Ένας υπεύθυνος HR ή διευθυντής που πρόκειται να εφαρμόσει το διαβατήριο υφάσματος, θα αντιμετωπίσει νωρίς ή αργά το ερώτημα του αν το συμβούλιο της επιχείρησης πρέπει να εμπλακεί σε αυτό. Η σύντομη απάντηση: αυτό δεν εξαρτάται από το ίδιο το διαβατήριο υφάσματος, αλλά από αυτό που κάνει το λογισμικό γύρω του και πώς επηρεάζει το έργο των υπαλλήλων σας.
Ο Νόμος περί συμβουλίων επιχειρήσεων προβλέπει δικαίωμα συναίνεσης για συστήματα που συλλέγουν, επεξεργάζονται ή χρησιμοποιούν δεδομένα σχετικά με εργαζομένους προκειμένου να παρακολουθήσουν την απόδοσή τους. Το διαβατήριο υφάσματος αφορά ουσιαστικά δεδομένα προϊόντος: σύνθεση ινών, προέλευση, οδηγίες φροντίδας, πληροφορίες επισκευής. Από τη στιγμή που το λογισμικό που επιλέγετε επεξεργάζεται αποκλειστικά δεδομένα προϊόντος και δεν καταγράφει τίποτα σχετικά με το έργο των επιμέρους υπαλλήλων, το δικαίωμα συναίνεσης δεν είναι προφανές. Αυτή η εικόνα αλλάζει από τη στιγμή που το ίδιο σύστημα καταγράφει επίσης ποιος εισήγαγε ποια δεδομένα, πόσο γρήγορα συνέβη ή με ποιο περιθώριο σφάλματος — αυτό ακουμπά γρήγορα την παρακολούθηση της απόδοσης, και εκεί η συμμετοχή κοιτάει διαφορετικά.
Τι διακρίνει ο νόμος
Ο νομοθέτης κάνει διάκριση μεταξύ συστημάτων που αφορούν το προϊόν ή τη διαδικασία, και συστημάτων που λένε κάτι για τον υπάλληλο που εργάζεται με αυτά. Ένα πακέτο λογισμικού που συλλέγει μόνο δεδομένα ινών από προμηθευτές και τα μετατρέπει σε διαβατήριο, συνήθως εμπίπτει στην πρώτη κατηγορία. Από τη στιγμή που εμφανίζονται αναφορές όπως «ο υπάλληλος X συμπλήρωσε 40 διαβατήρια αυτή την εβδομάδα, κατά μέσο όρο 3 λεπτά ανά τεμάχιο», η συζήτηση αλλάζει κατεύθυνση. Όχι επειδή ο νόμος το λέει με αυτούς τους όρους σχετικά με τα διαβατήρια υφάσματος — αυτή η κανονισμός αφορά το προϊόν — αλλά επειδή η νομοθεσία περί συμμετοχής κοιτάζει τη λειτουργία του συστήματος, όχι τον τομέα στον οποίο χρησιμοποιείται.
Υπάρχει ακόμη μια δεύτερη είσοδος που συχνά παραβλέπεται: ουσιώδεις αλλαγές στον οργανισμό του έργου. Αν η εφαρμογή του διαβατηρίου υφάσματος σημαίνει ότι ένα ολόκληρο τμήμα πρόκειται να δουλέψει διαφορετικά, να λάβει νέα καθήκοντα ή να μετατοπιστούν δομικά οι διαδικασίες εργασίας, τότε αυτό μπορεί να είναι αυτό καθ' αυτό λόγος για να συμβουλευτείτε το συμβούλιο της επιχείρησης σχετικά με την οργανωτική πτυχή, ανεξάρτητα από το αν το λογισμικό επεξεργάζεται δεδομένα εργαζομένων.
Περί τι πρόκειται στην πράξη
Για τις περισσότερες ΜΜΕ που εφαρμόζουν το διαβατήριο υφάσματος, η επίδραση στο προσωπικό περιορίζεται σε έναν νέο τρόπο εργασίας: κάποιος συλλέγει δεδομένα από προμηθευτές, τα ελέγχει και αφήνει το διαβατήριο να συναρμολογηθεί και να φιλοξενηθεί. Αυτό είναι περισσότερο θέμα ενημέρωσης παρά συναίνεσης — οι υπάλληλοι που πρόκειται να εργαστούν με το σύστημα, έχουν απλώς ανάγκη σαφήνειας σχετικά με το τι αναμένεται από αυτούς και ποια δεδομένα παρέχουν. Η ενημέρωση είναι κάτι διαφορετικό από το νόμιμο δικαίωμα συναίνεσης, αλλά στην πράξη αποτρέπει τις περισσότερες συζητήσεις, ακριβώς επειδή κανείς δεν έρχεται αντιμέτωπος με μια έκπληξη.
