Welche Dokumente müssen Sie bei einer Kontrolle des Textilpasses bereithalten?
Wenn ein Prüfer nach dem Textilpass fragt, sind der QR-Code und die dahinter liegende Seite meist der Anfangspunkt, nicht der Endpunkt. Die Verordnung verlangt, dass die Daten im Pass rückverfolgbar sind, und das bedeutet, dass irgendwo ein Dokument, eine Erklärung oder ein Bericht vorliegen muss, auf dem diese Daten beruhen. Diese Unterlagen sind der Teil, der bei einer Kontrolle die meiste Aufmerksamkeit bekommt.
In der Praxis geht es um eine begrenzte Anzahl von Kategorien: Dokumentation über die Faserzusammensetzung, Herkunftsnachweis und Produktionsstandort, Erklärungen über recyceltes Material, falls dies angegeben wird, und die Unterlagen aus Ihrer bestehenden Produktsicherheitsdokumentation, die auch im Pass erscheinen. Welche Unterlagen genau erforderlich sind, hängt davon ab, was in Ihrem Pass angegeben ist und welche Rolle Sie in der Lieferkette haben; darüber entscheidet letztendlich die zuständige Behörde oder ein Jurist, nicht dieser Artikel.
Der Pass selbst ist nicht der Nachweis
Eine häufige Annahme ist, dass der Pass, einmal ausgefüllt und mit dem QR-Code verknüpft, der Nachweis ist. So ist die Verordnung nicht aufgebaut. Der Pass zeigt Daten an; die Dokumentation dieser Daten ist eine separate Datei, die Sie oder die Partei, die die Daten bereitgestellt hat, vorlegen müssen, wenn danach gefragt wird. Dieser Unterschied ist genau das Detail, das bei Überwachung und Durchsetzung am häufigsten übersehen wird: Die ganze Aufmerksamkeit liegt auf dem Pass, und man vergisst, dass auch die Quelle bewahrt und auffindbar bleiben muss.
Dies gilt stärker für Textilien als für viele andere Produktgruppen, da Zusammensetzung und Herkunft von Kleidung mehrere Glieder der Lieferkette durchlaufen, bevor sie zu Ihnen gelangen. Ein Baumwollprozentsatz oder eine Aussage über recyceltes Material werden selten von Ihnen selbst gemessen; diese kommen von einem Lieferanten, einem Testlabor oder einer Zertifizierungsstelle. Die Frage, die bei einer Kontrolle zuerst auf den Tisch kommt, lautet also nicht "stimmt diese Zahl", sondern "woher kommt diese Zahl und können Sie das nachweisen".
Welche Unterlagen kommen häufig vor
In den meisten Dateien, die Unternehmen für ihren Textilpass zusammenstellen, kommen die gleichen Arten von Dokumenten vor. Denken Sie an Laborberichte oder Zertifikate über die Faserzusammensetzung, Lieferantenerklärungen des Herstellers über die Materialherkunft, Zertifikate, die einen Prozentsatz recycelten Materials unterstützen, falls dieser Prozentsatz kommuniziert wird, technische Dokumentation und Konformitätserklärungen, die bereits für die Produktsicherheit aufbewahrt werden, sowie Korrespondenz oder Verträge, aus denen hervorgeht, welche Partei welche Daten bereitgestellt hat. Letzteres ist oft genauso wichtig wie die inhaltlichen Unterlagen selbst: Bei mehreren Gliedern in der Lieferkette möchte ein Prüfer auch feststellen können, wer für welches Datum verantwortlich war.
Welche dieser Unterlagen Sie selbst besitzen müssen und welche bei Ihrem Lieferanten bleiben können, solange sie abrufbar sind, unterscheidet sich je nach Situation und Ihrer Rolle in der Lieferkette. die Themen pro Situation durchlesen gibt eine erste Richtung vor, ersetzt aber keine Rechtsberatung zu Ihrer eigenen Situation.
Warum dies schwerer wiegt als es scheint
Viele Unternehmer unterschätzen diesen Aspekt, weil der Pass selbst, wenn er erst mal besteht, wenig Wartung zu erfordern scheint. Die unterstützende Datei ist jedoch der Teil, der mit der Zeit am schnellsten verloren geht: Ein Lieferant wechselt, ein Testbericht wird bei einer neuen Charge nicht erneut angefordert, oder die Erklärung, die einst per E-Mail eintraf, kann nicht mehr gefunden werden. Überwachung und Durchsetzung konzentrieren sich genau auf diese Rückverfolgbarkeit im Laufe der Zeit, nicht nur auf den Moment der Eingabe.
Das ist auch der Grund, warum dieser Teil oft getrennt vom übrigen Passgenerierungsprozess behandelt wird: Es geht nicht darum, was auf dem QR-Code steht, sondern darum, was dahinter Jahre später, möglicherweise durch jemand anderen als denjenigen, der es ursprünglich eingegeben hat, nachgewiesen werden kann.
Wer bewahrt was
In einer Lieferkette mit mehreren Beteiligten ist es üblich, dass nicht ein Unternehmen alle Nachweise selbst aufbewahrt. Der Hersteller bewahrt in der Regel die Testberichte und Zertifikate über Material und Zusammensetzung auf; der Importeur oder die Marke, die das Paspoort zusammenstellen lässt, bewahrt in der Regel die Erklärungen und Verträge auf, aus denen hervorgeht, welche Daten bereitgestellt wurden und von wem. Festzuhalten, wer welches Dokument aufbewahrt und wie lange, ist normalerweise etwas, das in den Einkaufsverträgen mit Lieferanten vereinbart wird, nicht etwas, das von selbst entsteht.
Ob Ihre derzeitigen Vereinbarungen mit Lieferanten dies bereits abdecken, können Sie am besten mit Ihrem eigenen Juristen oder mit der zuständigen Behörde besprechen. Einen ersten Überblick über Ihre Situation bei Ihren eigenen Produkten erhalten Sie mit einem kurzen Scan, der in wenigen Fragen zeigt, wo Sie stehen.
Was Sie bereits jetzt tun können
Ohne auf die endgültige Verordnung warten zu müssen, können Sie bereits jetzt erfassen, welche Dokumente Sie für Ihre aktuelle Kollektion im Haus haben und welche Sie bei Lieferanten anfordern sollten. Dies verhindert, dass Sie bei einer möglichen Kontrolle nach Unterlagen suchen müssen, die eigentlich bereits bei Ihnen hätten sein sollen. Wie texpas.eu solche Daten erfasst und nachverfolgbar macht, wird beschrieben auf der Seite über die Erstellung der Informationen.
Sollten Sie unsicher sein, ob bestimmte Dokumentation in Ihrer Situation erforderlich oder ausreichend ist, ist dies eine Frage für einen Juristen oder für die zuständige Behörde in Ihrem Fall; dieser Artikel beschreibt die Hauptpunkte, nicht Ihr spezifisches Dossier.
Möchten Sie zunächst einen Überblick über das bekommen, was für Ihre eigenen Produkte relevant ist, ohne sofort ein Konto zu erstellen? Machen Sie den kostenlosen Quick-Scan oder lesen Sie die Themen, die Ihrer Situation am nächsten kommen, über die häufigsten Fragen zum Textilpassport.