Es gibt keine feste Frist für die Information des Personals über das Textilpass; die Verordnung schreibt das auch nicht vor. In der Praxis geht es um Tage für eine einfache Situation mit einer oder zwei beteiligten Funktionen, und um einige Wochen, wenn mehrere Abteilungen, mehrere Standorte oder ein Betriebsrat beteiligt sind. Oft ist das Timing entscheidender als die Anzahl der Mitarbeiter: Erst wenn klar ist, welche Software Sie nutzen und wer welche Daten liefert, können Sie Menschen etwas Konkretes mitteilen.
Information über das Textilpass ist keine einmalige Mitteilung an das ganze Unternehmen. Es geht um ein paar Funktionen, die in der Praxis damit zu tun bekommen: Lager oder Logistik, die das Label oder den QR-Code auf dem Produkt anbringt oder überprüft; Einkauf, der Daten von Lieferanten sammelt und weiterleitet; Kundenservice, der Fragen von Käufern erhalten kann; und manchmal Marketing, wenn der Inhalt des Passes darauf abzielt, was auf der Verpackung oder Website steht. Für jede Gruppe ist etwas anderes relevant, und das bestimmt, wie lange die Information dauert.
Was die Durchlaufzeit verlängert
Die erste Verzögerung entsteht, wenn niemand im Unternehmen als Eigentümer des Themas benannt ist. Ohne jemanden, der die Fragen sammelt und an den Softwareanbieter weiterleitet, bleibt die Information bei einer Präsentation stecken, auf die niemand mehr zurückkommt. Die zweite Verzögerung entsteht, wenn Sie Personal informieren, bevor die Entscheidung für einen Anbieter oder ein Verfahren getroffen wurde: Mitarbeiter bekommen dann Fragen, die Sie noch nicht beantworten können, und die Sitzung muss später wiederholt werden. Aus diesem Grund ist es oft wirksamer, die Information nach den Gesprächen mit Ihrem Softwareanbieter zu planen, nicht davor.
Ein dritter Faktor ist Mitbestimmung. Wenn es in Ihrer Organisation einen Betriebsrat gibt, kann die Wahl eines Softwaresystems, mit dem Personaldaten oder Arbeitsprozesse erfasst werden, unter das Mitbestimmungsrecht fallen. Ob das in Ihrem Fall zutrifft und welche Fristen dafür gelten, ist etwas, das Sie mit dem Betriebsrat selbst und gegebenenfalls einem Anwalt besprechen sollten; dieses Verfahren ist unabhängig von der Information selbst, kann aber dazu führen, dass Sie die Kommunikation gegenüber dem Personal erst abschließen, nachdem die Mitbestimmung durchlaufen ist.
Was die Information selbst einfacher macht
Die meisten Unternehmen brauchen eine kurze, funktionsorientierte Erklärung: Was ändert sich für diese Rolle, welche Aktion kommt hinzu oder fällt weg, und bei wem kann jemand Fragen stellen. Das ist etwas anderes, als zu erklären, was die Verordnung genau beinhaltet — diesen Hintergrund muss nicht jeder kennen. Wer selbst zunächst überprüfen möchte, was sich für das Unternehmen als Ganzes ändert, findet einen geordneten Überblick pro Thema in der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Situationund kann mit ein paar Fragen einen ersten Eindruck bekommen über den Produktscan, der in wenigen Schritten zeigt, wo Sie stehen.
Ein häufiger Irrtum ist, dass Information überflüssig ist, solange die Technik nur funktioniert. In der Praxis sind es gerade das Lager oder der Kundenservice, die zuerst mit Fragen konfrontiert werden, lange bevor eine Aufsichtsbehörde ins Bild kommt. Sorgen Sie daher dafür, dass diese Mitarbeiter wissen, was auf dem Label steht, was der QR-Code zeigt und bei wem sie Hilfe bekommen, wenn ein Kunde etwas fragt, das sie nicht beantworten können.
Realistische Planung
Für ein Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Funktionen, die mit dem Passierschein zu tun haben, ist eine Woche bis zwei Wochen für die Vorbereitung und eine kurze Sitzung pro Team eine angemessene Schätzung, sofern die Wahl einer Arbeitsweise bereits feststeht. Haben Sie mehrere Standorte, einen Betriebsrat oder arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Lieferanten, die jeweils eigene Daten liefern, dann läuft dies oft auf einige Wochen hinaus, einfach weil mehr Abstimmung erforderlich ist, bevor die Nachricht vollständig ist. Wie die Informationsversorgung in Ihrer Organisation genau aussieht und welche Schritte dazu gehören, können Sie unter den häufig gestellten Fragen zum Passierschein in der Praxis.
nachlesen. Möchten Sie zunächst selbst einen Überblick darüber bekommen, was sich für Ihr Unternehmen ändert, bevor Sie dies innerhalb Ihrer Organisation besprechen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die Themen, die für Sie relevant sind – so wissen Sie, worüber Sie Ihr Personal später konkret informieren können.