Δεν υπάρχει καθορισμένη προθεσμία για την ενημέρωση του προσωπικού σχετικά με το διαβατήριο κλωστοϋφαντουργικών προϊόντων· η κανονισμός δεν το προβλέπει επίσης. Στην πράξη πρόκειται για μερικές ημέρες σε μια απλή κατάσταση με μία ή δύο εμπλεκόμενες λειτουργίες, και για μερικές εβδομάδες όταν εμπλέκονται πολλαπλά τμήματα, πολλαπλές τοποθεσίες ή συμβούλιο εταιρείας. Συχνά πιο καθοριστικό από τον αριθμό των υπαλλήλων είναι το χρονικό σημείο κατά το οποίο ξεκινάτε: μόνο όταν είναι σαφές ποιο λογισμικό χρησιμοποιείτε και ποιος παρέχει ποια δεδομένα, μπορείτε να πείτε στους ανθρώπους κάτι συγκεκριμένο.
Η ενημέρωση σχετικά με το διαβατήριο κλωστοϋφαντουργικών προϊόντων δεν είναι ένα εφάπαξ ανακοίνωση σε ολόκληρη την επιχείρηση. Πρόκειται για μερικές λειτουργίες που θα έχουν να αντιμετωπίσουν στην πράξη: αποθήκη ή logistics, που τοποθετεί ή ελέγχει την ετικέτα ή τον κωδικό QR στο προϊόν· αγορές, που συλλέγει και διαβιβάζει δεδομένα από προμηθευτές· εξυπηρέτηση πελατών, που μπορεί να λάβει ερωτήσεις από αγοραστές· και μερικές φορές marketing, αν το περιεχόμενο του διαβατηρίου σχετίζεται με αυτό που υπάρχει στη συσκευασία ή ιστοσελίδα. Για κάθε ομάδα, κάτι διαφορετικό είναι σχετικό, και αυτό καθορίζει πόσο χρόνο κοστίζει η ενημέρωση.
Τι παρατείνει το χρόνο διεκπεραίωσης
Η πρώτη καθυστέρηση προκύπτει όταν κανείς στην επιχείρηση δεν έχει οριστεί ως ιδιοκτήτης του θέματος. Χωρίς κάποιον που να συλλέγει τις ερωτήσεις και να τις διαβιβάζει στον προμηθευτή λογισμικού, η ενημέρωση σταματά σε μια παρουσίαση στην οποία κανείς δεν επιστρέφει. Η δεύτερη καθυστέρηση προκύπτει όταν ενημερώνετε το προσωπικό πριν να ληφθεί η απόφαση για προμηθευτή ή τρόπο εργασίας: οι υπάλληλοι τότε λαμβάνουν ερωτήσεις που δεν μπορείτε ακόμα να απαντήσετε, και η συνεδρίαση πρέπει να επαναληφθεί αργότερα. Για αυτόν τον λόγο, συχνά είναι πιο αποτελεσματικό να προγραμματίσετε την ενημέρωση ΜΕΤΑ από τις συζητήσεις με τον προμηθευτή λογισμικού σας, όχι πριν.
Ένας τρίτος παράγοντας είναι η συμμετοχή στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Εάν στην οργάνωσή σας υπάρχει συμβούλιο εταιρείας, η επιλογή ενός συστήματος λογισμικού με το οποίο καταγράφονται δεδομένα προσωπικού ή διαδικασίες εργασίας, μπορεί να εμπίπτει στο δικαίωμα της συναίνεσης. Το αν ισχύει αυτό στην περίπτωσή σας, και ποιες προθεσμίες συνοδεύουν αυτό, είναι κάτι που πρέπει να συζητήσετε με το ίδιο το συμβούλιο εταιρείας και, εάν χρειάζεται, έναν δικηγόρο· αυτή η διαδικασία είναι ξεχωριστή από την ενημέρωση αλλά μπορεί να οδηγήσει σε καθυστέρηση της επικοινωνίας προς το προσωπικό έως ότου ολοκληρωθεί η συμμετοχή στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Τι κάνει την ενημέρωση ευκολότερη
Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν αρκετά με μια σύντομη, προσανατολισμένη στις λειτουργίες επεξήγηση: τι αλλάζει για αυτόν τον ρόλο, ποια ενέργεια προστίθεται ή αφαιρείται, και σε ποιον μπορεί κάποιος να απευθυνθεί με ερωτήσεις. Αυτό είναι διαφορετικό από το να εξηγείς τι ακριβώς περιέχει ο κανονισμός — αυτό το ιστορικό δεν χρειάζεται να το ξέρουν όλοι. Όποιος πρώτα θέλει να ελέγξει τι αλλάζει για την επιχείρηση στο σύνολό της, θα βρει ένα ταξινομημένο επισκόπηση ανά θέμα στο γνωσιακή βάση δεδομένων με επεξήγηση ανά κατάσταση, και μπορεί να λάβει μια πρώτη ένδειξη μέσω του σάρωση προϊόντος που σε λίγα βήματα δείχνει πού βρίσκεστε.
Μια συχνή παρανόηση είναι ότι η ενημέρωση είναι περιττή, όσο η τεχνική είναι σωστή. Στην πράξη, είναι ακριβώς η αποθήκη ή η εξυπηρέτηση πελατών που αντιμετωπίζει πρώτη ερωτήσεις, πολύ πριν εμφανιστεί κάποια εποπτική αρχή. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι αυτοί οι άνθρωποι ξέρουν τι υπάρχει στην ετικέτα, τι δείχνει ο κωδικός QR και σε ποιον μπορούν να απευθυνθούν εάν ένας πελάτης ρωτά κάτι που δεν μπορούν να απαντήσουν.
Ένας ρεαλιστικός προγραμματισμός
Για μια επιχείρηση με περιορισμένο αριθμό λειτουργιών που σχετίζονται με το διαβατήριο, μια εβδομάδα έως δύο εβδομάδες προετοιμασίας και μια σύντομη συνεδρία ανά ομάδα είναι μια λογική εκτίμηση, εφόσον η επιλογή μιας μεθόδου εργασίας έχει ήδη καθοριστεί. Εάν έχετε πολλά καταστήματα, ένα συμβούλιο εργαζομένων ή συνεργάζεστε με πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές που ο καθένας παρέχει τα δικά του δεδομένα, αυτό συχνά φτάνει σε μερικές εβδομάδες, απλώς επειδή απαιτείται περισσότερη συντονισμός προτού το μήνυμα να είναι πλήρες. Πώς η παροχή πληροφοριών στην οργάνωσή σας θα ήταν ακριβώς και ποια βήματα σχετίζονται με αυτό, μπορείτε να διαβάσετε στο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το διαβατήριο στην πράξη.
Θέλετε πρώτα να πάρετε μια εικόνα του τι αλλάζει για την επιχείρησή σας πριν το συζητήσετε μέσα στην οργάνωσή σας; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε τα θέματα που είναι σχετικά για εσάς — έτσι θα γνωρίζετε σχετικά με ποια θέματα θα μπορείτε αργότερα να ενημερώσετε συγκεκριμένα το προσωπικό σας.