Welke documenten moet u klaar hebben liggen bij een controle van het textielpaspoort?
Als een toezichthouder vraagt naar het textielpaspoort, is de QR-code en de pagina die daarachter opent meestal het startpunt, niet het eindpunt. De verordening vraagt dat de gegevens in het paspoort herleidbaar zijn, en dat betekent dat er ergens een document, verklaring of rapport moet liggen waarop die gegevens zijn gebaseerd. Die onderbouwende stukken zijn het deel dat bij een controle de meeste aandacht krijgt.
In de praktijk gaat het om een beperkt aantal categorieën: documentatie over de vezelsamenstelling, bewijs van herkomst en productielocatie, verklaringen over gerecycled materiaal als dat wordt genoemd, en de stukken uit uw bestaande productveiligheidsdossier die ook in het paspoort terugkomen. Welke stukken precies nodig zijn, hangt af van wat er in uw paspoort staat vermeld en van de rol die u in de keten heeft; daarover beslist uiteindelijk de bevoegde toezichthouder of een jurist, niet dit artikel.
Het paspoort zelf is niet het bewijs
Een veelgemaakte aanname is dat het paspoort, eenmaal gevuld en gekoppeld aan de QR-code, het bewijs ís. Dat is niet hoe de verordening is opgezet. Het paspoort toont gegevens; de onderbouwing van die gegevens is een apart dossier dat u, of de partij die de gegevens heeft aangeleverd, moet kunnen tonen wanneer daarom wordt gevraagd. Dat onderscheid is precies het detail dat bij toezicht en handhaving het vaakst over het hoofd wordt gezien: men richt alle aandacht op het paspoort en vergeet dat de bron ervan ook bewaard en vindbaar moet blijven.
Dit speelt sterker bij textiel dan bij veel andere productgroepen, omdat samenstelling en herkomst van kleding door meerdere schakels in de keten lopen voordat ze bij u terechtkomen. Een percentage katoen of een claim over gerecycled materiaal is zelden door uzelf gemeten; die komt van een leverancier, een testlab of een certificerende instantie. De vraag die bij een controle als eerste op tafel komt, is dan ook niet "klopt dit cijfer", maar "waar komt dit cijfer vandaan en kunt u dat aantonen".
Welke stukken komen vaak terug
In de meeste dossiers die bedrijven voor hun textielpaspoort opbouwen, komen dezelfde soorten documenten terug. Denk aan laboratoriumrapporten of certificaten over de vezelsamenstelling, leveringsverklaringen van de fabrikant over materiaalherkomst, certificaten die een percentage gerecycled materiaal onderbouwen als dat percentage wordt gecommuniceerd, technische documentatie en conformiteitsverklaringen die al voor productveiligheid worden bijgehouden, en correspondentie of contracten waaruit blijkt welke partij welke gegevens heeft aangeleverd. Dat laatste is vaak net zo belangrijk als de inhoudelijke stukken zelf: bij meerdere schakels in de keten wil een toezichthouder ook kunnen vaststellen wie verantwoordelijk was voor welk gegeven.
Welke van deze stukken u zelf in bezit moet hebben en welke bij uw leverancier mogen blijven liggen zolang ze opvraagbaar zijn, verschilt per situatie en per rol die u in de keten vervult. de onderwerpen per situatie doorlezen geeft een eerste richting, maar vervangt geen juridisch advies over uw eigen positie.
Waarom dit zwaarder weegt dan het lijkt
Veel ondernemers onderschatten dit onderdeel omdat het paspoort zelf, als het eenmaal staat, weinig onderhoud lijkt te vragen. Het onderbouwende dossier is echter het deel dat na verloop van tijd het snelst wegraakt: een leverancier wisselt, een testrapport wordt niet opnieuw opgevraagd bij een nieuwe partij, of de verklaring die ooit per mail binnenkwam is niet meer terug te vinden. Toezicht en handhaving richten zich juist op die herleidbaarheid over tijd, niet alleen op het moment van invoeren.
Dat is ook de reden waarom dit onderdeel vaak los wordt besproken van de rest van het paspoortproces: het gaat niet om wat er op de QR-code staat, maar om wat daarachter moet kunnen worden aangetoond, jaren later, mogelijk door iemand anders dan degene die het destijds heeft ingevoerd.
Wie bewaart wat
In een keten met meerdere partijen is het gebruikelijk dat niet één bedrijf alle onderbouwende stukken zelf bewaart. De fabrikant bewaart doorgaans de testrapporten en certificaten over materiaal en samenstelling; de importeur of het merk dat het paspoort laat samenstellen, bewaart doorgaans de verklaringen en contracten waaruit blijkt welke gegevens zijn aangeleverd en door wie. Vastleggen wie welk document bewaart en hoe lang, is iets wat doorgaans in de inkoopcontracten met leveranciers wordt afgesproken, niet iets dat vanzelf ontstaat.
Of uw huidige afspraken met leveranciers dit al dekken, is iets wat u het beste met uw eigen jurist of met de bevoegde toezichthouder kunt doornemen. Een eerste indruk van waar u voor uw eigen producten staat, krijgt u met een korte scan die in een paar vragen laat zien waar u staat.
Wat u nu al kunt doen
Zonder op de definitieve regelgeving te hoeven wachten, kunt u nu al in kaart brengen welke documenten u voor uw huidige collectie in huis heeft en welke u bij leveranciers zou moeten opvragen. Dat voorkomt dat u bij een eventuele controle moet gaan zoeken naar stukken die eigenlijk al bij u hadden moeten liggen. Hoe texpas.eu dit soort gegevens verzamelt en herleidbaar maakt, staat beschreven op de pagina over hoe de informatie tot stand komt.
Mocht u twijfelen of bepaalde documentatie in uw situatie verplicht of voldoende is, dan is dat een vraag voor een jurist of voor de toezichthouder die in uw geval bevoegd is; dit artikel beschrijft de hoofdlijnen, niet uw specifieke dossier.
Wilt u eerst een beeld krijgen van wat er voor uw eigen producten speelt, zonder meteen een account aan te maken? Doe de gratis quick-scan of lees de onderwerpen die het dichtst bij uw situatie liggen via de meestgestelde vragen over het textielpaspoort.