Μπορώ να συνδέσω το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος με το σύστημα ERP ή το σύστημα αποθέματος μου;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Το διαβατήριο πρέπει να μπορεί να λαμβάνει δεδομένα από συστήματα πηγής

Το άρθρο 10 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) θέτει απαιτήσεις σχετικά με τα δεδομένα που πρέπει να περιλαμβάνονται σε ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος και τον τρόπο πρόσβασης σε αυτά. Αυτά τα δεδομένα δεν έρχονται από το καπέλο: υπάρχουν ήδη σε υπάρχοντα συστήματα όπως ένα πακέτο ERP, ένα σύστημα PLM ή ένα πακέτο διαχείρισης αποθέματος — σύνθεση υλικών, δεδομένα προμηθευτών, αριθμοί παρτίδας, οδηγίες φροντίδας. Για μια εταιρεία με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό στην πράξη σημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει σύνδεση μεταξύ του συστήματος όπου αυτά τα δεδομένα βρίσκονται ήδη και του συστήματος που συντάσσει και δημοσιεύει το διαβατήριο. Αυτό μπορεί να είναι μια αυτοματοποιημένη σύνδεση, αλλά και μια περιοδική εξαγωγή που ανεβαίνει χειροκίνητα. Και τα δύο είναι βασικά δυνατά· ποια μορφή είναι πρακτική εξαρτάται από το πόσα προϊόντα και παραλλαγές υπάρχουν και πόσο συχνά αλλάζουν τα δεδομένα.

Η τεχνική λειτουργία πρέπει να συνταιριάζεται με καθιερωμένα πρότυπα

Το άρθρο 11 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) περιγράφει το τεχνικό σχεδιασμό και τη λειτουργία του διαβατηρίου, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου ανταλλαγής δεδομένων. Αυτό αγγίζει απευθείας το ερώτημα του πώς μια σύνδεση ρυθμίζεται τεχνικά: δεν κάθε μορφή εξαγωγής από ένα αυθαίρετο σύστημα ERP συνδυάζεται χωρίς επεξεργασία με αυτό που αναμένει ένα σύστημα διαβατηρίου. Για μια μεσαία εταιρεία, αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται μια μετάφραση μεταξύ της ίδιας δομής δεδομένων και του μορφότυπου που χρησιμοποιείται για το διαβατήριο. Αυτό είναι ένα τεχνικό ζήτημα, όχι νομικό — αλλά εξακολουθεί να επηρεάζει το ερώτημα τι είναι το GS1 Digital Link και αν είναι απαραίτητο για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, επειδή μέρος του αναμενόμενου standardization λαμβάνει χώρα μέσω τέτοιων συστημάτων.

Κάθε προϊόν πρέπει να ανιχνεύσιμο στα σωστά δεδομένα διαβατηρίου

Μια σύνδεση με ένα σύστημα ERP ή αποθέματος λειτουργεί μόνο εάν υπάρχει ένας τεχνικός τρόπος να ταιριάξετε ένα φυσικό προϊόν στο σωστό διαβατήριο. Αυτό απαιτεί ένα συνεπές κλειδί μεταξύ των συστημάτων: ο ίδιος αριθμός άρθρου, ο ίδιος κωδικός παρτίδας ή η ίδια ταυτότητα παραλλαγής στο σύστημα ERP όπως στο διαβατήριο. Χωρίς αυτή τη σύνδεση υπάρχει ο κίνδυνος ότι ένα συνδεδεμένο σύστημα θα στείλει δεδομένα, αλλά σε ένα λάθος διαβατήριο, ή ότι μια αλλαγή σε ένα σύστημα δεν θα αντικατοπτρίζεται στο άλλο. Αυτό συνδέεται στενά με τον τρόπο που κάθε προϊόν λαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό αναγνώρισης· χωρίς μια σαφή λογική αναγνώρισης, μια σύνδεση μεταξύ συστημάτων έχει ελάχιστη αξία.

Όπου τα πράγματα πάνε στραβά στην πράξη

Μια πρώτη κατάσταση που εμφανίζεται συχνά: μια εταιρεία έχει ένα σύστημα ERP στο οποίο τα άρθρα καταχωρούνται ανά στυλ, αλλά όχι ανά χρώμα ή μέγεθος. Το διαβατήριο, ωστόσο, πρέπει να είναι σωστό στο επίπεδο παραλλαγής και τότε αποδεικνύεται ότι η σύνδεση στέλνει δεδομένα που είναι σωστά για το ένα μέγεθος και όχι για το άλλο.

