De meestgemaakte fout is dat bedrijven een softwareleverancier kiezen op basis van de zichtbare buitenkant: een mooie QR-code, een strak dashboard, een lage prijs per artikel. Wat daarbij op de achtergrond raakt, is de vraag waar het digitaal productpaspoort eigenlijk om draait: gegevens die kloppen, herleidbaar zijn, en tien jaar lang bereikbaar blijven. Een leverancier die alleen de code genereert, lost maar een klein deel van de opgave op.
Deze fout ontstaat meestal omdat het paspoort in eerste instantie aanvoelt als een IT-vraagstuk: er moet een link komen, een label, een systeem dat data toont. Maar de verordening gaat niet over de vorm van de datadrager, die is grotendeels voorgeschreven. Ze gaat over de inhoud erachter en over de vraag of u die inhoud kunt onderbouwen als een toezichthouder daarnaar vraagt. Een leverancier die dat onderdeel niet meeneemt, levert een technisch product af zonder dat u weet of de basis eronder houdbaar is.
Waarom dit misgaat
Softwareleveranciers zijn vaak gespecialiseerd in het technische deel: hosting, koppelingen, de QR-code zelf. Dat is nuttig werk, maar het is niet hetzelfde als het samenstellen van een paspoort uit gegevens van fabrikant of importeur. Wie alleen naar de techniek kijkt, mist vragen als: wie levert de brondata aan, wie corrigeert een fout zodra die opduikt, en wat gebeurt er met de gegevens als de leverancier over vijf jaar stopt of wordt overgenomen. Dat laatste is niet theoretisch: de verplichting om het paspoort tien jaar bereikbaar te houden loopt veel langer dan de gemiddelde relatie met een softwarepartij.
Een tweede reden waarom dit misgaat, is dat de vergelijking tussen leveranciers vaak op prijs per artikel wordt gemaakt, zonder dat helder is wat er precies in die prijs zit. Zit onderhoud van gegevens erin, of alleen de eerste opslag? Wie past het paspoort aan als een leverancier een nieuw certificaat aanlevert of als een vezelpercentage wijzigt? Als dat niet is vastgelegd, ontdekt u het pas op het moment dat er iets moet veranderen, en dan meestal onder tijdsdruk.
Wat dit betekent voor het gesprek met uw leverancier
Het gesprek met een softwareleverancier gaat dus verder dan techniek alleen. Nuttige vragen zijn onder meer: hoe wordt aangetoond dat een gegeven uit de brontekst van de verordening of uit een geharmoniseerde norm komt, hoe wordt een wijziging in de gegevens verwerkt zonder de historie te verliezen, en wat gebeurt er met het paspoort als de samenwerking eindigt. Ook is het zinvol te vragen hoe de leverancier omgaat met gegevens die door meerdere partijen in de keten worden aangeleverd, want bij private label en import komen gegevens vaak van verschillende kanten.
Op hoe wij gegevens verzamelen en herleidbaar houden staat toegelicht hoe zo'n proces er in de praktijk uitziet, inclusief de vindplaats van elk gegeven in de officiële tekst. Dat is precies het onderdeel dat in een technisch gesprek over QR-codes gemakkelijk wordt overgeslagen, terwijl het de kern van de verplichting raakt.
Wat u zelf kunt nagaan voordat u kiest
Voordat u een keuze maakt, is het verstandig om intern helder te hebben welke gegevens u al heeft en welke nog ontbreken, bijvoorbeeld van leveranciers die nog niets hebben aangeleverd. Dat bepaalt namelijk ook hoeveel werk een softwareleverancier voor u kan overnemen en hoeveel u zelf moet aanleveren. Een korte inventarisatie via de quick-scan die in een paar vragen laat zien waar u staat geeft daar een eerste beeld van, zonder dat u er meteen een account voor nodig heeft.
Het is ook goed om te weten dat een zakelijk account bij een aanbieder van het paspoort aan de rechtspersoon hangt, met KvK- en btw-nummer, en niet aan één contactpersoon. Dat voorkomt dat de kennis over het paspoort verdwijnt zodra iemand van functie verandert. In de meest gestelde vragen over het textielpaspoort staat toegelicht hoe dat in de praktijk werkt en wat daar wel en niet onder valt.
Ten slotte
De keuze voor een softwareleverancier is uiteindelijk een keuze voor tien jaar samenwerking, niet voor één technische oplevering. Wat een toezichthouder precies verwacht van de onderbouwing achter een paspoort, en hoe dat voor uw situatie uitpakt, is iets waarvoor u het beste bij een jurist of de bevoegde toezichthouder terechtkunt. Wilt u eerst zelf een beeld krijgen van wat er voor uw bedrijf speelt, dan geeft de kennisbank met onderwerpen per situatie uitgezocht een overzicht om mee te beginnen, samen met de gratis quick-scan.