heb ik een productpaspoort nodig voor showroom samples die niet verkocht worden

Showroom samples die niet verkocht worden, vallen buiten de verplichting

Een productpaspoort is gekoppeld aan een product dat op de markt wordt gebracht, en een showroom sample dat nooit verkocht wordt, valt daar in de meeste gevallen buiten. De ESPR regelt de eisen voor producten die in de Unie op de markt worden aangeboden of in gebruik worden gesteld, en een sample dat uitsluitend dient om aan inkopers, agenten of pers te laten zien — en dat na het seizoen wordt vernietigd, teruggehaald of intern gebruikt — wordt niet verkocht en komt dus niet in die situatie terecht. Zodra hetzelfde artikel wél in het assortiment verschijnt en aan een winkel, webshop of eindklant wordt geleverd, is dat een ander verhaal: dan gaat het om het verkochte product, en dat product heeft het paspoort nodig, los van hoeveel exemplaren van het patroon of ontwerp eerder als sample hebben rondgereisd.

Voor wie dit geldt en waar de grens ligt

Deze redenering geldt voor kledingmerken, importeurs en private label-partijen die met showroom samples, salesman samples of look-samples werken die uitsluitend een intern of commercieel doel dienen: presenteren, laten passen, foto's maken, orders ophalen. Het geldt niet voor stukken die op enig moment de status van "verkocht product" krijgen — een showroom sample dat na het seizoen met korting aan personeel of via een outlet wordt verkocht, is op dat moment een verkocht product geworden, en de vraag of daar een paspoort bij moet, wordt dan beantwoord door dezelfde regels die voor de rest van de collectie gelden. Ook een sample dat gebruikt wordt om aan een klant te tonen wat die exact zal ontvangen — bijvoorbeeld bij een bestelling op maat — ligt dicht bij het grensgeval, en verdient dan een blik op de bron zelf in plaats van op deze algemene lijn. Voor het onderliggende toepassingsgebied — welke kleding en welke textielproducten straks onder de verplichting vallen — is de bredere uitleg te vinden op welke producten van de kleding- en textielbranche onder de ESPR vallen, en voor de eigen situatie is de check op of het digitaal productpaspoort voor de eigen kleding en textiel geldt een logisch vervolg.

Nog geen vaste datum, en tot dan verandert er niets aan samples

Er is nog geen gedelegeerde handeling gepubliceerd die het productpaspoort voor kleding verplicht stelt, en dus is er ook nog geen moment waarop de vraag over samples in de praktijk speelt. Wat wel vaststaat: de Europese Commissie werkt aan een gedelegeerde handeling die naar verwachting in 2027 gepubliceerd wordt, met kleding die voor tachtig procent of meer uit textielvezels bestaat als eerste categorie. Die handeling moet nog worden vastgesteld en zal de concrete eisen bevatten — ook eventuele bijzondere bepalingen voor situaties zoals samples, als die er komen. Tot die publicatie is er geen verplichting voor kleding of textiel, dus ook niet voor samples, verkochte producten of iets daartussenin. Zodra er meer bekend is over de precieze datum, staat dat beschreven op wanneer het productpaspoort verplicht wordt voor kleding en textiel, en de manier waarop zo'n gedelegeerde handeling werkt en waarom die pas het startpunt vormt, staat uitgelegd op wat een gedelegeerde handeling is en waarom die bepaalt wat er moet gebeuren.

Hoe hiermee om te gaan in de praktijk

Voor wie nu al met samples werkt, is de eerste stap het onderscheid vasthouden tussen wat puur showroom- of verkoopmateriaal is en wat uiteindelijk als verkocht product de deur uitgaat — dat onderscheid is straks ook de kern van de vraag of een paspoort nodig is. De tweede stap is nagaan of een sample ooit de status van verkocht product krijgt, bijvoorbeeld via personeelsverkoop, outlet of een showroom-uitverkoop aan het einde van het seizoen; vanaf dat moment telt het gewoon mee als product dat op de markt is gebracht. De derde stap is het bijhouden van basisgegevens over materiaalsamenstelling en herkomst, ook voor samples — niet omdat dat nu verplicht is, maar omdat die gegevens straks nodig zijn voor het paspoor van het verkochte product, en het makkelijker is om ze vanaf het begin vast te leggen dan achteraf te reconstrueren. De vierde stap is de eigen situatie beoordelen zodra de gedelegeerde handeling er is: een merk dat met veel prototypes en testcollecties werkt, doet er goed aan om dan te kijken of de tekst zelf een uitzondering voor niet-verkochte exemplaren bevat, in plaats van te vertrouwen op een algemene aanname.

De basis: artikel 1 en artikel 9 van de ESPR

Deze lijn volgt uit artikel 1 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat het toepassingsgebied van de verordening koppelt aan producten die op de markt worden aangeboden of in gebruik worden gesteld, en uit artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat het digitaal productpaspoort beschrijft als onderdeel van de informatie die bij een product moet horen wanneer dat product onder de eisen valt. Een sample dat niet verkocht wordt, doorloopt die stap niet, en valt daarom buiten de kern van wat deze artikelen regelen. De precieze uitwerking — met eventuele bijzondere gevallen voor samples, testcollecties of prototypes — moet nog komen in de gedelegeerde handeling voor kleding en textiel, en tot die tekst er is, blijft dit een beschrijving van de hoofdregel en niet van een uitgewerkte uitzondering.

