Няма фиксиран период за запознаване на персонала с текстилния паспорт; регламентът също не го предвижда. На практика речта е за дни при проста ситуация с една или две участващи функции, и за няколко седмици, когато са включени няколко отдела, няколко филиала или работническия съвет. По-определящо от броя на служителите е често моментът, в който начинаете: само когато е ясно кой софтуер използвате и кой предоставя кои данни, можете да кажете на хората нещо конкретно.
Запознаването с текстилния паспорт не е еднократно съобщение на цялата компания. Речта е за няколко функции, които практически ще се занимават с него: склад или логистика, които поставят или проверяват етикета или QR кода на продукта; закупки, които събират и предават данни от доставчици; клиентско обслужване, което може да получи въпроси от купувачи; и понякога маркетинг, ако съдържанието на паспорта се отнася до това, което се появява на опаковката или уебсайта. За всяка група е различно релевантно, и това определя колко време отнема запознаването.
Какво удължава времето за преминаване
Първото закъснение възниква, когато никой в компанията не е назначен като отговорник за темата. Без някой, който събира въпросите и ги предава на доставчика на софтуера, запознаването спира на презентация, към която никой се не връща. Второто закъснение възниква, когато информирате персонала, преди да е направена избора на доставчик или начин на работа: служителите получават тогава въпроси, на които вие все още не можете да отговорите, и сесията трябва да се повтори по-късно. Поради тази причина е често по-ефективно да планирате запознаването СЛЕД разговорите с вашия доставчик на софтуер, не преди.
Третият фактор е участието на работниците. Ако в вашата организация има работнически съвет, изборът на софтуерна система, с която се записват данни за персонала или работни процеси, може да подпада под правото на съгласуване. Дали това е така в вашия случай и кои периоди се прилагат, е нещо за обсъждане със самия работнически съвет и при необходимост юрист; този процес е отделен от самото запознаване, но може да причини, че завършите комуникацията към персонала едва след като участието на работниците е приключило.
Какво прави самото запознаване по-просто
Повечето компании се задоволяват с кратко, ориентирано към функцията обяснение: какво се променя за тази роля, кое действие се добавя или отпада, и при кого може някой да се обърне с въпроси. Това е различно от обяснението какво точно съдържа регламентът — този фон не е нужно всеки да знае. Който сам първо иска да провери какво се променя за компанията като цяло, ще намери организиран преглед по тема в банката знания с обяснение по ситуация, и може да получи първо указание с няколко въпроса чрез сканиране на продукта, което в няколко стъпки показва къде стойте.
Често срещано неразбиране е, че запознаването е ненужно, докато технологията е правилна. На практика именно складът или клиентското обслужване получава първо въпроси, много преди инспектор да се яви. Затова уверете се, че тези хора знаят какво е на етикета, какво показва QR кода и при кого могат да се обърнат, ако клиент попита нещо, на което не могат да отговорят.
Реалистично планиране
За фирма с ограничен брой функции, които са свързани с паспорта, разумна прогноза е една до две седмици за подготовка и кратка сесия за всеки екип, при условие че избора на работен метод вече е определен. Ако имате няколко обекта, работодателски съвет или работите с много различни доставчици, които всеки предоставят собствени данни, това често продължава няколко седмици, просто защото е необходимо повече координация, преди информацията да бъде пълна. Как точно изглежда информационното снабдяване във вашата организация и кои стъпки към това принадлежат, можете да прочетете в често задавани въпроси относно паспорта на практика.
Искате ли първо сами да получите представа за това какво се променя за вашата фирма, преди да обсъдите това в организацията си? Направете безплатното бързо сканиране или прочетете темите, които са релевантни за вас — така ще знаете по какви конкретни въпроси можете да информирате персонала си по-късно.