Personali tekstiilpassi kohta teavitamise jaoks pole määratud tähtaega; määrus seda ka ette ei näe. Praktikas on tegemist mõne päevaga lihtsa olukorra puhul, kus on kaasatud üks või kaks funktsiooni, ja mõne nädalaga, kui kaasatud on mitu osakonda, mitu asukohta või töötajate nõuandekoda. Sageli on määravamaks kui töötajate arv aeg, millal te alustate: alles siis, kui on selge, millist tarkvara te kasutate ja kes andmeid esitab, saate inimestele midagi konkreetset öelda.
Tekstiilpassi kohta teavitamine pole ühekordne teadaanne kogu ettevõttele. Tegemist on paari funktsiooniga, kes sellega praktikas kokku puutuvad: ladu või logistika, kes toote sildilt või QR-koodilt märgist kinnitab või kontrollib; ostud, kes koguvad tarnijate andmeid ja edastavad neid; klienditeenindus, kes võib ostjate küsimusi saada; ja mõnikord turundus, kui passapordi sisu puudutab seda, mis on pakendil või veebisaidil. Iga rühma jaoks on midagi erinevat oluline ja see määrab, kui palju aega teavitamine võtab.
Mis pikendab läbilöögiaega
Esimene viivitus tekib siis, kui ettevõttes pole kelleltki määratud antud teema omanikku. Ilma kellegita, kes küsimusi kogub ja tarkvara pakkujale edasi saadab, jääb teavitamine jäädale, millele keegi enam ei naase. Teine viivitus tekib siis, kui teavitate personali enne pakkuja või töömeetodi valimist: töötajad esitavad siis küsimusi, millele te ei saa vastata, ja seanss tuleb hiljem korrata. Seda põhjust arvestades on teavitamine sageli tõhusam siis, kui planeerite seda pärast vestluseid teie tarkvara pakkujaga, mitte enne.
Kolmas tegur on töötajate osalus otsuste tegemisel. Kui teie organisatsioonis on töötajate nõuandekoda, võib tarkvara süsteemi valik, millega registreeritakse personaliga seotud andmeid või tööprotsesse, kuuluda otsustusõiguse alla. Kas see teie juhtumis nii on ja millised tähtajad sellega kaasnevad, on asi, mida tuleks arutada töötajate nõuandekoguga endale ja vajadusel juristiga; see protsess toimub eraldi teavitamisest, kuid võib tagada, et te alustate suhtlust personaliga alles pärast seda, kui töötajate osalus on käsitletud.
Mis muudab teavitamise ise lihtsamaks
Enamik ettevõtteid saab hakkama lühikese, funktsioonikesksega selgitusega: mis muutub selle rolli jaoks, milline toiming lisandub või kaob ja kelle poole saab keegi pöörduda küsimuste korral. See on teistsugune kui seletada, mida määrus täpselt tähendab — seda tausta ei pea kõik teadma. Kes ise tahab esmalt kontrollida, mis muutub ettevõttes tervikuna, leiab järjestatud ülevaate teema kaupa teadmusbaasist koos selgitusega iga olukorra kohta, ja saab mõne küsimusega esialgse näidu kaudu toote skannimise kaudu, mis näitab mõne sammuga, kus teil asju on.
Levinud eksiarvamus on, et teavitamine on mittevajalik, kuni tehnika korrektselt toimib. Praktikas on just ladu või klienditeenindus esimesena küsimustega silmitsi, palju enne kui järelevalvija ilmub. Seepärast veenduge, et need inimesed teavad, mis sildil on, mida QR-kood näitab ja kelle poole saavad pöörduda, kui klient küsib midagi, millele nad ei saa vastata.
Realistlik planeerimine
Ettevõttele, millel on piiratud arv funktsioonidest inimesi, kes passepordi käsitlemisega kokku puutuvad, on ettevalmistamiseks mõistlik planeerida üks kuni kaks nädalat ja iga tiimi jaoks lühike sessioon, juhul kui tööviisi valik on juba kindlaks määratud. Kui teil on mitu asutust, ettevõtte nõukogu või töötate paljude erinevate tarnijatega, kes igaüks ise andmeid edastavad, võtab see sageli mitu nädalat aega, kuna enne teavet täielikuks muutmist on vaja rohkem kooskõlastamist. Kuidas teabevahetus teie organisatsioonis täpselt välja näeb ja millised sammud sellega kaasneb, saate lugeda menüüst korduma kippuvad küsimused passepordi praktilise kasutamise kohta.
Kas soovite enne passepordi käsitlemist oma organisatsioonis arutada, saada esmalt ülevaate sellest, mis teie ettevõttes muutub? Tehke tasuta kiiranalüüs või lugege teemad, mis teile asjakohased on — nii teate, millest saate oma personallile hiljem konkreetselt teada anda.