Wie nu al wil voorsorteren, kan het beste beginnen met het scheiden van sample-administratie en verkoopadministratie, en de ontwikkelingen rond de gedelegeerde handeling volgen zodra die gepubliceerd wordt — de officiële tekst zal dan uitwijzen of samples apart worden benoemd.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR knoopt de verplichting tot een digitaal productpaspoort vast aan het op de markt brengen van een product. Artikel 1 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) omschrijft het toepassingsgebied van de verordening in die termen, en artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) werkt uit wat er in dat paspoort moet komen zodra een productgroep onder een gedelegeerde handeling valt. Voor showroom samples die niet verkocht worden, is dat aanknopingspunt — het op de markt brengen — een centraal punt om over na te denken. Een sample dat uitsluitend dient om aan inkopers te laten zien hoe een collectie eruitziet, en dat nooit als verkoopbaar product bij een consument terechtkomt, zit anders in het verkooptraject dan een stuk dat via een webshop of winkel wordt aangeboden.

Vaststellen of het sample als "op de markt brengen" geldt

Dit is de eerste vraag die praktisch beantwoord moet worden, en niet een die het platform voor een individueel bedrijf invult. Een sample dat rondgaat tussen showrooms, agenten en inkopers, en dat nooit wordt verkocht, ligt anders dan een sample dat na het seizoen alsnog in de outlet verdwijnt of aan personeel wordt verkocht. Dat laatste is namelijk wél een verkoop, en daarmee potentieel een moment waarop de vraag "is hier een paspoort nodig" opnieuw gesteld moet worden. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral dat het intern helder moet zijn wat er met samples gebeurt ná het showroomseizoen — niet alleen bij ontwerp of verkoop, maar ook bij logistiek en outlet-verkoop, waar dit soort stukken nu eenmaal kunnen belanden.

Weten of de productgroep überhaupt onder een gedelegeerde handeling valt

Los van de vraag of iets een sample is, geldt de bredere vraag of de productgroep waarin het bedrijf werkt al onder een gedelegeerde handeling valt. Zolang die handeling er niet is, is er voor niemand in die productgroep een paspoortplicht — sample of geen sample. Wat een gedelegeerde handeling precies is en waarom die bepaalt wat een bedrijf moet doen, staat toegelicht op wat is een gedelegeerde handeling en waarom bepaalt die wat ik moet doen?. Voor kleding en textiel is er nog geen gedelegeerde handeling gepubliceerd; wanneer die verplichting concreet ingaat, is te volgen via wanneer wordt het productpaspoort verplicht voor kleding en textiel?.

Onderscheid maken tussen prototypes, samples en verkoopklare stukken

In de praktijk lopen deze categorieën vaak door elkaar: een prototype dat wordt aangepast, een showroom sample dat ná het seizoen wordt verkocht als monster-uitverkoop, en een productiestuk dat rechtstreeks naar een klant gaat. Voor een bedrijf met een eigen showroom of agentennetwerk is het praktisch om deze stromen van elkaar te onderscheiden — niet omdat het platform daarover een oordeel geeft, maar omdat dit onderscheid bepaalt welke stukken ooit een paspoort nodig zullen hebben en welke niet.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie waarin het misgaat: een showroom sample wordt na het seizoen alsnog verkocht via een sample sale of aan medewerkers, zonder dat iemand dat moment heeft gekoppeld aan de vraag of er een paspoort nodig is. Het sample verandert dan feitelijk van status, maar dat wordt organisatorisch niet opgemerkt.

Een tweede situatie: een collectie bestaat uit stukken die deels als sample rondgaan en deels in productie gaan, met dezelfde artikelcode. Als het paspoort straks aan de productie wordt gekoppeld, ontstaat verwarring over welk exemplaar welk paspoort krijgt, zeker wanneer samples net iets afwijken van de uiteindelijke productiestukken qua materiaal of afwerking.

Een derde situatie: een agent of distributeur in een ander EU-land ontvangt samples en gaat er, zonder overleg, van uit dat die samples straks ook een paspoort nodig hebben, terwijl het bedrijf zelf van plan is die stukken nooit te verkopen. Onduidelijke afspraken tussen merk en agent over wat er met samples gebeurt, leiden dan tot onnodige onzekerheid of onnodig werk.

Een vierde situatie: bedrijven die zich afvragen of hun productcategorie überhaupt onder de regelgeving valt, en die vraag laten liggen tot het moment dat de gedelegeerde handeling er is — waardoor er geen tijd meer is om onderscheid te maken tussen sample-stromen en verkoopstromen. Wie zich afvraagt of het productpaspoort überhaupt voor de eigen kleding en textiel geldt, kan dat nalopen via geldt het digitaal productpaspoort voor mijn kleding en textiel?.

Een vijfde situatie, specifiek voor kleinere bedrijven: de aanname dat een klein bedrijf toch niet zichtbaar genoeg is om hier zorgvuldig mee om te gaan. Of en hoe de omvang van een bedrijf hierin meespeelt, staat beschreven op geldt het productpaspoort ook voor kleine bedrijven?.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van welke stukken in een collectie als showroom sample worden gebruikt, en welke daarvan na het seizoen alsnog verkocht worden of kunnen worden.
Een interne afspraak over het moment waarop een sample van status verandert — van showroomstuk naar verkoopbaar product — en wie daar verantwoordelijk voor is.
Afspraken met agenten en distributeurs over wat er met samples gebeurt na gebruik, inclusief eventuele doorverkoop.
Een dossier per collectie waarin artikelcodes, materiaalsamenstelling en eventuele afwijkingen tussen sample en productiestuk zijn vastgelegd — nuttig los van het productpaspoort, en op het moment dat een gedelegeerde handeling er wel is, direct te gebruiken als basis.
Een check of de productgroep waarin gewerkt wordt, samenvalt met wat er onder de ESPR valt; een eerste oriëntatie daarover staat op welke producten van de kleding- en textielbranche vallen onder de ESPR?.

Wie deze punten nu al op orde heeft, hoeft er later niet meer naar te zoeken op het moment dat de verplichting voor kleding en textiel concreet wordt.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.