Der häufigste Fehler bei der Datenübermittlung für das digitale Produktpass ist weder eine falsch ausgefüllte Faserzusammensetzung noch ein fehlendes Zertifikat. Es ist die Annahme, dass die Datenübermittlung eine einmalige Maßnahme ist: einmal eingeben, fertig. In der Praxis müssen die Informationen hinter dem Pass aktuell bleiben, solange das Produkt auf dem Markt ist, und das kann Jahre dauern.
Dieser Fehler entsteht in den meisten Fällen nicht aus mangelndem Willen, sondern aus der Art und Weise, wie Unternehmen den Pass in ihren Prozess einrichten. Die Daten werden zu Beginn einer Kollektion oder einer Importrunde gesammelt, eingegeben und anschließend als abgeschlossen betrachtet. Änderungen, die danach auftreten, wie ein anderer Lieferant, eine angepasste Zusammensetzung oder ein korrigiertes Testergebnis, werden nicht mehr an den Pass zurückgemeldet. Die Folge ist, dass der QR-Code auf dem Kleidungsstück auf Informationen verweist, die nicht mehr mit dem Produkt übereinstimmen, das im Geschäft oder im Webshop liegt.
Warum dies so oft schiefgeht
Der Pass wird in vielen Unternehmen als Teil des Anmeldeprozesses eines neuen Produkts behandelt, ähnlich wie die Eingabe einer Artikelnummer oder eines Barcodes. Sobald dies geschehen ist, verschwindet das Thema aus dem Blickfeld. Dabei geht die Verordnung gerade von einem lebenden Datensatz aus: Informationen, die zum Produkt gehören, solange es existiert, auch wenn sich die Bedingungen beim Hersteller oder Importeur ändern.
Eine zweite Ursache ist, dass die Daten häufig aus mehreren Quellen stammen: die Fabrik, der Stofflieferant, das Testlabor, die eigene Einkaufsabteilung. Wenn innerhalb des Unternehmens niemand dafür zuständig ist, Änderungen aus diesen Quellen zu erkennen und weiterzugeben, bleibt die Information auf dem Stand der ersten Übermittlung stecken. Das ist keine böswillige Nachlässigkeit, es ist ein Prozess, der nie auf Wartung ausgerichtet wurde.
Was dies für die zehnjährige Aufbewahrung bedeutet
Die Verordnung verpflichtet zur Aufbewahrung und Zugänglichmachung der Pass-Daten für einen langen Zeitraum. Das ist genau der Grund, warum dieser Fehler so hartnäckig ist: Bei einer einmaligen Übermittlung fällt das Problem oft erst nach Jahren auf, wenn jemand den QR-Code scannt und bemerkt, dass die Informationen nicht mehr mit dem physischen Produkt übereinstimmen. Zu diesem Zeitpunkt liegt die Ursache oft schon lange zurück, irgendwo im Einkaufsprozess oder bei einer Lieferantenumstellung, die nicht weitergegeben wurde.
Unternehmer, die dies vermeiden möchten, sollten im Voraus festlegen, wer innerhalb des Unternehmens für die Erkennung von Änderungen verantwortlich ist, die den Pass betreffen, und wie häufig diese Person überprüft, ob die dokumentierten Daten noch der Realität entsprechen. Das ist keine rechtliche Übung, es ist eine Frage der Festlegung eines festen Termins in einem bestehenden Einkaufs- oder Qualitätsprozess.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern der Lösung ist einfach zu formulieren, auch wenn die Umsetzung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist: Koppeln Sie die Wartung der Pass-Daten an einen bestehenden regelmäßigen Termin, wie beispielsweise eine jährliche Lieferantenbewertung oder eine saisonale Einkaufsrunde. Auf diese Weise wird die Wartung des Passes kein separates Thema, das vergessen werden kann, sondern ein fester Bestandteil von etwas, das bereits geschieht.
Es hilft auch, im Voraus festzulegen, welche Änderungen tatsächlich an die Partei gemeldet werden müssen, die den Pass hostet, und welche nicht. Nicht jede interne Anpassung betrifft die Informationen, die auf dem Pass stehen; eine Änderung der Faserzusammensetzung oder des Produktionslandes jedoch schon. Wer diesen Unterschied im Voraus klar hat, vermeidet sowohl unnötige Arbeiten als auch das Risiko, dass eine relevante Änderung übersehen wird. Wer hier Struktur schaffen möchte, findet in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen zu jedem Thema einen Überblick darüber, welche Daten sich im Laufe der Zeit ändern können und welche stabil bleiben.
Wer dies in Ihrem Unternehmen anpackt
Bei einem Installationsbetrieb, einer Büroorganisation oder einem Private-Label-Importeur liegt die Verantwortung für das Paspoort oft implizit bei demjenigen, der den Beschaffungsprozess bereits verwaltet. Das funktioniert, solange diese Person auch weiß, welche Änderungen relevant sind und an wen sie sich wenden kann, wenn eine Anpassung im gehosteten Paspoort vorgenommen werden muss. Unklarheit darüber ist in der Praxis oft der unmittelbare Grund für den in diesem Artikel beschriebenen Fehler.
Die delegierte Handlung, die diese Verpflichtung konkret ausfüllt, wird nach dem Arbeitsplan der Europäischen Kommission für 2025-2030 im Jahr 2027 erwartet, wobei Kleidung, die zu achtzig Prozent oder mehr aus Textilfasern besteht, die erste Kategorie darstellt. Solange diese Handlung nicht veröffentlicht ist, steht das genaue Inkrafttreten noch nicht fest. Für die eigene Situation und für Fragen zur Haftung bei veralteten Daten bleibt ein Gespräch mit einem Juristen oder der zuständigen Überwachungsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie bereits sehen, wo sich Ihr Unternehmen derzeit in Bezug auf diese Verpflichtung befindet? Führen Sie den kostenlosen durch Produktscan mit einer Angabe in fünf Fragen, oder sehen Sie sich über die Erklärung, woher unsere Informationen stammen an, wie texpas.eu die Bereitstellung und Verwaltung von Paspoortdaten einrichtet.