Posso collegare la carta del prodotto al mio sistema ERP o di gestione dell'inventario?

Ciò che dovete fare concretamente

Cosa ci si aspetta da voi

Il passaporto deve essere in grado di ricevere dati da sistemi di origine

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce i requisiti relativi ai dati che devono figurare in un digital product passport e come essi sono accessibili. Questi dati non vengono dal nulla: si trovano già in sistemi esistenti come un pacchetto ERP, un sistema PLM o un pacchetto di gestione dell'inventario — composizione dei materiali, dati dei fornitori, numeri di lotto, istruzioni per la cura. Per un'azienda da 10 a 100 dipendenti, ciò significa praticamente che deve esserci una connessione tra il sistema in cui questi dati si trovano già e il sistema che assembla e pubblica il passaporto. Potrebbe trattarsi di un collegamento automatizzato, ma anche di un'esportazione periodica caricata manualmente. Entrambi sono fondamentalmente possibili; quale forma sia pratica dipende da quanti prodotti e varianti ci sono e da quanto spesso i dati cambiano.

Il funzionamento tecnico deve essere coerente con gli standard stabiliti

L'articolo 11 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive la progettazione tecnica e il funzionamento del passaporto, incluso il modo in cui avviene lo scambio di dati. Questo affronta direttamente la questione di come configurare tecnicamente un collegamento: non ogni formato di esportazione da un arbitrario sistema ERP si allinea senza elaborazione a ciò che un sistema di passaporto si aspetta. Per un'azienda di medie dimensioni, ciò significa che è necessaria una traduzione tra la propria struttura dati e il formato utilizzato per il passaporto. Si tratta di una questione tecnica, non legale — ma è comunque rilevante per la questione cos'è GS1 Digital Link e se è necessario per il passaporto del prodotto, perché una parte della standardizzazione prevista passa attraverso questo tipo di sistemi.

Ogni prodotto deve essere rintracciabile fino ai dati corretti del passaporto

Un collegamento con un sistema ERP o di inventario funziona solo se esiste un modo coerente per associare un prodotto fisico al passaporto corretto. Ciò richiede una chiave coerente tra i sistemi: lo stesso numero di articolo, lo stesso codice di lotto o la stessa identificazione di variante nel sistema ERP come nel passaporto. Senza tale allineamento, esiste il rischio che un sistema collegato trasmetta dati, ma verso il passaporto sbagliato, oppure che una modifica in un sistema non si rifletta nell'altro. Questo è strettamente correlato al modo in cui ogni prodotto riceve un codice di identificazione univoco; senza una logica di identificazione chiara, un collegamento tra sistemi ha poco valore.

Dove le cose vanno storte nella pratica

Una prima situazione che ricorre frequentemente: un'azienda ha un sistema ERP in cui gli articoli sono registrati per stile, ma non per colore o taglia. Il passaporto deve però essere corretto a livello di variante, e allora risulta che il collegamento trasmette dati che sono corretti per una taglia ma non per l'altra.

Una seconda situazione: i dati vengono trasferiti una volta al lancio di una collezione, ma una successiva modifica nel sistema ERP — ad esempio un fornitore diverso per un lotto parziale — non viene trasferita automaticamente al passaporto pubblicato. Il passaporto si discosta così dalla realtà senza che nessuno se ne accorga, fino a quando qualcuno non scopre un errore e si chiede se un passaporto di prodotto pubblicato può ancora essere modificato.

Una terza situazione: un collegamento viene configurato tecnicamente da una terza parte IT, ma nessuno all'interno dell'azienda verifica successivamente se i dati che finiscono nel passaporto corrispondono effettivamente a ciò che appare sull'etichetta o sulla confezione. Un collegamento tecnico che funziona non è automaticamente un collegamento che è corretto.

Una quarta situazione: il sistema di inventario viene utilizzato per far scadere automaticamente i passaporti non appena un prodotto è esaurito, senza considerare quanto a lungo un passaporto deve rimanere disponibile. Ciò può portare a una discrepanza tra ciò che è operativamente conveniente per l'amministrazione dell'inventario e ciò che ci si aspetta in relazione a quanto a lungo un passaporto del prodotto deve rimanere disponibile.

Una quinta situazione: in caso di fusione, acquisizione o cessazione di una divisione aziendale, il collegamento viene scollegato senza considerare chi gestirà i dati successivamente, il che si ricollega alla domanda cosa accade al passaporto del prodotto se un'azienda cessa l'attività.

Cosa potete documentare

• Una panoramica di quali sistemi forniscono quali dati del passaporto: ERP per materiale e origine, sistema di inventario per disponibilità, PLM per i dati di progettazione e composizione.
• Un accordo documentato sulla frequenza di sincronizzazione: collegamento in tempo reale, esportazione giornaliera o aggiornamento manuale per collezione.
• Un documento che descrive la chiave di identificazione utilizzata per far corrispondere un prodotto nel sistema ERP al passaporto corretto, incluso il funzionamento in caso di varianti di taglia o colore.
• Una funzione o persona responsabile che verifica se i dati in arrivo tramite il collegamento sono effettivamente corretti prima che un passaporto sia pubblicato o aggiornato.
• Una procedura per ciò che accade quando si modifica il sistema di origine: chi lo segnala e come la modifica viene implementata nel passaporto pubblicato.
• Accordi con un fornitore IT o un dipartimento IT interno sul formato tecnico del collegamento, incluso ciò che accade in caso di cambio di sistema o migrazione.
• Una panoramica di quali dati vengono forniti automaticamente tramite un collegamento e quali devono ancora essere integrati manualmente, in modo che non ci sia un divario tra ciò che il sistema pensa di trasmettere e ciò che effettivamente si trova nel passaporto.