O erro mais comum é que as empresas escolhem um fornecedor de software com base na aparência exterior visível: um código QR bonito, um painel de controlo elegante, um preço baixo por artigo. O que fica para trás neste processo é a questão em torno do que o passaporte digital de produto realmente se trata: dados que estão corretos, são rastreáveis e permanecem acessíveis durante dez anos. Um fornecedor que apenas gera o código resolve apenas uma pequena parte da tarefa.
Este erro geralmente ocorre porque o passaporte inicialmente parece ser uma questão de TI: é necessário um link, uma etiqueta, um sistema que apresenta dados. Mas o regulamento não se trata da forma do suporte de dados, que é em grande parte prescrito. Trata-se do conteúdo por trás dele e da questão de saber se consegue fundamentar esse conteúdo quando uma autoridade de supervisão o questiona sobre ele. Um fornecedor que não inclui essa parte entrega um produto técnico sem que saiba se a base subjacente é sustentável.
Por que isto corre mal
Os fornecedores de software são frequentemente especializados na parte técnica: hospedagem, integrações, o código QR em si. Este é um trabalho útil, mas não é o mesmo que reunir um passaporte a partir de dados do fabricante ou importador. Quem olha apenas para a tecnologia perde perguntas como: quem fornece os dados de origem, quem corrige um erro assim que ele apareça, e o que acontece com os dados se o fornecedor parar ou for adquirido em cinco anos. Este último não é teórico: a obrigação de manter o passaporte acessível por dez anos é muito mais longa do que a relação média com um parceiro de software.
Uma segunda razão pela qual isso dá errado é que a comparação entre fornecedores é frequentemente feita com base no preço por artigo, sem que fique claro o que está incluído exatamente nesse preço. A manutenção de dados está incluída ou apenas o armazenamento inicial? Quem adapta o passaporte se um fornecedor entrega um novo certificado ou se uma percentagem de fibra muda? Se isso não for estabelecido, só descobrirá quando algo precisar ser alterado, e normalmente sob pressão de tempo.
O que isto significa para a conversação com o seu fornecedor
A conversação com um fornecedor de software vai portanto além da técnica isoladamente. Perguntas úteis incluem, entre outras: como é demonstrado que um dado vem do texto base do regulamento ou de uma norma harmonizada, como é processada uma alteração dos dados sem perder o histórico, e o que acontece com o passaporte se a cooperação terminar. Também é útil perguntar como o fornecedor lida com dados fornecidos por múltiplas partes na cadeia, uma vez que em private label e importação os dados frequentemente vêm de fontes diferentes.
Em como recolhemos dados e os mantemos rastreáveis está explicado como tal processo se parece na prática, incluindo a localização de cada dado no texto oficial. Esta é precisamente a parte que numa conversação técnica sobre códigos QR é facilmente ignorada, enquanto toca no cerne da obrigação.
O que pode verificar por si mesmo antes de escolher
Antes de fazer uma escolha, é sensato ter claro internamente quais dados já tem e quais faltam ainda, por exemplo de fornecedores que ainda não forneceram nada. Isto também determina quanto trabalho um fornecedor de software pode fazer por si e quanto terá de fornecer por conta própria. Um pequeno inventário através de a verificação rápida que em poucas perguntas mostra onde está dá uma primeira ideia, sem que necessite de uma conta imediatamente.
Também é bom saber que uma conta comercial junto a um fornecedor do pasaporte está ligada à pessoa coletiva, com número de KvK e número de IVA, e não a uma única pessoa de contacto. Isso evita que o conhecimento sobre o pasaporte desapareça assim que alguém muda de função. Em perguntas mais frequentes sobre o pasaporte têxtil está explicado como funciona na prática e o que está e não está incluído nisto.
Por fim
A escolha de um fornecedor de software é, em última análise, uma escolha para dez anos de colaboração, não para um fornecimento técnico único. O que exatamente um supervisor espera da fundamentação por trás de um pasaporte, e como isso se desenrola para a sua situação, é algo para o qual é melhor contactar um jurista ou a autoridade de supervisão competente. Se pretender primeiro ter uma ideia do que está em jogo para a sua empresa, então oferece base de conhecimento com tópicos organizados por situação uma visão geral para começar, juntamente com a verificação rápida gratuita.