Er staat geen bedrag in de verordening, en dat zal ook niet veranderen: de wetgever regelt welke gegevens in een digitaal productpaspoort moeten staan, niet wat het opstellen en bijhouden ervan mag kosten. De prijs die u uiteindelijk betaalt, hangt af van een paar factoren die u zelf grotendeels in de hand heeft: hoeveel verschillende producten u op de markt brengt, hoe compleet uw eigen gegevens al zijn, en welke partij het paspoort voor u samenstelt en host.
De belangrijkste kostenpost is meestal niet de techniek, maar het aantal unieke producttypes waarvoor u een paspoort nodig heeft. Een paspoort hoort in de regel bij een productmodel of -variant, niet bij elk los kledingstuk dat van de band rolt. Wie honderd verschillende artikelen per seizoen voert, heeft dus een andere opgave dan wie met tien vaste basismodellen werkt. Dat maakt de vraag 'wat kost dit' voor elk bedrijf een andere vraag.
Wat de verordening wel en niet regelt
De ESPR (de Europese verordening voor ecologisch ontwerp van duurzame producten) bepaalt welke informatie een paspoort moet bevatten en wie daarvoor verantwoordelijk is. Voor textiel en kleding wordt dat verder ingevuld in een gedelegeerde handeling, die volgens het werkplan van de Europese Commissie in 2027 wordt verwacht, met kleding die voor tachtig procent of meer uit textielvezels bestaat als eerste categorie. Die handeling bepaalt onder meer welke velden verplicht zijn en hoe vaak gegevens actueel moeten zijn — en dat raakt indirect wel de kosten, omdat meer verplichte velden meer werk betekenen. Een bedrag noemt de wetgever daar niet bij. Wat er precies in die gedelegeerde handeling komt te staan, leest u zodra hij gepubliceerd is; tot die tijd is elke prijsopgave gebaseerd op de huidige verwachtingen, niet op een vaststaande tekst.
De factoren die de prijs wél bepalen
Drie zaken bepalen in de praktijk het grootste deel van de kosten. Ten eerste het aantal SKU's (de unieke productvarianten, bijvoorbeeld per kleur en maat gegroepeerd) waarvoor een paspoort moet komen: hoe meer varianten, hoe meer paspoorten, al kan één basispaspoort vaak voor meerdere varianten dienen. Ten tweede de staat van uw eigen brondata: bedrijven die materiaalsamenstelling, herkomst en zorginstructies al gestructureerd vastleggen, hebben minder werk dan bedrijven die deze gegevens nog uit facturen, e-mails of het geheugen van een inkoper moeten halen. Ten derde de dienstverlening zelf: het samenstellen van het paspoort uit uw gegevens, het tien jaar hosten van die data (een periode die in de verordening wordt genoemd voor de bewaartermijn), en het leveren van de QR-datadrager die op het kledingstuk of het etiket komt.
Daarnaast spelen praktische keuzes mee die weinig met de wet te maken hebben maar wel met de rekening: werkt u met één leverancier voor alle producten of met meerdere partijen in de keten die ieder een deel van de gegevens aanleveren, en hoe vaak wijzigen uw collecties. Een bedrijf dat twee keer per jaar een vaste basiscollectie herhaalt, heeft een andere kostenstructuur dan een bedrijf dat maandelijks nieuwe artikelen introduceert.
Eenmalige kosten en doorlopende kosten
Het is nuttig deze twee apart te bekijken. Eenmalig is meestal het opzetten: gegevens verzamelen en structureren, het paspoort laten samenstellen, en de eerste QR-datadragers laten aanmaken of drukken. Doorlopend zijn de hosting van de data over de looptijd, het bijwerken van paspoorten bij wijzigingen in het product, en eventuele aanpassingen als de gedelegeerde handeling voor textiel wordt gepubliceerd en nieuwe velden verplicht stelt. Bij het vergelijken van aanbieders is het dus zinvol om te vragen wat in de eenmalige prijs zit en wat in een jaarlijks of doorlopend bedrag, en wie de kosten draagt als de regels in de tussentijd veranderen.
Hoe u een concreter beeld krijgt
Omdat de kosten zo sterk samenhangen met uw eigen assortiment en gegevensstructuur, heeft een algemeen bedrag weinig waarde. Een concreter beeld ontstaat door eerst te kijken naar uw eigen situatie: hoeveel producttypes, hoe compleet uw gegevens, en welke rol u in de keten speelt. Met een paar vragen een eerste indicatie krijgen geeft daar een startpunt voor, zonder dat u meteen een account nodig heeft. Voor wie eerst wil begrijpen hoe zo'n paspoort feitelijk wordt samengesteld en waar de gegevens vandaan komen, is een toelichting op de werkwijze een logische volgende stap.
Wie de kostenopbouw wil vergelijken tussen aanbieders, doet er verstandig aan dezelfde vragen aan iedereen te stellen: wat zit in de eenmalige prijs, wat in de doorlopende kosten, en wat gebeurt er bij wijzigingen in de regelgeving. Een overzicht van de prijsopbouw bij texpas.eu zelf staat op de pagina met tarieven en abonnementsvormen. Voor de bredere context — welke begrippen er precies gebruikt worden en wie in de keten waarvoor verantwoordelijk is — biedt de kennisbank per onderwerp uitgezochte achtergrond.
Deze tekst beschrijft algemene factoren en is geen prijsopgave voor een specifieke situatie. Voor een inschatting die op uw eigen assortiment is toegesneden, is de quick-scan een gratis en vrijblijvend startpunt; voor vragen over uw specifieke rechten en plichten blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.