Μια δεύτερη κατάσταση: τα δεδομένα μεταφέρονται μία φορά κατά την έναρξη μιας συλλογής, αλλά μια μεταγενέστερη αλλαγή στο σύστημα ERP — για παράδειγμα, ένας διαφορετικός προμηθευτής για ένα μέρος της παρτίδας — δεν μεταφέρεται αυτόματα στο δημοσιευμένο διαβατήριο. Το διαβατήριο χάνει σύνδεση με την πραγματικότητα χωρίς κανείς να το παρατηρεί, έως ότου κάποιος ανακαλύψει ένα σφάλμα και αναρωτηθεί εάν ένα δημοσιευμένο διαβατήριο προϊόντος μπορεί ακόμα να τροποποιηθεί.

Μια τρίτη κατάσταση: μια σύνδεση ρυθμίζεται τεχνικά από ένα εξωτερικό μέρος IT, αλλά κανείς στην εταιρεία δεν ελέγχει αν τα δεδομένα που καταλήγουν στο διαβατήριο συμφωνούν με αυτά που υπάρχουν στην ετικέτα ή τη συσκευασία. Μια τεχνική σύνδεση που λειτουργεί δεν είναι αυτόματα μια σύνδεση που είναι σωστή.

Μια τέταρτη κατάσταση: το σύστημα αποθέματος χρησιμοποιείται για αυτόματα λήξης των διαβατηρίων μόλις ένα προϊόν εξαντληθεί, χωρίς να λαμβάνεται υπόψη το ερώτημα πόσο καιρό πρέπει να παραμείνει διαθέσιμο ένα διαβατήριο. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ασυμφωνία μεταξύ αυτού που είναι λειτουργικά βολικό για τη διαχείριση αποθέματος και αυτού που αναμένεται με την άποψη του πόσο καιρό πρέπει να παραμείνει διαθέσιμο ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος.

Μια πέμπτη κατάσταση: σε περίπτωση συγχώνευσης, εξαγοράς ή διακοπής ενός τμήματος της επιχείρησης, η σύνδεση αποσυνδέεται χωρίς να έχει αναλογιστεί κανείς ποιος θα διαχειρίζεται τα δεδομένα στη συνέχεια, κάτι που συνδέεται ξανά με το ερώτημα τι συμβαίνει με το διαβατήριο του προϊόντος εάν μια εταιρεία σταματήσει.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

• Μια επισκόπηση των συστημάτων που παρέχουν ποια δεδομένα του διαβατηρίου: ERP για υλικό και προέλευση, σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων για διαθεσιμότητα, PLM για δεδομένα σχεδιασμού και σύνθεσης.
• Μια συμφωνία που καθορίζεται σχετικά με τη συχνότητα συγχρονισμού: σύνδεση σε πραγματικό χρόνο, ημερήσια εξαγωγή ή χειροκίνητη ενημέρωση ανά συλλογή.
• Ένα έγγραφο που περιγράφει το κλειδί αναγνώρισης που χρησιμοποιείται για την αντιστοίχιση ενός προϊόντος στο σύστημα ERP με το σωστό διαβατήριο — συμπεριλαμβανομένου του τρόπου που λειτουργεί σε παραλλαγές σε μέγεθος ή χρώμα.
• Μια υπεύθυνη λειτουργία ή πρόσωπο που ελέγχει αν τα δεδομένα που λαμβάνονται μέσω της σύνδεσης είναι πράγματι ακριβή πριν από τη δημοσίευση ή την ενημέρωση ενός διαβατηρίου.
• Μια διαδικασία για το τι συμβαίνει κατά την αλλαγή στο σύστημα πηγής: ποιος το σηματοδοτεί και πώς διενεργείται η αλλαγή στο δημοσιευμένο διαβατήριο.
• Συμφωνίες με έναν προμηθευτή IT ή ένα εσωτερικό τμήμα IT σχετικά με τη τεχνική μορφή της σύνδεσης, συμπεριλαμβανομένου του τι συμβαίνει κατά την αλλαγή ή τη μεταφορά συστήματος.
• Μια επισκόπηση των δεδομένων που παρέχονται πράγματι αυτόματα μέσω μιας σύνδεσης και ποια ακόμη συμπληρώνονται χειροκίνητα, έτσι ώστε να μην υπάρχει κενό μεταξύ αυτού που το σύστημα πιστεύει ότι μεταδίδει και αυτού που είναι πραγματικά στο διαβατήριο.