L'errore più comune è che le aziende scelgono un fornitore di software sulla base dell'aspetto esteriore visibile: un bel codice QR, una dashboard elegante, un prezzo basso per articolo. Ciò che viene perso sullo sfondo è la domanda su cosa sia effettivamente il passaporto digitale del prodotto: dati che siano corretti, tracciabili e rimangano accessibili per dieci anni. Un fornitore che genera solo il codice risolve solo una piccola parte del compito.
Questo errore si verifica di solito perché il passaporto inizialmente sembra una questione di IT: c'è bisogno di un link, un'etichetta, un sistema che mostri i dati. Ma il regolamento non riguarda la forma del supporto dati, che è in gran parte prescritta. Riguarda il contenuto sottostante e la domanda se sia possibile giustificare quel contenuto se un'autorità di vigilanza lo chiede. Un fornitore che non include questa parte fornisce un prodotto tecnico senza che sappia se la base sottostante è sostenibile.
Perché ciò accade
I fornitori di software sono spesso specializzati nella parte tecnica: hosting, integrazioni, il codice QR stesso. Questo è un lavoro utile, ma non è la stessa cosa che comporre un passaporto dai dati del produttore o dell'importatore. Chi guarda solo la tecnica, ignora domande come: chi fornisce i dati di origine, chi corregge un errore quando emerge, e cosa succede ai dati se il fornitore smette di operare tra cinque anni o viene acquisito. Quest'ultimo non è teorico: l'obbligo di mantenere il passaporto accessibile per dieci anni dura molto più a lungo della relazione media con un partner software.
Una seconda ragione per cui questo non funziona è che il confronto tra fornitori è spesso fatto sul prezzo per articolo, senza che sia chiaro cosa sia esattamente incluso in quel prezzo. Comprende la manutenzione dei dati, o solo l'archiviazione iniziale? Chi adatta il passaporto se un fornitore fornisce un nuovo certificato o se cambia una percentuale di fibre? Se non è specificato, lo scoprirete solo quando qualcosa deve cambiare, e di solito sotto pressione di tempo.
Cosa significa questo per la conversazione con il vostro fornitore
La conversazione con un fornitore di software va quindi oltre la sola tecnica. Domande utili includono: come viene dimostrato che un dato proviene dal testo di origine del regolamento o da una norma armonizzata, come viene elaborato un cambiamento nei dati senza perdere la cronologia, e cosa succede al passaporto quando la collaborazione termina. È anche utile chiedere come il fornitore gestisce i dati forniti da più parti nella catena, poiché nel private label e nell'importazione i dati spesso provengono da diverse fonti.
Su come raccogliamo e rendiamo tracciabili i dati è illustrato come funziona un tale processo nella pratica, compresa la fonte di ogni dato nel testo ufficiale. Questa è esattamente la parte che facilmente viene saltata in una conversazione tecnica su codici QR, mentre tocca il nucleo dell'obbligo.
Cosa potete verificare voi stessi prima di scegliere
Prima di fare una scelta, è opportuno essere chiari internamente su quali dati avete già e quali ancora mancano, ad esempio dai fornitori che non hanno ancora fornito nulla. Questo determina anche quanto lavoro un fornitore di software può svolgere per voi e quanto dovrete fornire voi stessi. Un breve inventario tramite il quick-scan che in poche domande mostra dove vi trovate dà una prima impressione, senza che abbiate immediatamente bisogno di un account.
È altrettanto importante sapere che un account aziendale presso un fornitore del pasaporto è legato alla persona giuridica, con numero di iscrizione al registro delle imprese e numero IVA, e non a un singolo contatto. Ciò evita che la conoscenza sul pasaporto vada persa nel momento in cui una persona cambia incarico. In le domande più frequenti sul pasaporto tessile è illustrato come funziona in pratica e cosa rientra e cosa non rientra in questo ambito.
Infine
La scelta di un fornitore di software è in definitiva una scelta per dieci anni di collaborazione, non per una singola fornitura tecnica. Ciò che un'autorità di vigilanza si aspetta esattamente dalla documentazione che supporta un pasaporto, e come si ripercuote sulla vostra situazione, è qualcosa per cui farete bene a rivolgervi a un giurista o all'autorità di vigilanza competente. Se desiderate prima farvi un'idea di ciò che riguarda la vostra azienda, fornisce base di conoscenze con argomenti per situazione una panoramica per iniziare, insieme alla quick-scan gratuita.