over uw eigen administratie gaat maar ook over wat leveranciers en fabrikanten kunnen aanleveren. Daarna volgt de inrichting: een keuze voor hoe en waar de gegevens worden vastgelegd, en hoe de QR-code aan het product komt. Tot slot de uitrol: testen, controleren of de link werkt op het niveau van het individuele artikel, en het proces herhaalbaar maken voor nieuwe collecties.
De eerste fase is meestal de langste, en dat is ook waar de meeste vertraging ontstaat. Een tweede leverancier die maanden later reageert, een fabrikant die gegevens in een ander format aanlevert dan verwacht, of een interne discussie over wie verantwoordelijk is voor het actueel houden — dat zijn geen technische problemen, maar ze bepalen wel de totale doorlooptijd.
Waar het in de praktijk vastloopt
Drie knelpunten komen steeds terug. Het eerste is onduidelijkheid over wie binnen het bedrijf de regie voert: inkoop, IT, of degene die verantwoordelijk is voor compliance. Zonder een duidelijke eigenaar van het traject blijft het liggen tussen afdelingen. Het tweede is de aanname dat de softwareleverancier het 'gewoon regelt' — terwijl de leverancier vaak alleen de techniek levert en niet de inhoudelijke gegevens over vezelsamenstelling, herkomst of onderhoud. Die gegevens moet u zelf of via uw leveranciers aanleveren.
Het derde knelpunt is dat de scope van de verplichting nog niet definitief vaststaat. De gedelegeerde handeling die de exacte eisen en de ingangsdatum vastlegt, wordt volgens het werkplan van de Europese Commissie in 2027 verwacht, met kleding waarvan het textielaandeel tachtig procent of meer is als eerste categorie. Zolang die handeling er niet is, is het lastig om met volledige zekerheid te bepalen welk detailniveau van gegevens straks precies vereist wordt. Dat betekent niet dat wachten verstandig is — de gegevensverzameling zelf kunt u nu al starten — maar het verklaart waarom sommige bedrijven de koppeling uitstellen tot de eisen scherper zijn.
Wat de doorlooptijd korter maakt
Bedrijven die het traject relatief snel doorlopen, hebben meestal twee dingen gemeen: één duidelijk aanspreekpunt intern, en een vroege, concrete vraag aan leveranciers over welke gegevens zij kunnen aanleveren en in welk formaat. Wachten tot de verplichting officieel ingaat, verkort de doorlooptijd niet — het verschuift alleen het moment waarop de knelpunten zich voordoen.
Het is ook zinvol om na te gaan welke gegevens u al verzamelt voor andere doeleinden, zoals productveiligheid of interne kwaliteitscontrole, en of die hergebruikt kunnen worden. Een compleet overzicht van de verplichtingen en de bijbehorende gegevensvragen, per onderwerp uitgezocht, vindt u in de kennisbank met uitleg per onderwerp. Ook is het nuttig om te begrijpen waar de informatie op texpas.eu vandaan komt en hoe die tot stand komt, zodat u weet wat u wel en niet zelf hoeft te controleren; dat leest u op de pagina waar de informatie vandaan komt.
De exacte duur van uw eigen traject is niet in algemene termen vast te leggen — dat hangt af van uw assortiment, uw leveranciers en uw interne organisatie. Voor vragen die specifiek uw situatie raken, is een jurist of de bevoegde toezichthouder het juiste aanspreekpunt.
Wilt u eerst een indruk krijgen van waar uw bedrijf nu staat, voordat u tijd inruimt voor een koppeling? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de meestgestelde vragen over het textielpaspoort om te zien welke stap voor u het meest voor de hand ligt.