Το σημείο όπου τα πράγματα γίνονται πιο περίπλοκα είναι σε εταιρείες που συνδυάζουν τη συλλογή δεδομένων με ευρύτερη ψηφιοποίηση των διαδικασιών αγορών και παραγωγής. Αν ο προμηθευτής του λογισμικού διαβατηρίου υφάσματος προσφέρει επίσης λειτουργικότητα που παρακολουθεί το έργο των αγοραστών ή των ελεγκτών ποιότητας, πρόκειται για ξεχωριστή εκτίμηση που είναι ανεξάρτητη από την υποχρέωση να παράσχει το διαβατήριο. πώς δημιουργούνται τα δεδομένα για το διαβατήριο δείχνει ποιος τύπος δεδομένων είναι πραγματικά απαραίτητος για το ίδιο το διαβατήριο, ώστε να μπορέσετε να αξιολογήσετε αν ένας προμηθευτής προσθέτει περισσότερα από όσα είναι απαραίτητα.
Τι μπορείτε να κάνετε συγκεκριμένα
Το πρακτικό ερώτημα δεν είναι αν υπάρχει νόμος που συνδέει το κείμενο διακοπής ενδιαφέροντος και τη συνδιαχείριση — δεν υπάρχει, επειδή είναι δύο ξεχωριστά πλαίσια που μερικές φορές αγγίζουν το ένα το άλλο. Το πρακτικό ερώτημα είναι αν το λογισμικό που επιλέγετε καταγράφει κάτι για τους εργαζόμενους πέρα από τα δεδομένα του προϊόντος που χρειάζεται το διακοπής ενδιαφέροντος. Αυτό είναι κάτι που μπορείτε να ελέγξετε με τον προμηθευτή του λογισμικού σας πριν υπογράψετε ένα συμβόλαιο, και αν έχετε αμφιβολίες, μπορείτε να το παραπέμψετε στο συμβούλιό σας ή σε έναν δικηγόρο που γνωρίζει τη νομοθεσία για τη συνδιαχείριση. Δεν μπορούμε να κάνουμε αυτή την αποτίμηση για εσάς και δεν το κάνουμε: ο κανονισμός για το κείμενο διακοπής ενδιαφέροντος αφορά το προϊόν, όχι την πολιτική προσωπικού σας, και οι δύο ερωτήσεις πρέπει να απαντηθούν ξεχωριστά.
Αυτό που βοηθά είναι να κατανοήσετε με σαφήνεια ποια δεδομένα είναι απαραίτητα για το διακοπής ενδιαφέροντος, ώστε η συζήτηση με το συμβούλιό σας — εάν τη διεξάγετε — να γίνεται πάνω σε γεγονότα και όχι σε υποθέσεις. Σε τη βάση γνώσης με αναλυμένα θέματα ανά κατάσταση θα βρείτε τη θεωρητική τεκμηρίωση των δεδομένων που απαιτεί ένα κείμενο διακοπής ενδιαφέροντος, ανεξάρτητα από ό,τι ένα πακέτο λογισμικού μπορεί να προσθέσει.
Πρώτη επισκόπηση χωρίς υποχρεώσεις
Αν πρέπει ακόμα να καθορίσετε αν και πότε το κείμενο διακοπής ενδιαφέροντος θα ισχύει για τα προϊόντα σας, και ποια δεδομένα χρειάζονται γι' αυτό, δίνει η δωρεάν γρήγορη σάρωση με μερικές σύντομες ερωτήσεις μια πρώτη ένδειξη. Ερωτήσεις σχετικά με το τι είναι ακριβώς διαθέσιμο δωρεάν και τι περιλαμβάνεται σε ένα abonnement, τις απαντάμε με σαφήνεια σε σελίδα συχνών ερωτήσεων.