Kann ich den Produktpass an mein ERP- oder Bestandsverwaltungssystem koppeln?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Der Produktpass muss Daten aus Quellsystemen empfangen können

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt fest, welche Daten in einem digitalen Produktpass enthalten sein müssen und wie diese zugänglich sind. Diese Daten entstehen nicht aus dem Nichts: Sie befinden sich bereits in bestehenden Systemen wie einem ERP-Paket, einem PLM-System oder einem Lagerverwaltungspaket — Materialzusammensetzung, Lieferantendaten, Chargennummern, Pflegeanweisungen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass eine Verbindung zwischen dem System, in dem sich diese Daten bereits befinden, und dem System, das den Pass zusammenstellt und veröffentlicht, bestehen muss. Dies kann eine automatisierte Schnittstelle sein, aber auch ein regelmäßiger Export, der manuell hochgeladen wird. Beide sind grundsätzlich möglich; welche Form praktisch ist, hängt davon ab, wie viele Produkte und Varianten es gibt und wie oft sich Daten ändern.

Die technische Funktionsweise muss etablierten Standards entsprechen

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt das technische Design und die Funktionsweise des Passes, einschließlich der Art und Weise, wie der Datenaustausch stattfindet. Dies berührt unmittelbar die Frage, wie eine Schnittstelle technisch aufgebaut wird: Nicht jedes Exportformat aus einem beliebigen ERP-System entspricht ohne Bearbeitung dem, was ein Passsystem erwartet. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass eine Umwandlung zwischen der eigenen Datenstruktur und dem für den Pass verwendeten Format erforderlich ist. Dies ist eine technische Frage, keine rechtliche — berührt aber durchaus die Frage was GS1 Digital Link ist und ob das für den Produktpass notwendig ist, da ein Teil der zu erwartenden Standardisierung durch solche Systeme läuft.

Jedes Produkt muss auf die korrekten Passdaten zurückführbar sein

Eine Schnittstelle mit einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem funktioniert nur, wenn es eine konsistente Möglichkeit gibt, ein physisches Produkt dem korrekten Pass zuzuordnen. Dies erfordert einen konsistenten Schlüssel zwischen den Systemen: dieselbe Artikelnummer, derselbe Chargecode oder dieselbe Variantenkennung im ERP-System wie im Pass. Ohne diese Abstimmung besteht das Risiko, dass ein gekoppeltes System Daten zwar weitergeleitet, aber an den falschen Pass, oder dass eine Änderung in dem einen System nicht im anderen wirksam wird. Dies hängt eng mit der Art zusammen, wie jedes Produkt eine eindeutige Kennzeichnung erhält; ohne eine klare Identifizierungslogik ist eine Schnittstelle zwischen Systemen von geringem Wert.

Wo es in der Praxis schiefgehen kann

Eine erste häufig auftretende Situation: Ein Unternehmen hat ein ERP-System, in dem Artikel nach Stil erfasst sind, nicht aber nach Farbe oder Größe. Der Pass muss jedoch auf Variantenebene korrekt sein, und dann stellt sich heraus, dass die Schnittstelle Daten weiterleitet, die für eine Größe richtig sind und für eine andere nicht.

Eine zweite Situation: Daten werden einmalig bei der Einführung einer Kollektion übertragen, aber eine spätere Änderung im ERP-System — beispielsweise ein anderer Lieferant für eine Teilcharge — wird nicht automatisch an den veröffentlichten Pass übertragen. Der Pass wird so zur Realität ohne dass jemand das bemerkt, bis jemand einen Fehler entdeckt und sich fragt, ob ein veröffentlichtes Produktpassblatt noch angepasst werden kann.

Eine dritte Situation: Eine Schnittstelle wird technisch von einer externen IT-Partei aufgebaut, aber niemand innerhalb des Unternehmens überprüft danach, ob die Daten, die im Pass erscheinen, tatsächlich mit dem übereinstimmen, was auf dem Etikett oder der Verpackung steht. Eine technisch funktionierende Schnittstelle ist nicht automatisch eine korrekte Schnittstelle.

Eine vierte Situation: Das Lagerverwaltungssystem wird verwendet, um Passes automatisch verfallen zu lassen, sobald ein Produkt ausverkauft ist, ohne Berücksichtigung der Frage, wie lange ein Pass verfügbar sein muss. Dies kann zu einer Unstimmigkeit zwischen dem führen, was operativ praktisch für die Lagerverwaltung ist, und dem, was im Hinblick auf wie lange ein Produktpass verfügbar sein muss.

Eine fünfte Situation: Bei einer Fusion, Übernahme oder Stilllegung einer Geschäftseinheit wird die Verbindung getrennt, ohne dass überlegt wird, wer die Daten danach verwaltet, was wieder an die Frage anknüpft was mit dem Produktpass passiert, wenn ein Unternehmen geschlossen wird.

Was Sie dokumentieren können

• Eine Übersicht, welche Systeme welche Passdaten liefern: ERP für Material und Herkunft, Bestandssystem für Verfügbarkeit, PLM für Design- und Zusammensetzungsdaten.
• Eine festgelegte Absprache über die Häufigkeit der Synchronisierung: Echtzeit-Verbindung, täglicher Export oder manuelle Aktualisierung pro Kollektion.
• Ein Dokument, in dem der Identifikationsschlüssel beschrieben wird, der verwendet wird, um ein Produkt im ERP-System mit dem richtigen Pass abzugleichen — einschließlich der Funktionsweise bei Varianten in Größe oder Farbe.
• Eine verantwortliche Funktion oder Person, die prüft, ob Daten, die über die Verbindung eingehen, tatsächlich korrekt sind, bevor ein Pass veröffentlicht oder aktualisiert wird.
• Ein Verfahren für das, was bei einer Änderung im Quellsystem passiert: wer meldet dies, und wie wird die Änderung im veröffentlichten Pass umgesetzt.
• Absprachen mit einem IT-Dienstleister oder einer internen IT-Abteilung über das technische Format der Verbindung, einschließlich dessen, was bei einem Systemwechsel oder einer Migration passiert.
• Eine Übersicht, welche Daten tatsächlich automatisch über eine Verbindung geliefert werden und welche noch manuell ergänzt werden, damit es keine Lücke zwischen dem gibt, was das System zu senden denkt, und dem, was tatsächlich im Pass steht.