Der häufigste Fehler besteht darin, dass Unternehmen einen Softwareanbieter auf der Grundlage der sichtbaren Außenseite wählen: ein schöner QR-Code, ein elegantes Dashboard, ein niedriger Preis pro Artikel. Was dabei in den Hintergrund rückt, ist die Frage, worum es beim digitalen Produktpass eigentlich geht: Daten, die korrekt sind, nachvollziehbar sind und zehn Jahre lang erreichbar bleiben. Ein Anbieter, der nur den Code generiert, löst nur einen kleinen Teil der Aufgabe.
Dieser Fehler entsteht meist, weil sich das Passport anfangs wie eine IT-Frage anfühlt: Es muss ein Link kommen, ein Label, ein System, das Daten anzeigt. Aber die Verordnung befasst sich nicht mit der Form des Datenträgers, diese ist weitgehend vorgeschrieben. Sie befasst sich mit dem Inhalt dahinter und mit der Frage, ob Sie diesen Inhalt belegen können, wenn eine Aufsichtsbehörde danach fragt. Ein Anbieter, der diesen Teil nicht einbezieht, liefert ein technisches Produkt ab, ohne dass Sie wissen, ob die Grundlage darunter tragfähig ist.
Warum dies schiefgeht
Softwareanbieter sind oft auf den technischen Teil spezialisiert: Hosting, Schnittstellen, den QR-Code selbst. Das ist nützliche Arbeit, aber es ist nicht dasselbe wie die Zusammenstellung eines Passes aus Daten von Hersteller oder Importeur. Wer nur auf die Technik schaut, verpasst Fragen wie: Wer liefert die Rohdaten, wer behebt einen Fehler, sobald dieser auftritt, und was passiert mit den Daten, wenn der Anbieter in fünf Jahren seine Tätigkeit einstellt oder übernommen wird. Letzteres ist nicht theoretisch: Die Verpflichtung, das Passport zehn Jahre lang erreichbar zu halten, läuft viel länger als das durchschnittliche Verhältnis zu einem Softwarepartner.
Ein zweiter Grund, warum dies schiefgeht, besteht darin, dass der Vergleich zwischen Anbietern häufig auf Preis pro Artikel erfolgt, ohne dass klar ist, was genau in diesem Preis enthalten ist. Ist Wartung der Daten enthalten, oder nur die erste Speicherung? Wer passt das Passport an, wenn ein Anbieter ein neues Zertifikat liefert oder wenn sich ein Faserprozentz ändert? Wenn dies nicht festgehalten ist, stellen Sie es erst fest, wenn etwas geändert werden muss, und dann meist unter Zeitdruck.
Was dies für das Gespräch mit Ihrem Anbieter bedeutet
Das Gespräch mit einem Softwareanbieter geht daher über reine Technik hinaus. Nützliche Fragen sind unter anderem: Wie wird nachgewiesen, dass ein Datum aus dem Originaltext der Verordnung oder aus einer harmonisierten Norm stammt, wie wird eine Datenänderung verarbeitet, ohne die Historie zu verlieren, und was passiert mit dem Passport, wenn die Zusammenarbeit endet. Es ist auch sinnvoll zu fragen, wie der Anbieter mit Daten umgeht, die von mehreren Parteien in der Lieferkette bereitgestellt werden, denn bei Private Label und Import stammen Daten oft von verschiedenen Quellen.
Auf wie wir Daten sammeln und nachverfolgbar halten ist dargelegt, wie ein solcher Prozess in der Praxis aussieht, einschließlich der Quelle jedes Datums im offiziellen Text. Das ist genau der Teil, der in einem technischen Gespräch über QR-Codes leicht übersehen wird, während er den Kern der Verpflichtung betrifft.
Was Sie selbst überprüfen können, bevor Sie sich entscheiden
Bevor Sie eine Wahl treffen, ist es ratsam, intern klar zu haben, welche Daten Sie bereits haben und welche noch fehlen, beispielsweise von Lieferanten, die noch nichts geliefert haben. Dies bestimmt nämlich auch, wie viel Arbeit ein Softwareanbieter für Sie übernehmen kann und wie viel Sie selbst liefern müssen. Eine kurze Bestandsaufnahme über den Quick-Scan, der in wenigen Fragen zeigt, wo Sie stehen bietet einen ersten Überblick, ohne dass Sie dafür sofort ein Konto benötigen.
Es ist auch gut zu wissen, dass ein Geschäftskonto bei einem Anbieter des Produktpasses an die juristische Person gebunden ist, mit Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und nicht an eine einzelne Kontaktperson. Dies verhindert, dass das Wissen über das Produktpass verloren geht, sobald jemand seine Position wechselt. In den häufig gestellten Fragen zum Textilproduktpass wird erläutert, wie dies in der Praxis funktioniert und was darunter fällt und was nicht.
Abschließend
Die Wahl eines Softwareanbieters ist letztendlich eine Wahl für zehn Jahre Zusammenarbeit, nicht für eine einzelne technische Lieferung. Was ein Aufsichtsbehörde genau von der Begründung hinter einem Produktpass erwartet, und wie sich das auf Ihre Situation auswirkt, ist etwas, für das Sie sich am besten an einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde wenden sollten. Möchten Sie zunächst selbst einen Überblick über das bekommen, was für Ihr Unternehmen relevant ist, dann bietet der Wissensdatenbank mit Themen pro Situation aufgeschlüsselt einen Überblick zum Einstieg, zusammen mit dem kostenlosen Quick-Scan.