Nejčastější chyba spočívá v tom, že si podniky vyberou poskytovatele softwaru na základě viditelné vnější podoby: hezký QR kód, elegantní dashboard, nízká cena za položku. Co se při tom ztrácí z dosahu, je otázka, o co v digitálním produktovém pasu vlastně jde: data, která jsou správná, dohledatelná a která zůstanou dostupná deset let. Poskytovatel, který pouze vygeneruje kód, řeší jen malou část úkolu.
Tato chyba vzniká obvykle proto, že se pas zpočátku jeví jako otázka IT: musí vzniknout odkaz, štítek, systém zobrazující data. Ale nařízení nehovoří o formě datového nosiče, ta je z velké části předepsána. Hovoří o obsahu za ním a o otázce, zda tento obsah lze podložit, kdyby se na něj regulační orgán zeptal. Poskytovatel, který tuto součást nezahrnuje, dodává technický produkt bez toho, aniž byste věděli, zda je základ pod ním dlouhodobě udržitelný.
Proč k tomu dochází
Poskytovatelé softwaru se často specializují na technickou část: hosting, propojení, samotný QR kód. To je užitečná práce, ale není totéž jako složení pasu z dat výrobce nebo dovozce. Kdo se dívá pouze na techniku, vynechává otázky jako: kdo dodává zdrojová data, kdo opraví chybu jakmile se objeví, a co se s daty stane, když poskytovatel za pět let přestane pracovat nebo bude převzat. Poslední věc není teoretická: povinnost mít pas dostupný deset let trvá mnohem déle než typický vztah se softwarovým partnerem.
Druhý důvod, proč se věci pokazují, je ten, že porovnání mezi poskytovateli se často provádí na základě ceny za položku, bez jasného vysvětlení, co přesně v té ceně je. Obsahuje údržbu dat, nebo jen prvotní uložení? Kdo upraví pas, pokud dodavatel doručí nový certifikát nebo se změní procento vláken? Pokud to není domluveno, zjistíte to až v okamžiku, kdy se něco musí změnit, a pak obvykle pod časovým tlakem.
Co to znamená pro rozhovor s vaším poskytovatelem
Rozhovor s poskytovatelem softwaru tedy přesahuje samotnou techniku. Užitečné otázky jsou mimo jiné: jak se prokázuje, že údaj pochází z původního textu nařízení nebo z harmonizované normy, jak se při změně dat postupuje bez ztráty historie a co se s pasem stane, skončí-li spolupráce. Také je vhodné zeptat se, jak si poskytovatel poradí s daty, která v řetězci dodávají různé strany, protože u private label a dovozu data často pocházejí z různých zdrojů.
Na jak shromažďujeme a uchovávame dohledatelnost dat je vysvětleno, jak takový proces vypadá v praxi, včetně místa, kde je každý údaj v oficiálním textu. Právě toto je ta část, kterou se v technickém rozhovoru o QR kódech snadno přehlédne, ačkoli se dotýká jádra povinnosti.
Co si sami můžete ověřit, než se rozhodnete
Před tím, než se rozhodnete, je rozumné mít interně jasno, která data již máte a která ještě chybějí, například od dodavatelů, kteří dosud nic nezadali. To totiž určuje také to, kolik práce si může softwarový poskytovatel na sebe vzít a kolik musíte poskytnout vy sami. Krátký přehled prostřednictvím rychlou kontrolu, která v několika otázkách ukazuje, kde stojíte vám dá první představu, aniž byste hned potřebovali účet.
Je také dobré vědět, že obchodní účet u poskytovatele pasportu je vázán na právnickou osobu, s číslem KvK a DIČ, a ne na jednu kontaktní osobu. To zabraňuje tomu, aby znalosti o pasportu zmizely, jakmile se někdo změní ve funkci. V nejčastěji kladených otázkách o textilním pasportu je vysvětleno, jak to v praxi funguje a co tam spadá a co ne.
Nakonec
Volba poskytovatele softwaru je v konečném důsledku volbou na deset let spolupráce, ne na jednu technickou implementaci. Co přesně regulátor očekává od zdůvodnění za pasportem a jak se to promítne do vaší situace, je něco, pro co se nejlépe obrátíte na právníka nebo příslušný orgán dozoru. Chcete-li si nejdříve sami vytvořit představu o tom, co hraje roli pro vaši společnost, pak vám pomůže znalostní bázi s tématy uspořádanými podle situace přehled na začátek, spolu s bezplatnou rychlou diagnostikou.